写电子文件的应用 2024好评APP：六款高评分电子文件外发软件推荐（管理者必读）|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

2024好评APP：六款高评分电子文件外发软件推荐（管理者必读）

开篇故事小则：一夜之间，机密蒸发

2024年，一家知名企业因为员工使用了未经审核的传输软件，将公司最新的产品设计图发送给一位外部合作伙伴。然而，这款应用存在严重的安全漏洞，被黑客利用，产品设计图在短短几分钟内便流入了竞争对手手中。

这一事件不仅让公司损失了数百万的研发投资，还严重破坏客户和合作伙伴对企业的信任。公司的股价因此暴跌，品牌形象受损，甚至面临法律诉讼的风险。

在选择文件外发软件时，务必审慎考虑其安全性与合规性，避免类似悲剧重演。下面，小编为大家推荐六款备受好评的高评分电子文件外发软件，快来看一看吧！

一、域智盾

聚焦于文档外发系统，通过加密技术和严格的权限控制确保外发文件的安全性。具体功能如下所示：

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密级管控：可以自定义文件的密级系数，分为秘密、机密、绝密，达到不同人员不同权限的效果。

透明加密：软件采用先进的加密算法，确保加密后的文件只有在授信环境下可以正常打开。一旦脱离授信环境，都将以乱码形式展示。

外发文件：如需外发，需要向管理员提出申请，申请通过后方可外发，确保文件在指定条件下使用，防止文件被恶意泄露或二次扩散。

外发水印：支持设置外发屏幕水印及外发打印水印，包括打印时间、操作员名称及自设内容等，防止文件被非法复制或传播。

权限控制：允许管理员根据用户角色、部门或文档敏感度设定访问权限，确保文档只能被有权访问的人查看、编辑或打印。

U盘管理：当有员工对U盘文件进行复制、修改、删除、重命名等操作时，会详细记录。

二、中科安企

是一款集高效、安全、易用于一体的员工电脑监控平台，同时也提供了强大的文件外发管理功能。

采用高清晰度屏幕录制技术，结合文件加密、权限控制等安全措施，为企业提供全方位的数据安全保障。

三、VeraCrypt

虽然VeraCrypt主要是一款专业的磁盘加密软件，但其强大的加密功能同样适用于电子文件外发场景。

它支持多种加密算法和加密模式，能够确保文件在传输过程中即使被截获也无法轻易解密。此外，其隐藏卷功能更是为存储敏感数据提供了额外的安全保障。

四、Ftrans Express

该系统支持全平台日志审计功能，确保文件操作的可追溯性。还提供了多种文件传输协议的支持，确保文件在不同网络环境下的安全传输。

五、文控堡垒系统

采用先进的加密算法和安全措施，旨在满足企业对数据安全的多重需求，确保企业重要数据的机密性和完整性。界面设计简洁明了，操作简便，管理员无需复杂的配置和技术支持即可轻松上手。

六、FileLink

专注于文件安全管理和跨网文件传输，为电子文件外发提供了全面的解决方案。

它支持文件安全外发、权限管理和行为监控，能够确保文件在传输过程中的安全性和可控性。

以上六款电子文件外发软件各具特色，均能在不同程度上满足企业对于文件外发管控的需求。在选择时，企业管理者应根据自身的实际需求、预算和技术能力进行综合考虑，选择最适合自己企业的软件。

电子文档签名的应用场景，总有一款适用你

随着电子文档在日常办公中的大量应用，大众对电子文档身份来源的真实性、操作行为的不可抵赖性、传输的完整性、权威性要求也不断提高，特别是对日常办公电子文档、电子表格、网页、电子图纸等电子信息的手写签批、电子签章需求更加迫切。

基于文档的签名是以文档为中心的签名，可以不对身份认证方式和途径做限制，不对签名时所用证书来源做限制，签署方不限定必须使用某个平台，却可以将签署过程信息都直接保存在文档里。用户只需要使用PDF文档处理工具打开文档，选择各签署相关方认可的身份认证方式和途径在PDF文件上做签名即可，签名验证时签署过程信息以及身份认证信息都可以直接从文档中读取并展示出来。基于文档的签署，是一种更贴近和还原物理签章体验的签名方式。

电子文档签名的应用场景

PART.1 电子商务

电商主要涉及供需双方的约束性协议，包括商家/消费者入驻、购销、保险、物流、售后等。

以上每个环节都可以通过PDF文档签名来实现约束，增强约束效力，尤其是售后服务，往往是需要追溯购买、物流中的问题，通过区块链就能够快速定位到各个环节，快速地解决一些纠纷。

应用场景：B2B、B2C平台、O2O平台、新零售平台等。

PART.2 供应链

在供应链管理中，涉及生产商、供应商、分销商、零售商、运输商以及最终消费者，通过上下游关系形成合作网络，这其中像生产、采购、制造、物流、分销等环节有大量的合同需要签署。纸质合同签署不仅成本高，繁琐的签署过程还会影响经销商下单效率。

文档签名可以经过网络传输，签署方不限定必须使用某个平台，却可以将签署过程信息都直接保存在文档里。

适用场景：生产销售型企业与外部经销商的销售合同、经销/加盟/代理协议、发货单等。

PART.3 物流运输

物流订单常常会涉及发货、承运、收货三方、签署一份合同要三方共同核对签署，一项业务在合同签署上就需要一周左右，时间成本较高，工作效率较低。

通过文档签名，就可以实现线上签署，无需使用到纸张，而且通过文档签名，可以将签署过程信息都直接保存在文档里，确保了签署高效且管理便捷。

适用场景：会产生物流运输需求的企业，物流运输合同、物流订单、物流交接单等。

PART.4 银行金融

十四五规划提出要“稳妥发展金融科技，加快金融机构数字化转型”。银行/证券基金的数字化转型，纸质合同成为制约业务线上化的最后一环。

针对银行业特点，对于用户数据隐私保密、行业强监管性、国产化适配等要求，文档签名的应用助力银行/证券基金迈入智能电子时代。

适用场景：信贷理财类业务、内部办公、柜面无纸化、信用卡中心、人力资源等。

PART.5 人力资源

企业在提供人力资源服务过程中，产生大量合同签署的需求。传统的签署方式，签署效率及安全系数低、管理难度大、调阅归档难。

通过选择各签署相关方认可的身份认证方式和途径在PDF文件上做签名即可，签名验证时签署过程信息以及身份认证信息都可以直接从文档中读取并展示出来，推动企业管理的长效发展。

适用场景：劳动（劳务）合同签署、人事证明、调&转合同签署、在职/离职收入证明等文件。

PART.6 旅游服务

对于传统的线下旅行社而言，旅游合同的合同签署量大，客户范围多局限于本地，业务扩展难度大；合作合同又面临异地分散签约的问题，签署周期长、效率低、成本高。

而签名验证时签署过程信息以及身份认证信息都可以直接从文档中读取并展示出来，是一种更贴近和还原物理签章体验的签名方式。

应用场景：线下旅社、OTA平台、商旅平台、景区酒店等服务提供商。

PART.7 租赁服务

传统租赁服务签合同停留在纸质文件阶段，不仅外地客户要来回邮寄，有时还会因为用章问题耽误租赁时机。

相比较于纸质合同，文档签名签约全程都在线上操作，不受时间、地域的限制，随时随地想签就签。

适用场景：房屋、汽车、设备、厂房等租赁业务中的租赁合同签署。

PART.8 教育培训

教育机构招生、签单、确定学习计划、购买相应课程，与老师们签订劳动合同等许多场景都需要签署合同。随着需求增高，传统纸质合同签署流程繁琐、周期长、不易管理等缺点逐渐暴露。

文档签名通过在线签约的方式，签署各方无需面对面，随时随地就能签，整个过程快则只需1-3分钟的时间，非常的高效，且合同签署完成后，保存在云端，如果需要留档，还能在后台进行打印下载。进度查询、归档也十分的方便。

应用场景：平台教师合作协议、课程协议、消费分期协议。

现在通过互联网发布的PDF文档只要使用PDF文档签名证书签名，用户在创建PDF文档时就能证明文件签署人的真实身份，并且此真实身份是通过权威的第三方CA机构验证的；同时，使用PDF文档签名证书后能确保此签署的电子文件在网络传输过程中不被非法篡改。GDCA是全球信任的数字证书颁发(CA)机构，为每个企业或个人所颁发的PDF文档签名证书是通过权威的WebTrust 国际认证，Adobe全球可信认证的。