深入！企业集团电子档案的开发和利用

电子文件的归档不是终极目的，电子文件的有效利用才能为企业发展提供信息支撑。 采取何种手段开发档案数据资源，用什么方式提供利用，这是企业集团的档案管理者最关注的。

企业集团开发电子档案的方式方法

电子档案数据的知识化开发，就是对档案系统中分散的数据进行网络化分析，找出其共性和联系，系统自动进行功能性信息整合，一方面实现智能检索，面向用户提供个性信息推荐，另一方面深度开发档案资源，面向档案员提供智能编研服务。

1.电子档案智能检索

档案系统中存储的电子档案信息浩如烟海，想要快速有效地搜到自己所需档案信息，就要依靠档案系统的智能检索功能。档案管理系统界面需要简洁易用，支持模糊查询，可以全文检索，对文号等含有标点符号的检索项提供选择功能，减少人工输入符号的误差。

运用语音图像识别技术，通过引入串联、词汇联想、关键词查询等方法进行档案查阅，既可以便捷档案检索功能，又能够为有档案利用诉求但无法提供准确查询线索的利用者提供智能服务。

2.用户需求分析和个性推荐

想要对企业集团电子档案进行知识化开发，需要利用大数据对用户需求进行分析：通过用户在档案系统中检索的历史信息，后台数据汇总用户使用电子档案的次数、时间、内容等，对该信息进行统计计算，分析用户查找需求，向用户推荐相关档案信息，类似购物网站的货物推荐功能。通过个性化的业务推荐可同时实现学习支持、科研支持和教育功能。

3.深度开发，智慧编研

要实现档案存史资政育人的功能，企业集团档案部门就不能只停留在电子档案归档、整理和保管等基础工作上 ，而应充分利用大数据，挖掘档案信息背后的价值，掌握档案信息之间的内在有机联系，为企业集团各项业务工作提供知识服务，从而彰显档案的文化价值，发挥档案辅助决策的作用，为企业有效规避风险。

传统模式下的档案编研是针对某一主题，可能存在遗漏问题。而数据挖掘技术的应用可以实现档案内容的高效整合。 比如档案人员搜索关键词“组织机构”，就能将相关领导任职和机构设置、改革的档案按年度排序推送到档案人员系统操作界面，为编研组织沿革等电子档案的开发利用工作提供便利。

企业集团电子档案具体利用划分

企业集团电子档案利用遵循的思路就是在保证信息安全的基础上实现档案信息共享 ，员工可检索到集团内部所有非涉密档案的目录，根据不同的权限查看或下载档案原文。

1.岗位电子档案可直接查阅

档案系统与业务系统通过接口相连，可以追踪每一份电子文件从产生到归档到查阅利用的全流程，对电子档案的管理可以更精细，每份电子档案由哪个部门哪个员工承办，档案系统可以精准定位。只要员工岗位未发生变动，查阅本人承办的电子档案时，只需登录档案管理系统，就可以直接查阅或下载电子版原文。

2.查阅利用“集团内部公开”的电子档案

这类档案可直接查阅利用，电子文件归档时，由责任部门确定每份电子文件的公开级别。公开级别分为“集团内部公开”、“本公司公开”、“部门公开”、“不公开”，电子档案公开级别对应的是所有人员的查阅利用权限。

对于“集团内部公开”的电子档案，主要是各类规章、制度、办法、无密级的各类发文、收文等电子档案，所有集团正式员工均可直接查阅、下载，系统自动生成查阅利用记录。对于“本公司公开”的电子档案，只有此公司的员工才可以查阅利用。同理，“部门公开”的电子档案，只有该部门的员工可以查阅利用。

3.查阅利用非权限范围内的电子档案

查阅利用非权限范围内的电子档案。需要在档案系统发起申请，经相关人员审批同意后再查阅利用。这里需要注意的是，如何设置审批流程，应在兼顾安全、合理的同时，注重工作效率的提高。

电子档案的数字化管理、知识化开发和网络化共享是相辅相成的。 相信随着信息技术的进一步发展以及档案利用需求的不断变化，电子档案利用安全控制手段和方法也会不断完善和持续改进。

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来源：久红档案 编辑：小游（转载仅供分享，内容有所修改，侵删）

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电子档案系统都有哪些功能？小望之家带你从区块链技术切入了解

随着信息技术在近年来的高速发展，全国的信息化基础建设正在加快推进。办公自动化、电子文件在各企业单位得到广泛的应用，电子档案应运而生。

由于传统的档案管理模式已经难以在大数据时代有效地处理电子文件所带来的问题，也难以满足用户对档案数据深度利用的需求。

因此，如何利用新技术推动档案管理，成了档案企业和各机关单位所面临的问题。

区块链技术对电子档案系统的应用

区块链技术对电子档案系统的应用

目前，区块链技术的应用价值得到了国内外的广泛关注。由于该技术的特点与电子档案管理有着高度相关性，也引发了许多学者对其关注和研究。

区块链技术在电子档案管理中的优势主要体现在其特点上：

区块链技术能够有效避免档案数据的丢失问题

首先，区块链技术能够有效避免档案数据的丢失问题，减少档案管理时的数据备份压力。其次，由于区块链技术特有的认证机制， 使得链上的档案数据难以被篡改，大大提高了数据管理的安全性。

此外，在保证电子档案完整与安全的同时，文件数据的安全性也得到了有效维护。可以说，区块链技术在电子档案系统管理的应用上发挥了极大的价值。

企业利用电子档案系统有效管理数据

自电子档案诞生以来，其可信度是档案管理中最大的难题。尽管我国早在2016年就明确了电子档案的合法性，但由于其本身的易篡改性导致其数据的真实性无法得到有效保障。

而区块链技术的应用在多个方面为电子档案安全管理保驾护航。

通过区块链技术的共识机制 从而保障在链上的档案数据不可篡改、不可伪造。利用溯源机制 保障所有操作有迹可循，从而保证电子档案中数据的真实性。

可以说区块链技术的特点有效地击破了电子档案自身原始的技术难题。小望之家致力于为企业打造数字化生态指挥舱，在企业档案管理方面，充分跟上目前数字化趋势，为企业开启档案无纸化时代 。

企业利用电子档案系统有效管理数据

在接入系统后，企业可将自身的业务系统与财务系统授权互通，真正实现业财税一体化管理。对于录入的数据文件，小望之家为您自动归档，既灵活又安全，为档案管理打破空间屏障。

目前，区块链技术在电子档案中的应用还未全面普及，其落地效果需要进一步研究。小望之家将继续深耕数字技术，拓展新兴技术对电子档案管理的应用，致力于为企业提供更完善的路径。

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