与他人共享Excel电子表格需要先做的8件事，你做了几件？

正确共享Excel文件与专业创建Excel文件同样重要。这就是为什么我总是在分享文件之前检查文件的格式，纠正任何错误，备份文件并应用密码保护。这是我在将文件发送给同事或客户之前所做的一切的清单。

删除不必要的数据以清理电子表格

在分享Excel电子表格之前，我做的第一件事就是整理它，让收件人更容易浏览。我删除了不必要的数据并检查了格式，以确保我在整个电子表格中使用了一致的字体、大小和样式。如果工作簿有多个工作表，我会确保格式始终一致。

我还检查了我是否使用了一致的数字、文本和日期格式，以及工作簿中单元格内的数据是否一致对齐。我删除了空的列和行，删除了所有注释，并删除了准备工作表时使用的不必要的计算。此外，我删除了重复的条目，并正确地标记了列和行。

为了避免意外，我在另一台电脑和智能手机上打开电子表格，看看它在收件人端的显示方式。这有助于我提前发现格式问题。

检查电子表格中的错误和问题

一旦我的Excel电子表格看起来更干净，我就会检查并修复错误。我确保公式设置正确，查找不正确的单元格引用，并使用Excel内置的错误检查工具来发现关键的计算问题。我使用跟踪引用单元格和依赖工具来查找不正确的链接和缺失的引用。

我还验证了任何嵌入式链接是否指向预期的目的地。使用条件格式时，我确保规则按预期工作。我对数据进行排序和过滤，以确认一切正常。我不会忽视看似简单的步骤，比如运行拼写检查，以发现任何拼写错误。

这些步骤有助于我及早发现潜在问题，防止收件人混淆或误解数据。

使用密码保护工作簿

在共享Excel电子表格之前，我总是对其进行密码保护，特别是如果它包含机密信息。这使我能够控制谁可以访问它并对文档进行更改。虽然我个人不使用这些选项，但你可以设置不同的密码来锁定单个工作表、工作簿结构等。

在共享密码时，我使用了一个与发送文件时不同的、更安全的通道。我还仔细检查密码保护是否正常工作。要对Excel文件进行密码保护，请单击“文件”选项卡，选择“信息”，然后单击“保护工作簿”，选择“用密码加密”，并设置一个强而唯一的密码。

为公开共享的电子表格添加明确的说明

在公开分享电子表格之前，我添加了明确的说明，以确保所有专业水平的用户都能理解和使用该表格。我清楚地标记了用户需要在哪里输入数据或执行计算，解释复杂的公式，并使用注释、注释和颜色编码来突出显示关键输出和重要部分。

我还在文件中添加了我的电子邮件地址，这样任何遇到问题的人都可以快速联系我。此外，我将文件的访问权限更改为“仅查看”（稍后将详细介绍）。这可以防止其他人对原始文件进行更改，同时允许他们查看它，并在需要时创建自己的副本。

创建工作簿的备份副本

我总是在共享之前创建Excel电子表格的备份。这样，如果有人无意中更改了文档，我仍然可以访问原始副本，将其上传到驱动器，然后再次共享。备份还可以保护我在原始文件损坏或意外删除时不会丢失数据。

此外，在进行新更改时，我可以使用备份，而不是篡改原始文件。在Excel的桌面应用程序中工作时，我通过将文件保存在两个位置来创建备份。在线使用Excel时，我要么下载文件进行备份，要么创建在线副本并将其存储在OneDrive的个人保险库中以增加安全性。

根据需要调整共享设置

在共享任何Excel文件之前，我总是调整共享设置，以确保只有预期的收件人才能以适当的权限级别访问它。如果我想让其他人查看该文件，我会将权限设置为仅查看。如果我希望他们能够进行更改，我会保持文件可编辑。

我还可以与不同的收件人共享文件，并单独自定义访问权限。我为时间敏感的文件设置了一个过期日期，这些文件在一定时间后会自动撤销访问权限。我通知收件人他们的权限级别，并测试文件以确保用户不会因权限配置错误而被锁定。

确保文件针对打印进行了优化

如果我知道收件人将打印Excel文件并以物理形式使用它，我会根据他们将使用的纸张大小和方向检查内容是否与页面完美匹配。我检查并调整分页符，以确保数据不会在页面之间尴尬地分割，并仔细检查是否隐藏或缺少关键元素。

我只在预览打印文档的外观后才发送文件。我还尽可能打印文档，以确保一切正常。

考虑文件格式和大小

我在分享时也会记住文件格式。如果我只想让收件人查看文件，我会将其转换为不可编辑的PDF，完美地保留其演示文稿。如果收件人需要原始格式的文件，我会将其保留为原始格式（XLSX）。我还询问收件人是否使用旧版本的Office以兼容格式保存文件。

我还确保文件大小不会太大，以免在通过电子邮件共享时造成问题。如果它很大，我会压缩和调整图像或图形的大小，删除未使用的图纸，或以压缩格式保存文件以减小其大小。如果文件大小仍然是一个问题，我会将其上传到云端并共享下载链接，而不是文件本身。

每当我共享文件时，我都会遵循这些做法。他们帮助我提前发现问题，避免尴尬。它还使收件人不必来回检查来理解电子表格。这也节省了我的时间，因为不需要额外的解释。

电子表格共享与协作，几种常用产品之比较

1、引言

大家使用Excel、WPS等表格软件时，经常需要多人参与，有时需要多人共享，有时需要同时编辑。那么，各产品的共享机制是什么，优缺点是什么，如何选用？

本人长期从事信息化实施，接触的单位较多，接触的表格也就较多，包括：Excel、WPS表格、Office 365 Excel、WPS 365表格、腾讯表格、石墨表格、华创网表等，都曾用过共享协作功能，因此有些体会和认识。近日专门整理出来，供大家参考，大家使用中遇到问题也可留言或私信，我尽量抽空答复。

2、何谓共享与协作

所谓共享，就是把电子表格放在一个公共地方，供大家共享查看，一旦数据产生变更，大家也能及时看到新数据，共享能使信息传达更方便、更及时。所谓协作，就是由多人维护表格数据，大家分工协作，共同完成信息的录入、编辑等，协作能使大家各司其职、形成合力。

3、本文所用示例

需要共享协作的场合很多，本文以售后报修为例进行说明，如下表所示：

图1：本文所用示例

说明：该表需要多人协作，包括：客服1人、主管1人、维修技师2人，他们各自负责一个板块，协同完成售后信息的填报。

4、桌面版Excel共享与协作

所谓桌面版Excel，是指本地安装运行的Excel，是相对于在线Excel而言的。

4.1 如何共享

Excel文件如果需要多人共享，可以在局域网内选择一台电脑，创建一个共享文件夹，再设置共享人员及读写权限，再把Excel文件放进来，大家即可共享其中的文件。

4.2 如何同时编辑

利用共享文件夹，虽然大家都能打开Excel文件，但同一时刻只能一个人编辑。假如某人已经打开并编辑，该文件就被他锁住了，其他人就只能以只读的方式打开。如果需要多人同时编辑，可以利用Excel的共享工作簿来实现，步骤：打开Excel文件→审阅→共享工作簿→允许多用户同时编辑→确定，如下图中的①②③④所示：

图2：桌面Excel如何同时编辑

说明：此设置使得文件打开时不会被锁定，允许多人同时打开编辑，而且有自动刷新机制，能把其他人的编辑结果刷新到你的编辑页面上，形成协作效果，默认刷新间隔为15分钟。自动刷新是通过保存文件来实现的，只不过由Excel定期自动保存，形成定期刷新的效果。

4.3 如何限定编辑区域

利用共享工作薄，虽然可以多人同时编辑，但未按各人职责限定编辑区域，存在越权修改的可能。如果大家只能编辑自己负责的区域，不能编辑其他人的区域，那就更好了。利用Excel的编辑区域设置可实现此效果，步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑，再按下图中的①②③④设置可编辑区域，再启用数据表保护即可。

图3：桌面Excel如何限定编辑区域

说明：这里设置了三个可编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。需要注意的是，各区域的具体人员选自于Windows用户账号，因此贵单位的局域网需要部署Windows域环境。

4.4优缺点分析

此方案的优点是简便易行且不产生费用，缺点有4个，一是仅限局域网共享，难以异地共享、手机共享；二是不稳定，超过5个用户同时编辑容易出错、奔溃；三是编辑区域设置需要Windows域环境，这个门槛其实挺高的；四是无法限制删除权，任何共享者都可撤销共享，甚至可以删除文件，一个不慎操作就会让所有人的劳动成果瞬间消失。

结论：可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。

5、桌面版WPS表格共享与协作

所谓桌面版WPS，是指本地安装运行的WPS，是相对于在线WPS而言的。在共享与协作方面，桌面版WPS表格的用法与桌面版Excel基本相同，但添加了两个缺点，一是，对于共享文件，如果有人已经打开，其他人只能以只读方式打开时，Excel会进行提示，而WPS不会提示，直到你编辑完成、点击保存时才提示不能保存，纯属马后炮。二是，对于同时编辑，Excel具有自动刷新机制，能相互刷新数据，而WPS不会刷新，整个编辑过程看不到别人的编辑结果，互相之间不通气，只有在手动保存时才刷新。

结论：可局域网共享，但缺乏数据刷新机制，无协作功能。

6、Office 365 Excel共享与协作

2011年，微软推出在线版的Office即Office 365，它将文件存放在微软的云端（Onedrive），用户可在浏览器中打开，也可用桌面程序打开，它将共享范围由局域网扩大到互联网，使得用户可随时随地访问，且支持手机。

6.1 如何共享

在Office 365 Excel中，设置共享的步骤是：打开Excel文件→开始→共享→选择人员→选择权限，如下图中的①②③④所示：

图4：Office 365 Excel如何共享

说明：此设置会把表格共享给客服、吴兴、郭工，权限是可编辑，他们会得到一个指向云端文件的链接，点击链接即可同时编辑，能显示各人正在编辑的位置，能相互刷新编辑结果，形成协作效果。

需要注意的是，如果您的Excel文件还在本地电脑，Office 365会要求你先上传至Ondrive云端，通过Ondrive来实现共享；另外，这里的人员选自于Office 365管理后台设立的用户账号，而不是本地局域网的Windows用户账号。

6.2 如何限定编辑区域

利用Office 365 Excel的共享功能，虽然可以多人同时编辑，但未按各人职责限定编辑区域，利用管理保护可实现此效果。但由于在线版在功能上有所阉割，不支持桌面版Excel的单元格锁定功能，因此您需要先用桌面程序打开Excel文件，锁定所有单元格，再上传到Onedrive，再按以下步骤设置：审阅→管理保护→开启保护工作表→设置编辑区域，如下图中的①②③④所示：

图5：Office 365 Excel如何限定编辑区域

说明：与桌面Excel一样，这里也设置了三个编辑区域，技师填写区（列I-L），客服填写区（列A-F、M-N），主管填写区（列G-H）。不一样的是，Office 365 Excel无法像桌面程序那样为编辑区域分配具体人员，只能为编辑区域设置密码，通过密码来控制谁能编辑。

6.3优缺点分析

Office 365 Excel的共享协作有两个优点：一是将共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享，二是多人同时编辑的数据刷新速度更快，能达秒级。缺点也有两个，一是无法本地部署，数据存储在微软那里，很多公司有安全顾虑。二是无法为编辑区域分配人员，只能凭密码来控制，谁知道密码谁就能编辑，权限控制不严谨。

结论：支持多人共享协作，支持跨设备使用，数据刷新速度快，但无法本地部署，权限控制不足。

7、WPS 365表格共享与协作

在线版WPS以前叫WPS+，现在紧跟微软步伐也叫365，即WPS 365。它将文件存放在金山云端，支持多人共享协作，支持跨设备使用。

7.1 如何共享

在WPS 365表格中，设置共享的步骤是：打开表格文件→分享→勾选“和他人一起编辑”→管理协作者→选择协作人员→选择权限，如下图中的①②③④⑤所示：

图6：WPS 365表格如何共享

说明：分享WPS 365表格的步骤与效果类似于Office 365，这里不再赘述。

7.2 如何限定编辑区域

如果想按各人职责限定编辑区域，可以利用区域权限来实现，步骤：协作→区域权限→开启保护员→添加允许编辑区域，如下图中的①②③④所示：

图7：WPS 365表格如何限定编辑区域

说明：这里设置了三个可编辑区域：列A-F、M-N为客服填写区，列G-H为主管填写区，列I-L为技师填写区。优于Office 365的是，可为编辑区域分配人员，可屏蔽其他人查看本区域，将其他人的权限设置为禁止查看即可。

7.3优缺点分析

WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺点是无法屏蔽数据行（Row）。比如，本文实例中，维修技师打开表格后，能看到所有行，如果希望他只能看到派工给他的记录，看不到派工给别人的记录，实现相互隔离，这个就做不到了。

结论：WPS 365表格较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列，缺点是无法屏蔽数据行。

8、腾讯表格共享与协作

腾讯文档诞生于2018年，是一款在线文档软件，与微软、金山相比，功能更简洁，与微信结合更流畅。很多人没注意到的是，腾讯文档也有桌面版，只不过桌面版完全不适合共享协作，既无冲突避免机制，也无数据刷新机制，因此这里仅讨论在线版。

8.1 如何共享

在腾讯表格中，设置共享的步骤是：分享→邀请好友一起协作→设置操作权限，如下图中的①②③所示：

图8：腾讯表格如何共享

说明：此设置会把表格共享给吴兴、客服，权限是可编辑，他们的手机微信会收到一个指向小程序的链接，点击链接即可打开表格同时编辑，效果类似于WPS 365，这里不再赘述。另外，这里的人员选自于微信好友、QQ好友等。

8.2 如何限定编辑区域

如果想按各人职责限定编辑区域，可以利用保护来实现，步骤：选择需要保护的区域（例如第A至F列）→保护→保护所选范围（在此指定人员与权限）→得到一个保护区，如下图中的①②③④所示：

图9：腾讯表格如何限定编辑区域

说明：这里设置了4个可编辑区域，还可利用编辑区域屏蔽数据列，将其他协作人的权限设置为不可查看即可。

8.3优缺点分析

腾讯表格的优缺点与WPS 365类似，较好地实现了多人共享与协作，还可屏蔽数据列（Column），缺点是无法屏蔽数据行（Row）。另外，腾讯文档是面向个人用户的，它没有企业管理后台，没有员工账号管理机制；数据也不能太多，否则会跑不动，测试表明，实例表格灌入10万条数据，腾讯表格的加载时间达60秒，而其它产品一般几秒即可。

9、华创网表共享与协作

华创网表是一款诞生于2003年的在线表格，虽然是小众软件，但有两个独到之处，一是可本地部署，二是有更详细的权限控制，因此加入对比行列。

9.1 如何共享

在华创网表中，设置共享的步骤是：系统管理→数据表管理→报修信息表→角色权限→定义角色→为角色指定用户，如下图中的①②③④⑤⑥所示：

图10：华创网表如何共享

说明：上图设置了三个角色，每个角色指定了若干用户，这些用户就可访问此表了。这里的用户选自于系统管理→用户管理中的用户账号。

9.2 如何限定操作权限

相比其它表格，网表的权限设置更详细，每个角色对数据的增、删、改、看操作，以及可操作的数据范围均可设置，这里以技师的权限为例来说明，如下图所示：

图11：华创网表如何限定操作权限

说明：上图的①用于限定删除权；②限定录入权（即新增数据）；③限定可查看的字段（列）；④限定导出权限；⑤限定可查看的记录范围（行），以便相互隔离；⑥限定可修改的字段（列）。

9.3权限控制的独到之处

对表内数据的细分与权限控制，网表有独到之处，在行、列两个方向都能进行限制，能实现真正的相互隔离。

一般表格，包括微软、金山、腾讯、石墨等，都是通过行列位置来划分范围并授权，类似于在黑板上划分板块，这种机制存在局限性，比如，本文实例中，如果希望维修技师之间相互隔离，大家只能看到派工给自己的报修，就无法实现了。因为每条报修是由客服先录入，再由主管派工，因此，到底哪些行属于他、哪些行不属于他，这个是无法事先确定的，按位置划分也就无法进行了。

而网表的划分方式，在列（Column）的维度上与一般表格相同，选择字段即可划分；而在行（Row）的维度上，是按照数据的值来划分，相当于按业务逻辑来划分，这种机制就要灵活得多。比如，希望维修技师之间相互隔离，只需限定他们可查看的记录范围即可，如下图所示：

图12：华创网表如何限定行（Row）范围

说明：这里限定技师可查看的记录范围：技师栏填写的是登录者本人。其含义是，技师郭工登录进来，只能查看技师栏是郭工的记录；技师吴兴登录进来，只能查看技师栏是吴兴的记录，也就是说，大家只能查看派工给自己的记录（Row），从而做到了相互隔离。

网表还能实现按组织层级授权，即：一般员工只能访问自己的数据，部门主管能访问本部门员工的数据，而公司主管能访问全部数据，限于篇幅不再赘述。

9.4优缺点分析

与其它在线表格相比，网表的优点有三个：一是权限控制更细，能实现真正的相互隔离；二是可以本地部署，所有程序与数据都在本地，完全自己掌控；三是后端采用数据库，每个前端表格对应一个后端数据库的表，容量几乎是无限的，前端分页处理，不会因数据量大而卡顿，支持高并发访问，因此能把它当作MIS系统来使用；缺点是无个人免费版，虽然可以试用，但长期使用需要收费。

结论：权限控制更细，支持大容量、高并发，能当作MIS系统来使用，但需要收费。

10、各产品之比较

产品

部署方式

费用情况

优缺点总结

桌面版Excel

本地

收费

可局域网共享，但仅限少数人协作，且不稳定。

桌面版WPS表格

本地

个人版免费，其它收费

可局域网共享，但无协作功能。

Office 365 Excel

厂家云端

收费

可共享协作，但不能本地部署，用户权限控制较弱。

WPS 365表格

厂家云端

体验版免费，其它收费

可共享协作，但不能本地部署，用户权限控制仍弱。

腾讯表格

厂家云端

基础版免费，会员版收费

可共享协作，但数据容量小，只适合个人使用。

华创网表

本地、私有云端、厂家云端均可

收费

可共享协作，能当作MIS系统来使用，但无免费版。

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