电子会计档案系统

本文将介绍9款系统：1.合思；2.每刻档案数字化系统；3.百望云；4.鼎捷软件；5.金仓；6.正元智慧；7.启明档案管理系统；8.立鼎电子档案系统；9.畅飞扬。

在如今的数字化时代，财务档案的管理变得越来越复杂，手动操作不仅费时，还容易出错。很多企业都面临一个困扰：到底该选择哪款财务电子档案管理系统，才能既高效又安全地管理海量的财务数据？

本文研究了9款主流的财务电子档案管理软件，深入了解了它们的功能、优缺点和适用场景，将帮助企业轻松搞定选型难题，找到最适合企业业务的管理工具。

一、9款常用的财务电子档案管理系统

1.合思

根据国内知名调研机构数据显示，

合思的主要功能涵盖电子会计凭证的全生命周期管理，包括但不限于采集、制作、存储和使用。 系统支持电子与实物档案的高度融合，并提供多种数据输出方式，如单一导出、成套档案导出等。除此以外，实现了“申请、消费，报销，对账、记账、归档、报表”的全流程数字化费控管理， 差旅、用车、餐饮、办公采购等多场景消费数据自动采集、自动流转，发票可识别验真，费用支出合规、透明、可追踪，助力企业降本增效、合规经营。

该平台的优势 在于其能够实现业财一体化，通过全链路自动化改善财务流程，从而帮助企业降低成本、提高合规性和效率。合思通过集成消费、报销、支付等环节，大幅度减少了财务操作的复杂性和时间消耗。

合思适用于各种规模的企业，特别是需要优化财务流程和费用控制的中大型企业。无论是差旅管理、日常办公支出还是项目费用控制，合思都能提供有效的解决方案。

【官网：https://sc.pingcode.com/6ie9v 】

2.每刻档案数字化系统

每刻档案数字化系统是一个由中国知名企业推出的数字化档案管理平台，旨在帮助企业实现电子档案的全面数字化管理。作为国内市场上的领先者，每刻档案在档案数字化领域拥有广泛的客户基础，已经成功为众多企业提供了高效、合规的档案管理解决方案。该系统的市场地位稳固，广受中大型企业的青睐，并通过国家电子档案试点验收，展现了其技术实力和创新能力。

每刻档案的主要功能包括全生命周期管理，涵盖档案采集、制档、归档、管理、查询等环节。它支持元数据灵活定义、跨系统调阅、档案自动匹配和组装，还可以进行全流程的电子化审批和归档，符合国家和行业标准，确保档案的合法合规性。系统还具有强大的检索功能，能够实现多维度的档案查询和权限管理。

每刻档案的优势在于其高效的电子库房功能、灵活的自定义存储模型以及强大的跨系统调阅能力。其快速处理凭证、发票等文件的能力显著提升了工作效率，尤其在自动化凭证穿透查询和数据流转方面表现出色。此外，每刻档案通过严格的权限管理和安全加密，确保了档案数据的安全性和完整性。

每刻档案非常适用于需要处理大量财务凭证和档案的企业，尤其是中大型企业或跨国公司。该系统支持无缝对接ERP、OA等多个业务系统，适合需要高效、合规、全生命周期管理的用户，尤其在财务管理和档案规范化管理方面表现突出。

【官网 ：https://www.yun88.com】

3.百望云

百望云是一家致力于提供财税科技解决方案的企业，凭借其强大的技术背景和市场领先地位，已成为中国电子发票和财务电子档案管理领域的知名品牌。其产品广泛应用于各大企业和公共机构，帮助用户实现财务流程的数字化转型和无纸化办公。百望云通过其专业的技术和服务能力，持续推动企业财税管理的数字化升级。

百望云的主要功能包括电子发票的开具、归档、审核、入账、报销及归档全流程管理，支持多类型电子凭证的处理，如增值税专用发票、普通发票等。此外，系统具备强大的数据集成功能，能够与企业现有的ERP、财务系统无缝对接，实现跨系统的财务数据流转。

百望云的优势在于其广泛的行业适用性和极高的自动化程度。通过其云端解决方案，企业能够降低纸质档案管理成本，提升工作效率。系统的合规性也非常强，符合中国国家档案局和财政部的相关政策和法律要求，确保财务档案管理的合法性和安全性。

百望云适用于各类企业，尤其是中大型企业和跨国企业。对于那些需要处理大量发票和财务凭证的企业，百望云提供从发票开具到归档管理的全方位解决方案，特别适合零售、物流、制造业等领域的大型企业。

【官网 ：https://www.baiwang.com】

4.鼎捷软件

鼎捷软件是一家深耕企业管理解决方案的数字化服务商，总部设在上海，成立于1982年，并于2014年在深圳证券交易所创业板上市。鼎捷在中国大陆、台湾及东南亚拥有广泛的市场影响力，客户数量超过50,000家，涵盖制造业、零售、食品等多个行业。作为行业领先的企业，鼎捷专注于为制造业等领域提供智能制造、ERP系统和工业互联网等解决方案，推动企业的数字化转型。

鼎捷的财务电子档案管理工具集成了档案的全生命周期管理，具备自动归档、凭证影像管理、电子发票处理等功能，帮助企业实现高效、合规的档案管理。该系统还支持数据跨系统查询、自动化审计，以及与主流ERP系统的无缝对接，满足不同企业的财务档案管理需求。

鼎捷的优势在于其强大的本地化服务能力和长期积累的行业经验。该系统不仅在数据安全性上有保障，还能够灵活对接其他系统，支持企业不同规模的扩展需求。此外，鼎捷通过“智能+”战略布局，推动财务档案管理的智能化和自动化，极大地提高了管理效率。

该工具特别适用于中大型企业，尤其是制造业、零售业等对数据整合与合规性要求较高的公司。鼎捷的解决方案也适用于正进行数字化转型的企业，帮助其提升管理效率、降低成本。

【官网 ：https://www.digiwin.com】

5.金仓

金仓电子档案管理工具隶属于北京人大金仓信息技术股份有限公司，这家公司是中国领先的数据库产品和服务供应商，专注于数据管理技术的研究与开发，在国内数据库领域占据重要市场地位。金仓的产品广泛应用于政府、金融、能源、交通等多个行业，具备强大的企业级应用能力，确保数据的高效、安全和合规管理。

金仓电子档案管理系统具备多种核心功能，包括财务数据的自动采集与归档、数据加密存储、全生命周期管理、智能检索与调阅，以及多系统集成功能，支持档案的批量处理和规范化管理。系统还可以灵活自定义数据模型，满足不同行业和企业的特定需求。

金仓的主要优势在于其强大的技术底蕴，尤其是在数据安全和合规性方面表现突出，能够为企业提供高效、稳定的档案管理服务。此外，金仓的产品支持大规模数据处理，能够快速响应各类企业的业务需求。其数据库技术为系统提供了强有力的技术支撑，确保数据处理的高效和安全。

金仓电子档案管理工具特别适用于对数据安全性和合规性要求高的用户，如政府机构、金融企业、大型集团等。其灵活的配置和强大的扩展性也适合需要处理大量复杂数据的企业。

【官网 ：https://www.kingbase.com.cn】

6.正元智慧

正元智慧是一家成立于2000年的科技企业，位于浙江省杭州市，是中国软件与信息技术服务行业的重要参与者。该公司专注于智慧城市、数字校园、智慧档案等领域，具有强大的研发实力和市场地位，尤其在档案管理、财务管理领域积累了丰富经验，服务于多个大型企事业单位。2023年，该公司拥有近2000名员工，表现出稳健的业务增长趋势。

正元智慧的财务电子档案管理工具具有全面的功能，包括电子档案的全生命周期管理，从档案采集、整理、归档到查阅、利用都能实现全流程自动化。其系统支持多源采集，能集成各类业务系统，并进行自动化的档案生成、归档和智能匹配，极大地提升了企业的档案管理效率和准确性。

该系统的优势在于其强大的集成能力和高度的安全性。它可以与多种ERP、OA系统无缝对接，实现跨系统的档案数据共享，同时具备严格的权限管理机制，确保档案数据的安全性和合规性。这些功能对于数据量大、结构复杂的企业尤为重要，能够有效降低管理风险并提高工作效率。

正元智慧的财务电子档案管理系统特别适用于大型企业、政府机构和教育行业等，需要处理复杂财务档案、确保数据安全和合规性的场景。它的系统能满足多业务场景的需求，提供灵活的定制化解决方案。

【官网 ：https://www.hzsun.com】

7.启明档案管理系统

启明档案管理系统是一款由国内领先的档案管理软件开发公司推出的专业工具，专注于为各类企业提供高效、合规的财务电子档案管理服务。公司拥有丰富的技术积累和广泛的市场应用，在国内档案管理行业中具有一定的市场地位和影响力。

启明档案管理系统的主要功能包括财务档案的全生命周期管理，从档案的采集、存储、管理、查询到归档，支持多种业务系统的无缝集成，能够自动化处理大批量的财务凭证和电子文件，确保档案管理的高效性和合规性。

该系统的优势在于其高度的自动化和灵活的定制能力，能够根据企业的不同需求调整档案的管理流程，支持跨系统调阅，提供高效的档案查询和检索功能。此外，系统具备高强度的数据安全加密措施，确保企业财务信息的安全性和完整性。

启明档案管理系统适用于各类企业，尤其是那些有大量财务数据、需要严格合规的中大型企业。它能够帮助企业简化档案管理流程，降低人工处理的错误率，并满足多样化的财务档案管理需求。

【官网 ：http://qiming.com】

8.立鼎电子档案系统

立鼎电子档案系统是一款电子档案管理工具，致力于为企业提供高效、安全的财务档案管理解决方案。作为市场上有竞争力的工具之一，蓝光数码拥有丰富的行业经验和技术支持，确保企业档案管理的合规性和数据的安全性，得到了多家大型企业的认可。

这款系统的主要功能包括档案的自动归档、档案数据的检索与管理、多系统集成、权限管理和全生命周期的档案追踪。同时，蓝光数码还支持档案的自动化审计和合规检测，确保档案数据的完整性和可追溯性。

立鼎电子档案系统的优势在于其强大的安全性和高效的处理能力。通过MD5数据流摘要校验和自动数据备份功能，系统能够确保数据不被篡改。此外，系统还支持跨平台操作，适应不同企业的IT环境需求。

该系统适用于需要管理大量财务档案的大型企业，特别是那些对数据安全性和合规性要求高的公司。它可以帮助企业大大提高档案管理的效率，并通过自动化工具减少人为错误的发生。

【官网 ：https://www.leadingcq.com/product/649.html】

9.畅飞扬电子档案系统

畅飞扬电子档案系统是一款由深圳市畅飞扬信息系统有限公司开发的档案管理工具。该公司成立于2014年，专注于档案信息化解决方案的开发和集成，并且结合了大数据、区块链和智能化管理技术。作为市场上的专业档案管理软件供应商，畅飞扬系统致力于帮助企业实现档案管理的全面数字化，具备良好的市场口碑。

该系统的主要功能包括多途径档案检索、虚拟电子库房、图片格式支持、自动归档以及接口识别功能。同时，系统利用区块链技术对档案数据进行加密，确保信息的安全性和完整性。系统还能与智能库房无缝对接，支持全流程无纸化业务处理。

畅飞扬系统的优势在于其高效的档案检索功能和灵活的自动化归档方案，并且通过物联网和智能化技术能够实现实体档案和电子档案的无缝对接。同时，它使用区块链技术保障了数据的安全性，使其在安全性和可追溯性上拥有明显优势。

畅飞扬电子档案系统特别适合需要处理大量档案的中大型企业，以及希望通过智能化、自动化提高档案管理效率的机构。它适用于多个行业，包括互联网、金融、制造业和政府机构等。

【官网 ：www.itcfy.com】

二、这9大财务档案管理系统在安全性和易用性上的区别

财务档案管理系统的安全性和易用性通常是企业关注的首要问题。不同系统在这两方面的表现差异很大。一些系统注重数据加密和用户权限管理，确保档案只能被授权用户访问。这类系统在数据加密和权限设置方面表现出色，适合安全要求较高的企业。但同时，这类系统的用户界面可能复杂，员工需要花更多时间学习。

另一些系统则以易用性为卖点，界面简洁，操作简单。这类系统通常适合中小企业或快速成长的初创公司。这类系统提供了非常友好的用户体验，几乎不需要复杂的培训。但它的安全设置可能没有更高端的系统那么灵活和全面，适合安全要求没那么高的企业。

从用户角度来看，安全性和易用性往往需要权衡。如果你所在的行业对数据保密性要求极高，那么安全性应放在首位。如果企业重视效率和员工的快速上手能力，那么易用性就会更重要。企业需要根据自身需求在这两者之间找到一个合适的平衡。

三、企业规模不同，如何选择合适的财务档案管理工具

企业规模大小直接影响财务档案管理工具的选择。

四、财务电子档案管理系统的未来发展趋势如何影响选型

随着技术的快速发展，财务电子档案管理系统也在不断升级。云端化 、智能化 和自动化 将是财务管理的三大趋势。

云端系统由于其高效性和低维护成本，正被越来越多的企业接受。

智能化和自动化功能同样在快速普及。未来的财务电子档案管理系统将通过AI技术，自动完成数据分析、归档和审计工作，从而大幅提升效率并减少人为错误。

对于企业来说，选择一个能够跟上技术发展趋势的系统非常重要。旧系统往往难以适应新技术，未来可能面临升级困难或功能过时的问题。如果你想让企业在未来几年中保持竞争力，那么选择一款能够不断升级、支持智能化和云端功能的财务档案管理工具至关重要。

总结

在面对多种财务电子档案管理系统的选择时，找到最适合自己企业需求的工具是提升效率和数据安全的关键。通过对9大主流系统的深入对比分析，无论是功能、成本、安全性还是扩展性，都为企业提供了清晰的选型思路。每个企业的需求不同，选择的系统也需要根据具体业务场景量身定制。根据这篇文章的指南，结合实际情况进行权衡，相信能帮助企业选出最适合的管理工具，为企业带来长期的效益和高效管理。

常见问答（FAQS）

1. 如何确保系统在未来的技术发展中保持竞争力？

答案 ：选择具备良好扩展性和定期更新功能的系统非常重要。很多系统，如Revver和FileHold，支持持续的功能更新，保持与最新技术和行业标准的同步。同时，云端系统通常更容易进行远程更新和维护。

2. 财务电子档案管理系统的初始设置复杂吗？

答案 ：这取决于系统的复杂性和企业需求。较简单的云端系统通常可以快速设置并使用，而更复杂的本地部署系统可能需要更多的时间进行安装、配置和培训。不过，许多供应商提供专业的技术支持，以帮助企业完成初始设置。

3. 应该选择云端还是本地部署的财务档案管理系统？

答案 ：云端系统通常具有较低的维护成本和灵活的访问方式，适合需要远程办公的企业。本地部署则适合对数据安全有更高要求且具备足够IT基础设施的企业。选择时需考虑企业的预算、安全性需求及未来扩展性。

4. 财务电子档案管理系统如何确保数据的安全性？

答案 ：大多数系统采用加密技术、多因素身份验证、权限管理及审计日志等方式来保护敏感的财务数据。此外，系统通常会符合相关的法规和行业标准（如GDPR或SOX），确保文档存储和处理过程中的合规性。

5. 中小企业适合使用哪些财务电子档案管理系统？

答案 ：中小企业通常需要简便且性价比高的系统，如Box、DocuWare或OnlyOffice等。这些工具通常提供基本的文档管理功能、用户友好的界面，并且价格较为合理，能够满足中小企业的需求。

用友金融申请电子发票及相关会计资料归档系统及方法专利，专利技术能实现对档案进行查询、借阅、下载并进行统计

金融界2024年4月29日消息，据国家知识产权局公告，用友金融信息技术股份有限公司申请一项名为“一种电子发票及相关会计资料归档系统及方法“，公开号CN117931734A，申请日期为2024年1月。

专利摘要显示，本发明公开了一种电子发票及相关会计资料归档系统及方法，包括档案管理单元，对各项档案归类、收集与整理；收集转化单元，对各项档案进行采集、生成以及导入；档案利用单元，对档案进行查询、借阅、下载并进行统计；票据管理单元，用于分类查询各类票据，上传与解析电子发票、银行回单、电子凭证‑会计入账信息、管理凭证记录；系统管理单元，用于对系统进行全局管理，本发明通过档案利用单元，对档案进行查询、借阅、下载并进行统计，并由票据管理单元对相关票据进行同步整理，同时本发明可通过档案管理单元对已归档的纸质会计资料，进行装盒操作，系统自动生成盒号，打印盒封面、盒脊背等，贴到实际的纸质盒，便于双向追溯。

本文源自金融界

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