电子卷宗深度应用解析电子卷宗如何全流程深度运用？|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

电子卷宗如何全流程深度运用？

随着时代进步、社会发展

电子卷宗成为

人民法院卷宗的另一种形态，

为提升审判执行工作发挥了重要作用。

在人案矛盾突出的情况下，

如何进一步用好现有资源，

今天，就带大家了解

电子卷宗的全流程深度运用。

本期作者

陶思延

闵行区人民法院

民事审判庭

法官助理

立案后电子材料的审核、整理

人民法院在线服务平台为当事人及其代理人提供了快捷简便的网上立案、提交诉讼材料的途径。但由于使用者在材料命名整理、操作熟练度、个人习惯等方面参差不齐，人民法院收到的在线材料在形式上往往也是千差万别、缺乏统一性，因此有必要先进行初步的审查与整理。

1. 新立案件电子卷宗的首次审核

宜在第一时间对网上提交的原始材料进行初步整理，将命名不规范、顺序混乱的材料重新命名、排序，删去重复材料，对扫描内容不清晰的材料应通知当事人或代理人再次上传或者采用邮寄方式提交。

2. 需重点检查的材料

对于送达地址确认书、银行账号确认书等材料，应检查所填写的信息是否完整、有效，签名是否由当事人或者代理人签署，银行账号是否注明支行、省份，若有缺漏或错误，及时通知当事人或代理人补交或更新。可通过发送短信链接方式，当事人或代理人回填后即可将更新的送达地址和银行账号同步到电子卷宗内。

在电子材料审核无误、完整有序后，即可通过系统生成立案审批表、受理通知书、应诉通知书、举证通知书、传票等，为后续的电子阅卷及送达做好准备。

在数字界面的无纸化阅卷

在电子卷宗材料完整有序的情况下，能够脱离纸质卷宗实现无纸化阅卷。电子阅卷系统整合了丰富的功能：

一、阅看电子卷宗

1. 对比查阅：同时并排打开多个窗口查看所勾选的材料，便于跨文件的比较和查看，在此功能下最多可勾选四份材料进行对比查阅。

2. 复制：对于同一份材料，如果需要阅看前后不同页面的内容，可使用复制功能，连续点击“复制”按钮，在同一窗口最多能打开四个复制页面。

3. 检索：通过在检索框输入关键字，可实现文件名检索，以便快速定位该材料。

二、文件批注和标记

1. 批注：网上阅卷系统提供了两种批注方法：其一，页面批注。在材料任意部位插入文本框，即可输入文字批注（限200字内）；其二，截图批注。先截取待选页面，然后便可为截图添加标签并撰写批注。

2.已阅标记：对于已经阅看过的材料，可添加已阅标记进行区分。

3. 收藏：对于阅卷过程中筛选出的重要材料，可添加收藏标记，能够在收藏夹内一键直达。

三、导出和回看

1. 电子卷宗内的文件可下载到本地，或者进行打印，实现文件实体的导出。

2. 在电子阅卷页面可直接转入庭审录像系统，点击不同庭次下的文件进行庭审录像回看和庭审录音回听。

在数字界面的

电子送达与回执查看

1. 电子送达的第二种路径

除了“文书送达”模块，电子送达也融合到了新的电子阅卷系统，勾选需要进行电子送达的相应材料，选择受送达对象（需要提前录入并确认送达对象的手机号），便可在电子卷宗内直接完成电子送达，减少送达操作步骤。

该方法的优点是“一次勾选、多人送达”，不必重复登入各个当事人的文书送达页面。

2. 送达回执的电子化存证

在使用EMS法院专递邮寄信件后，系统将自动生成电子送达回执，并导入电子卷宗内的“送达回证或其他送达凭证”文件夹下，电子回执单显示揽收时间、投递过程和投递结果。

将电子回执与电子归档配合起来运用，可实现对纸质邮寄回执单的替代。但需要说明的是，电子回执单无法呈现收件人手写签名、快递员签注等信息，要根据实际情况决定是否在归档时保留纸质回执。

诉讼中电子材料的

实时更新与整理

1. 确保电子卷宗材料的实时更新

随着诉讼进程的推进，人民法院收到或形成的诉讼材料等持续增加，要及时整理扫描入卷，确保电子材料的实时更新。

如：当事人邮寄或法院形成的证据、笔录等纸质材料，应及时扫描并导入电子卷宗；储存于光盘或U盘中的音视频，及时通过技术部门导入内网并导入电子卷宗；对于网上提交的材料，要检查内容是否完整、是否重复。

总之，不宜在结案归档时才将诉讼材料扫描上传，应当“随到随扫”，确保电子卷宗实时更新。

2. 养成良好的整理习惯

如前所述，案件审理过程中，当事人网上提交的书面材料经常存在命名不规范、顺序混乱、清晰度不高等情况，需要重新编辑整理电子卷宗内的文档，并备注好文件来源、接收时间等信息，使其更直观清晰，便于阅看和送达。

此外，电子卷子随案生成系统还自带默认文件夹，可将材料分门别类放置，亦可通过新建文件夹的方式将材料放入最佳位置。

数字阅卷与各种网上办案功能

的联动运用

1. 12368短信编辑功能

可以实现文字指令的电子发送与留痕。以法院指令为例，这类文书的发送方式灵活多样，也各有利弊：邮寄方式更规范明了，但步骤较多、即时性不足；电话方式更加直接，但单位时间内传达的信息有限。而通过12368短信功能，既可以即时发送清楚明了的文字指示，也能够保证充分留痕，是发送文字指示类材料的好帮手。

2. 上海法院APP及其异步审理平台

可以在电子卷宗内直接阅看、整理微法庭笔录和当事人上传的电子材料；此外，“一案一群”聊天、视频聊天、虚拟电话录音所生成的音视频材料也均可入卷，可以很好地辅助办案人员保留、回看与当事人的沟通过程，免于再调取、导入座机电话录音。

3. 专业法官会议笔录、合议庭评议笔录

可以通过审判办案系统全程网上制作并同步到电子卷宗。根据系统窗格中的指示，输入相应信息和笔录内容，保存后承办人便可通过“待签名”栏目添加电子签名。

需要说明的是，前述电子签名在结案后依然能够更新，但为保证参会人员全部签名，须定期检查电子签名是否完备。

4. 工作记录

可以通过电子记录的方式直接生成过程性工作记录，并采用系统内的电子签名，该工作记录会自动随卷生成，无需再纸质打印、签名和扫描入卷。

及时跟踪核验并做好流程管理

虽然办案无纸化和送达电子化极大增进了效率，但仍不可一放了之，应做好流程回溯和管理。比如：

在归档之前应检查文书的电子签章是否完备，专业法官会议笔录、合议庭评议笔录、文书稿件内的电子签名是否导入；

定期检查电子送达回证，对每个案件的受送达主体、送达时间、送达材料内容等进行记录，全面掌握送达情况；

注意根据案件的不同情形确认电子送达是否生效，对于重要的文书材料，可联系当事人询问送达情况，以确保送达无误。

作者简介

陶思延，法学硕士，撰写的《“情法两平”：情理在裁判文书说理中的运用——从历史经验到当代实践的比较研究》获2022年上海法院系统学术讨论会优秀论文提名奖；《监管政策背景下涉虚拟货币案例实证研究——以上海市法院自2015年来的相关案例为样本》获2022年优秀司法统计分析成果鼓励奖。编写《上海市闵行区人民法院人身安全保护令案件典型案例》；参与编写《上海高院离婚纠纷类案办案要件指南》《上海市闵行区人民法院人身安全保护令案件审判白皮书（2016－2022年）》。