国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知
国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知
国办发〔2023〕26号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》已经国务院同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
各地区各部门要深入贯彻落实党中央、国务院关于加强数字政府建设、深化政务服务的决策部署，认真做好政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升企业和群众的获得感和满意度。
国务院办公厅
2023年7月30日
（此件公开发布）
政务服务电子文件归档和电子档案管理办法
第一条 为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定本办法。
第二条 本办法适用于政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。
本办法所称政务服务机构，是指行政机关和其他负有政务服务职责的机构。政务服务，是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。政务服务办理系统，是指政务服务机构提供政务服务使用的统筹建设或者自行建设的信息系统。
本办法所称政务服务电子文件，是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。
本办法所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。
第三条 政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。
第四条 来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条 国家档案局、国务院办公厅负责统筹协调全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。
各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。
各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。
各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。
第六条 各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。
第七条 各级政务服务机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案管理规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。
政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
第八条 政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。
第九条 政务服务电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。
政务服务电子文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。
第十条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。
第十一条 各级政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。
第十二条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作，提升安全管理水平，按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。
政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。
第十三条 各级政务服务机构应当在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台积极推进本单位政务服务电子文件和电子档案共享利用。
第十四条 各级档案主管部门可以依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。
第十五条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第十六条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案主管部门会同同级政务服务机构，可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。
第十七条 本办法由国家档案局、国务院办公厅负责解释。
第十八条 本办法自印发之日起施行。
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本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享” 活动投稿文章，来自上海泰宇信息技术股份有限公司 ，作者：金靓 。
随着数字政府建设的深入推进以及“互联网+政务服务”的快速发展，政务服务电子文件的数量和种类呈现爆发式增长。国务院办公厅于2023年颁布了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”），提出了明确的机制和流程要求，政务服务电子文件的归档与电子档案管理已成为当务之急。如何实现电子文件从“收集”到“治理”再到“利用”的闭环管理以及全流程的“安全”监测，成为打通政务服务电子文件管理“最后一公里”的关键问题。
NO.1 收
电子文件归档的常见方式
目前，各业务单位积极响应《办法》要求，根据自身信息化管理情况、业务系统和电子档案管理系统的开发应用情况，统筹推进电子文件归档工作。当前主要存在两种“预归档”方式：
方式一：开发前置式电子文件预归档模块
基于“前端控制”和“全程管理”原则，在电子文件形成初期实行“预归档”管理。在业务系统内增加电子文件预归档模块，由业务系统生成归档信息包后推送至电子档案管理系统，业务流程如下：
（基于GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》进行设计，下同）
方式二：构建独立式电子文件预归档平台
当业务单位存在多个业务系统，且难以在业务系统内增加预归档模块时，可构建独立式预归档平台，对接前端多个业务系统，统一收集、整理、封装、检测，生成归档信息包，推送至后端电子档案管理系统，业务流程如下：
两种方式对比分析
NO.2 治
归档数据的科学治理路径
电子文件归档实现了电子文件全程管理的关键一步，但不是全部，大量电子文件在归档后常常处于“沉睡”状态，未能充分发掘其潜在价值。电子文件归档后的数据仍存在质量问题是导致不能有效利用主要原因之一，因此电子文件归档后，对其进行数据治理，是将电子文件价值最大化的重要手段。
数据治理的首要任务是要将数据标准及管理制度标准化，在标准化的前提下梳理数据资源目录，构建数据治理模型，从而提升数据质量，为打造数据融合和资源共享的大数据平台奠定基础。电子文件的数据治理将贯穿电子文件生产、存储、迁移、归档、管理、利用等环节的全生命周期，实现数据从源端到数据中心再到最终应用端的全过程管理。具体路径如下：
01、标准化建设：
通过规范数据标准和管理制度，确保各类元数据标准统一，整合各业务系统的电子文件及其元数据和基础数据标准。
02、目录管理：
建设多业务系统电子文件汇聚、融合建库的数据组织模式，梳理数据汇聚、处理等各环节的数据资源，建立覆盖各数据中心的完整数据资源目录。
03、分级分类管理：
按照业务类型、敏感程度等关键要素，进行数据资源分级分类建库和鉴权管理，严格管控数据访问权限。
04、元数据管理：
梳理数据关系和脉络，采用特征标签、归一集成等多种手段实现多源数据资源关联融合，形成数据血缘。以元数据为驱动，统一管理数据开发过程。
05、数据质量管理：
摸清各环节数据质量，量化分析数据来源质量，并提供完善的提升机制，逐步提高数据质量。
NO.3 用
数据价值挖掘与利用创新
通过科学的数据治理，可以有效挖掘数据间隐藏的关系和潜在价值，实现档案资产增值，并为前端应用赋能，在数据质量优化的前提下，就可以深入探索更多的电子档案利用场景。
以“电子档案”为主体，
构建“一件一画像”
从档案业务出发，以单件电子档案为中心，涵盖档案收、管、存、用等各项业务要素，构建全息档案，从基本信息、关系档案、整理轨迹、要素信息以及利用信息等多个角度全面刻画电子档案全息画像，为用户查档提供全方位信息支持。
以“单位”为主体，
构建“一室一画像”
通过聚合电子文件归档以及电子档案整理、移交和利用等信息，建立全息画像模型生成全域档案室档案管理的健康指数，评估档案室电子文件归档和电子档案管理情况，帮助管理部门发现问题，提供管理依据。
以“事件”为主体，
构建“一事一画像”
整合事件的时间、地点、人员、描述、舆情等多方面数据源，构建“一事一档案”、“一事一画像”机制。结合大数据分析等技术，深度挖掘数据价值，发现数据之间的关系，通过标签化聚类形成重特大事件档案、红色档案等专题档案数据库，为相关事件的应对处理提供经验教训、案例参考、信息保障和决策支持。
以“人”为主体，
构建“一人一画像”
建立“一人一档”管理机制，基于身份证号、姓名等关键信息，生成全面的人物画像。整合出生医学证明、学籍信息、户口登记等基本资料，构建个人基本信息专题数据库和社会关系图谱。通过对贯穿个人出生、教育、工作、置业、出行、婚育、就医以及养老等全生命周期档案数据的融合、治理、归档和溯源，为公共管理和服务机构提供办件材料和数据要素支持，提升公共服务效率和便捷度。
NO.4 安
以技术创新破解安全难题
电子文件的“收”、“治”、“用”都必须基于数据安全的大前提，确保电子文件归档全链路安全、电子档案管理全流程可控，是电子文件单套归档和电子档案单套管理的重中之重，可以通过应用区块链、数据保真、版式固化等技术，实现全面的安全闭环管理。
区块链+数据保真，
保障数据真实可信
依托“区块链技术+数据保真系统”，在数据传输阶段确保数据的完整性和一致性，并能够追溯数据移交历史，明确问题责任。系统对数据传输的各个节点进行即时校验和信息保真，从而保障数据的真实性和原始性。
及时校验
数据即时信息校验，确保传输数据的完整性。
实时保真
对数据进行信息保真，确保传输数据的真实性。
可信管理
区块链技术防篡改，保障上链信息的完整性和原始性。
存证溯源
全过程留痕可溯源，全数据可核验，全链路可信举证。
数据备份保全，
实现数据长久安全保存
数据备份保全采用动态保全方式，通过实时监测、预警、保全和修复备份数据，实现数据的长久保存和安全性。
实时监测与预警
利用实时监测和实时预警机制，及时预警潜在的数据安全隐患，以便迅速处理。
实时保全与修复
一旦数据出现故障或丢失，立即进行数据保全和修复，包括实时备份、恢复，以及对错误数据的精准修复，确保数据的完整性和可用性。
可视可控可追溯
覆盖档案数据“收集－管理－存储－利用”全生命周期，确保数据全程留痕、精准管控、即时应对、可信追溯。
OFD版式封装固化，
保障数据完整性
利用OFD技术，可将电子文件及其关联信息（如基本信息、办理流程信息和归档材料信息等）进行封装，这意味着多种数据格式可以被嵌入到单一的OFD文件中。这种方式有效确保了信息的完整性。
自主产权
OFD作为我国自主研发的版式文件格式标准，具备完全自主的知识产权和核心技术。
安全可控
OFD支持国产加密算法，能够确保文档的安全性和法律效力。此外，它还支持与数字签名等各类安全技术相结合，数据防篡改防抵赖。
结 语
《办法》的实施，为各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理再到档案管理的全流程电子化提供了明确的业务路径和操作指导。各方主体应积极推进政务服务电子文件归档和电子档案管理全流程工作走深走实、见行见效，促进电子文件归档和电子档案管理向更加规范、高效、智慧的方向迈进，努力书写档案事业现代化和高质量发展的新篇章。
数字罗塞塔计划 公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
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