业财一体化视角下-电商ERP采购模块的设计
本文将深入探讨如何在采购模块的设计中有效体现业财一体化理念，从财务三大报表的基本概念出发，详细解析采购过程中的财务管理关键要素，并分享采购流程设计中应注意的重点，以期为企业提供有价值的参考和指导。
业财一体化的重要性日益凸显,越来越多企业认识到业务运营与财务管理的紧密关联。将业务决策与财务反馈有机结合,能为公司决策层提供准确、全面的指导,从而制定出更优质的商业策略。
作为电商ERP系统的产品经理,我们面临的核心问题是:如何在模块设计中有效体现业财一体化理念?具体而言,我们需要考虑:
如何确保设计既满足业务需求,又实现财务管控?如何通过系统设计促进业务部门与财务部门的有效协作?在各个模块中,应该重点关注哪些业财结合点?我会从采购模块中的几点，来说说我眼中的业财一体化的主题下，采购模块真实碰到的几点。
一、财务的三大报表
在文章开头，我想先让大家了解一下，财务的三大报表的概念
1. 资产负债表（Balance Sheet）
定义：在某一特定日期，反映企业资产、负债和所有者权益三者之间数量关系的会计报表。
资产负债表就像是一个人的钱包。钱包里有多少钱（资产），欠了别人多少（负债），剩下的就是自己的（所有者权益）。
2. 利润表（Income Statement）
定义：反映企业在一定期间内的经营成果，即收入、费用和利润之间的关系的会计报表。
利润表就像是一个人的工资单。收入就是工资，成本就是花销，剩下的就是净收入。
3. 现金流量表（Cash Flow Statement）
定义：反映企业在一定期间内现金和现金等价物的流入和流出情况的会计报表。
现金流量表就像是一个人的银行流水。它记录了钱是怎么进账的，怎么花掉的。
简单来说，这三张报表就像是一个人的“三围”，分别反映了企业的“体重”（资产负债表）、“身高”（利润表）和“体能”（现金流量表）。 通过这三围，我们可以对一个人的身体状况做出综合判断。同理，通过财务三表，我们可以对一个企业的财务状况做出综合评估。
对ERP系统而言,这三个报表的数据准确性至关重要。当这些基础数据准确无误时,ERP系统便可以在此基础上拓展出丰富的财务分析功能。
二、采购模块-财务维度关键信息
在采购过程中，从财务视角看待供应商对账和结算时，有四个关键要素需要特别关注：
1. 付款条件
包括付款方式和供应商的结算账期 直接影响企业现金流，合理的账期可以优化资金周转
2. 发票类型
如增值税专用发票、普通发票等 影响企业的进项税额抵扣和所得税缴纳
3. 预付款
货物或服务交付前支付给供应商的部分款项 金额、比例和结算方式影响企业的资金占用情况
4.折扣
包括数量折扣、现金折扣、赠品等价格优惠 直接影响采购成本，进而影响企业利润
这些财务维度的要素相互关联，共同构成了采购财务管理的核心。合理管理这些因素可以优化企业的现金流、税务筹划和成本控制，从而提升整体财务效益。
三、采购模块-采购流程设计需要注意的点
在设计采购流程时，我们不仅要满足业务层面的需求，更要考虑到财务层面的精细化管理。
1. 采购单单据信息
在我们设计采购单据所需要的字段信息时，除考虑业务相关的字段（商品、数量、价格），还需要考虑财务维度的字段，如税率、付款条件、预算科目。
2. 采购单的状态节点
在梳理采购单单据的状态节点时，除常规的采购需求、采购计划审批，还需要增加对应的财务审批，财务人员需要对采购单中的财务维度相关的信息进行核实。
采购单的状态字段不仅需要反映业务进度(如待审批、已下单、已收货),还需包含财务相关状态(如待付款、部分付款、已结算)。
3. 采购单与其他单据的关联对应关系。
采购单前会有采购申请、采购需求、采购计划
采购单后会有入库单、退货单
在调研设计采购单与其他单据的ER关系时，需要考虑到发票、付款单、预算单等财务实体建立关联。确保了业务流程和财务流程的紧密集成。
四、采购模块-赠品的财务考量
1. 采购中的赠品
在采购时，供应商会送相应的赠品，如果从业财一体的角度，去在设计产品模块时。在采购单明细中，采购的商品和赠品明细分别标识出，赠品可以按照成本为0计入
2. 采购入库-逻辑仓入库
在采购入库时，我们会把赠品入库为某个逻辑仓，即赠品为某个逻辑仓，所以在赠品入库时，则
入库到某一个虚拟的仓位，用于区别其为赠品货物。同时也方便后续的财务处理。
3. 采购入库-逻辑仓在财务处理中的作用
明确成本归属： 通过设置逻辑仓，可以清晰地区分赠品与采购商品，便于准确核算成本。简化会计分录： 对于赠品的入库、出库等业务，可以通过设置逻辑仓，简化会计分录，提高工作效率。便于进行库存盘点： 通过逻辑仓，可以对赠品进行单独盘点，了解赠品的库存情况。五、总结
因为有了业财一体的整体考量，在采购模块的各个环节都需要有对应的流程设置，简化了后续财务对账中成本核算的复杂计费科目，从而达到整个系统的高效。
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电商后台系统：采购管理
本文对电商后台系统中的采购管理部分进行了分析介绍，对每个步骤模块进行了说明，希望通过此文能够加深你对采购管理的认识。
了解什么是供应链？
供应链：“围绕核心企业，通过对信息流，物流，资金流的控制，从采购原材料开始，制成中间产品及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中。它是将供应商，制造商，分销商，零售商，直到最终用户连成一个整体的功能网链模式”。
了解采购处于供应链的哪个环节？
电商的采购是由采购业务人员向供应商发起商品的订货的流程,基于采购,才有后续关于供应链入库、退货、销售等等业务,所以说采购是自营商品开始运营的源头业务。
什么样的电商企业需要采购业务？
现在基本主流电商企业像淘宝、拼多多，并不像传统企业那样自己生产产品，那平台商品哪里来？一种是商家来平台开店就是POP模式；另一种就是从供应商那里采购到平台自己的仓库，货权都是平台自己的，就是自营模式；自营业务才有采购，相当于负责了企业的第一利润源泉（第一利润源泉：原材料；第二利润源泉：人力成本；第三利润源泉：物流系统），其重要性不言而喻。
采购管理从大的方面我们可以分为：执行层、策略层和战略层。
采购管理执行层 ，有些地方也称为”小采购“，主要由采购员组成，职责包括下采购单、跟单、催单、结算等相关的执行操作。采购管理战略层 ，也可以称之为”大采购“，也就是对供应商的管理，包括供应商开发人员，负责供应商的寻找、签约、合同管理、样品领用等；质量监督人员，负责供应商的货品质量、价格、到货准时率、售后问题等相关的绩效考核。采购管理策略层 ，也就是通过数据来驱动智慧采购，包括销量预测、采购建议、自动补货等，主要帮助采购人员做决策，包括哪个商品什么时候需要采购，需要从哪个供应商以什么样的价格采购，需要采购多少数量等，以提高商品的现货率和减少库存周转天数，进而提高效率、减少成本。一、整体业务
完成一次采购其实就是从哪个供应商以什么价格采购哪些商品采购多少。
所以包含了商品、价格、商家、库存 4个要素：
商品管理供应商管理（自营合作模式包括：经销、代销入仓、代销不入仓）价格系统采购管理（经销和入仓合作模式的商家货品是需要运到平台仓库；不入仓的不用，货品在商家仓库，只需要提交虚拟库存到平台）库存管理不同的公司的架构不同，本篇的采购流程主要是在采购管理系统完成，需要的基础数据都来自商品系统、供应商管理、价格系统。
接下来主要介绍是采购管理和库存管理。
二、整体的流程
采购流程，从采购计划到采退配报废执行，这是重点说下正向的流程：
采购部销售目标制定后，会制定对应的采购计划。采购部根据采购计划下采购申请。代销不入仓的商家，走库存提报的流程，加减虚拟库存。代销入仓/经销商家，由采购部门向商家下采购申请单。采购部门管理层需要审核采购申请单。审批通过后，如果需要把货铺到多个仓库，则需要根据单品在各大区仓库的历史销量进行采购分仓，生成多个采购单。生成的采购单据流转至供应商门户，由供应商操作发货，运输方式可选择是干线或者非干线。若发货方式为干线，由公司干线分配配送方式为干线还是集货，直送直接送货入库。集货先入集货仓，然后再分仓入库。选择为非干线，有物流公司或者快递送货入库。最后是货到仓库，仓库人员操作入仓，平台更新库存数据。三、原型
1. 创建采购申请单的界面
重点信息是确定供应商、仓库、商品、采购量和价格。
2. 采购申请单的列表页面
管理和查询单据。
3. 采购分仓
7大区域 ：按照全国地理位置划分的7大区域，华北、华东、华南、华中、西南、东北、西北。
大区仓 ：每个区域下有对应的仓库，如果用户订单地址属于该区域，仓库会优先发货。
我们要计算的是全国7个大区仓，每个仓应该分配多少采购量：
大区占比： 是结合算法预测模型算出该单品在7个大区的销量占比。
该仓单品分配采购量 =（总采购量+单品在所有大区仓剩余库存）*大区占比-该仓所在区域的单品的剩余库存
举个例子：喵哈哈钙奶，采购量1500
4. 供应商发货界面
确认采购单并且确认发货的数量和运输信息。
采购管理系统层面是执行层，更多通过流程整合、交互的优化来帮助买手/供应商效率。
5. 库存管理
备货：
采购是库存的源头，采购量是关键，关系到库存管理（不能多采，否则会呆滞）、前端的销售业务（不能少采，否则会缺货），因此备货计算在整个采购业务中非常重要。
采购量的确定常见一般2种方法：人工备货（用户根据自己的经验手动创建）和智能补货（用数据驱动智慧采购）。
介绍下补货模型：
提前期 ，即采购下单到商家运输货物到仓所需的时间。
安全库存 ，即采购下单到商家运输货物到仓期间卖出去的库存。当可售库存低于这个库存的时候，必须要进行补货，否则就会断货。
日均销售 ，预测商品未来的日均销量。
补货量 =期望商品售卖的天数*日均销售*大促系数+预计到货期间消耗的库存 -可发库存-在途库存
举例：
期望销售天数：58天
计算得出补货量=58*69*1+29*69-529-0=5474
库存管理，还有一部分是库存健康管理，包括在途库存、滞销库存、效期管理等，且听下回分解。
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