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户籍档案数字化为群众带来便利

派出所户籍民警在为居民办理户籍相关业务。（灌阳县公安局供图）

近日，灌阳县黄关镇的周女士仅仅花了5分钟，就从灌阳县公安局黄关派出所户籍窗口民警手中拿到了为孩子开具的亲属关系证明。周女士说：“前几年我来黄关派出所帮我儿子开亲属关系证明，因档案历史久远，前后等了5天才拿到。想不到这次帮我女儿开证明，5分钟就搞定了！这个举措真的太赞了！”

周女士口中的“举措”，是指灌阳县公安局对户籍数字化档案的建设、拓展与运用。

据了解，近年来，随着户籍档案调阅、查询需求日益增多，灌阳县公安局民警在工作时发现，以往传统的纸质档案管理和利用方式已不能满足档案服务需求，制约了户籍档案服务的效率和质量。秉承“求真务实、服务群众”的工作理念，灌阳县公安局2023年将户籍档案电子化工作纳入“创人民满意公安”总体规划中，成立户籍档案电子化工作专班，以灌阳县新圩派出所为试点，统筹协调户籍档案电子管理信息化建设工作。

专班成立后，对历史户籍档案进行了修缮、整理，及时扫描、录入、制成电子档案，并建立起电子目录，将档案资料按时间分类整理，细化特殊业务情况的目录归类，精准定位逐一归档位置。同时建立户籍档案索引本，30秒内即可完成电子档案查询，一分钟精准定位纸质档案所在。截至目前，户籍档案电子化工作专班已完成各类档案数字化9645卷、16842件。

户籍档案数字化建设与运用不仅给老百姓带来了便利，也减轻了户籍民警的工作压力。

记者了解到，由于辖区户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途到灌阳县公安局办理户籍查档业务的人数一直居高不下。户籍民警通过传统纸质档案进行查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，再通过人工翻阅查找。辖区很多老房屋还会有同一个地址往往登记有好几户人家的情况，给民警翻阅查找增加了难度。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移户口，民警只能随着他们的迁移轨迹逐本翻阅。而户籍档案数字化转型，使得查找从以前的按照年代、地址人工阅档向按身份证、居住人姓名、邻居等多维度电子搜索方式转变，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致往返多次、多地查询的老大难问题。

新圩派出所户籍民警莫家艳说：“之前，我一碰上有群众来查询户籍档案就发愁。现在就不一样了，档案实现了数字化电子化，在户籍室电脑上可以马上查询到所需要的材料，一般查询时间仅需一两分钟就可以了。”

莫家艳告诉记者，第一次用数字化档案系统帮群众查询相关证明的场景让她印象深刻。那是2023年8月21日，居民蒋女士来到派出所要求出具其与女儿蒋某惠的母女关系证明，以便把自己的户口迁到湖南购买保险。莫家艳在档案系统中查询到2001年蒋某惠的准迁证和迁移证，结合蒋女士的户口本及户籍信息等材料，推测出蒋女士与蒋某惠的母女关系，前后仅花了3分钟便给蒋女士出具了母女关系证明。接过证明后，蒋女士感到十分诧异，她对莫家艳说：“为了回来开这个关系证明，我特意请了5天假，就怕办不完。真是没想到这么快办好了！真是太方便了！谢谢你们！”听到居民发自内心的感谢，莫家艳心里乐开了花。

如今，灌阳全县9个乡镇的户籍电子档案已从“静态资料”变成了鲜活的“信息数据库”，各派出所户籍民警能够通过系统查阅到不同乡镇的户籍电子档案人员及其关联的家属信息，群众就近前往任何一个派出所都能办理户籍相关业务，真正做到了“让数据多跑路、让百姓少跑路”。

来源: 桂林日报

林口县公安局“多功能电子户籍档案系统” 6月中旬正式上线户籍业务一次轻松搞定

信息更加全面、审批更加便捷、监管更加严密，集便民、实战、智能、规范多功能于一体的“电子户籍档案”，是牡丹江市公安局在户籍档案规范化建设和户籍业务办理“只跑一次”探索出的一条新路子，也是我省首次建设的专业电子户籍档案系统。这一系统在林口县公安局测试运行以来，先后办理了8826件户籍业务，帮助273名群众完成了户籍业务网上流转审批流程，因简便快捷得到了当地群众的一致好评。预计6月中旬，该系统在林口县公安局正式上线运行。

作为全省户籍业务改革试点，林口县公安局“户籍档案综合管理系统”实现了事前、事中、事后全程智能化监管，实现了户籍业务“档案管理规范化、网上审批便民化、责任监管智能化、信息利用实战化”的目标。

档案管理“规范化”

新增档案电子化，包含群众申报、信息录入、人像采集、材料拍摄、数据存储、系统审批、文件整理、归档、立卷、装盒、上架、信息利用等全流程智能化管理。历史档案数字化，是把已有纸质文件转化为数字信息进行存储，将历史档案通过拆分、整理、扫描、质检，确保无误后挂接到档案系统，数字化后的纸质档案装订成册存入对应库房。所有的档案数据都会进入到日终整理环节，民警每天下班前会将当天办理的业务进行整理归档，及时审核，防止工作遗漏。立卷归档时，户籍民警可以根据工作量的多少按照周、月、季的标准来设定自己立卷归档的时间，“一键组卷归档自动化”由此实现。

网上审批“便民化”

今年3月16日，久病卧床的郑先生委托亲属李女士到东街派出所为其补录户口。东街派出所民警审核所有材料后，认为手续齐全可以补录，并通过高拍仪对申请人和所有纸质材料拍照后上传电子档案系统。林口县局户政大队在系统后台审核了电子材料后同意落户，审核信息随即再推送给东街派出所民警，很快就补录了户口。李女士高兴地说：“没想到现在办理户口这么给力，太方便了！”

“信息网上跑代替群众路上走”。新系统对以往的户籍业务规范进行了重新梳理，将每项户籍业务审批所需材料进行列表固化、统一上网，有效制约了要求提供多余证明材料的现象。

系统还实现了材料网上流转、网上审批，确保户籍业务“一次性”办结。以前15个工作日才能完成的户籍业务现在只需3个工作日即可完成。民警还可以在电子审批过程中查看业务数据详情、审批进度、审批意见、个人电子签章和部门电子签章，极大地缩短了办理周期，提高了办事效率。

责任监管“智能化”

办事群众张先生在提供身份信息时，未按系统要求拍摄身份证正反两面，结果被提示：身份证页数应不小于2页。

“电子户籍档案”的另一个突出特点就是以智能化监管推进业务办理流程规范化，让民警“首接责任制”和“终身负责制”得到落实。系统从源头上做好监管措施，全程记录用户操作轨迹，还对各项业务所需材料列表进行强制规范，并根据材料的重要程度，进行红、黄、蓝三个级别的预警，材料不足或不合格将限制下步操作。系统的首页提醒功能，在用户每次登陆时，都会对可疑操作、超时操作、业务监管数据进行预警，也可查看具体预警内容。

信息利用“实战化”

“电子户籍档案”采用的先进技术，会对电子档案生成的图片进行文字转化。这样，户籍档案衍生的海量数据，可以为大数据平台提供真实有效的基础数据支撑，服务实战需要。另外，群众通过该系统办理一次户籍业务后，无论在何时何地再次办理相关业务，不需要再重复提交有关材料，民警通过系统查询，即可获取相关电子档案，进行网上申报，从而最大限度地方便办事群众。