合同电子章应用 都1202年了，合同电子印章的应用场景及条款约定你还不知道？

都1202年了，合同电子印章的应用场景及条款约定你还不知道？

作者：音墨

随着科技的不断发展，无纸化办公逐步被应用起来，越来越多的企业在合同签署时选择使用电子印章，方便统一管理，也更加高效便捷。根据《中华人民共和国电子签名法》第十四条规定：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力 。《上海市电子印章管理暂行办法》第十八条规定：加盖电子印章的公文、证照、协议、凭据、流转单等各类电子文档，与加盖实物印章的纸质书面材料具有同等法律效力 ，电子印章的使用已经得到法律的认可，只是由点到面的广泛使用还需要时间。本文分不同的场景对合同电子印章的使用和条款约定进行浅析，望得到指正，也希望同行能提出更好的应对方案。

01

一方使用电子印章，另一方使用传统实物印章应用场景

因电子印章暂未全面推广，不是所有的企业都有自己的电子印章，合同签署时发现交易相对方在合同上用了电子印章，这时将合同退回要求对方重新加盖传统实物印章或自己再去申请新的电子印章，时间上往往来不及，有可能导致这笔业务停滞而错失商机，此时有些企业不得不选择在打印的电子印章合同文本上加盖传统实物印章，这种合同签署方式不符合《中华人民共和国电子签名法》规定的数据电文原件形式要求和保存要求，也无法完全规避《上海市电子印章管理暂行办法》规定的“经过打印或其他电子格式转换的，不具备同等法律效力，视同复印件” 带来的合同法律效力瑕疵风险，但是可以尝试通过以下方式将风险降低：首先，合同沟通对接内容以及电子印章的使用情况、合同电子印章签署后扫描件的交付都通过同一联系人、同一带有公司官方后缀的电子邮箱完成；合同快件寄送地址与电子印章主体官方登记地址或实际办公地址保持一致；合同内约定联系电子邮箱和联系地址与实际使用的保持一致，合同付款或收款主体名称与合同电子印章主体保存一致，通过这些后期的细节操作尽量去弥补合同签署形式的不足；其次，如果双方提早知道会遇到此场景，可以考虑在合同中加入以下条款：本合同经甲方盖章（电子印章）、乙方加盖章（传统实物印章）后生效。甲方认可其所加盖电子印章用印合同的法律效力，并同意承担相关法律责任，同时允许乙方就本合同加盖传统实物印章。双方认可本合同原件与扫描件、打印件具有同等法律效力，如乙方在甲方提供的已盖电子印章的本合同扫描件、打印件上盖传统实物印章确认的，对双方均发生法律效力。即便完成了以上操作，该场景下合同的效力仍然会存在瑕疵，建议仅适用于市场信誉良好或常有业务往来的老客户。

02

双方均使用电子印章的应用场景

笔者认为，双方同时使用电子印章才可保证合同效力，且根据《中华人民共和国电子签名法》第三条第二款规定：“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力” ，要在合同中对使用电子印章的情形和认可进行明确的约定。电子印章本身自带技术特征，需要将数字证书、签名秘钥、实物印章图像进行有效绑定才能生成，三者缺一不可，而我国目前存在多个电子认证服务机构，且各机构颁发数字证书和电子印章之间尚存在不能互通互认的情况，导致交易参与方在各服务机构多次办理不同的数字证书和电子印章，从而出现了以下两种不同的应用场景。

（一）单方认可的数字证书和服务平台系统

笔者曾遇到过一些大型企业（一般是甲方，下简称“甲方”），委托第三方建立了属于自己的招标采购平台或有自己单方认可的第三方平台，该类平台一般覆盖了招投标、供应商认证、合同签署、合同存档等线上流程，合同签署前甲方会要求交易相对方向其指定电子认证服务机构申请完成电子印章的认证与制作，电子印章申请完成后，会要求乙方登陆其指定平台完成合同签署全流程。该电子印章生成后，因暂时无法在全国范围内互通互认，如果是跨省签署的合同，相当于申请了一个仅甲方认可使用的电子印章，换一个甲方也跨省的，可能需要再重新申请一个电子印章的认证与制作，也就出现了一个甲方配一个专门电子印章的情形，签署程序对于乙方而言相对繁琐，这种情形在不实现互通互认的情形下是会一直存在的。在此场景情况下，乙方为了符合甲方的要求，采取电子印章的形式签署合同，合同中一般甲方会主动加人以下条款内容：本合同以双方认可的数据电文方式签署；乙方在甲方认可平台中所使用的电子签名方式为符合双方约定的可靠的电子签名方式，双方均认同该电子签名的法律效力。或者双方通过电子签名形式签署本合同，乙方通过自身的USB-Key证书或者甲方认可的证书、密码等以电子签名形式通过甲方认可平台完成的各类交易和电子指令交换，双方均认同各类交易和电子指令交换的法律效力。

（二）双方认可的数字证书和服务平台系统

笔者了解到，目前江苏、贵州等省份已经可以实现省内公共资源交易平台数字证书和电子印章的互通互认，企业法人用户在仅需有一份数字证书和电子印章就可以在该省内跨平台实现电子文档的验签，也有部分地区的公共服务平台仅认可一家数字证书，对于其他电子服务机构认证的数字证书尚处于备案功能，备案功能提供用户备案非该公共服务平台签发的电子印章数据，备案电子印章仅供展示，不可用于该平台电子文档的签署，但获取该平台认可签发的电子印章数据后可在该平台完成电子合同签署。

此场景仅限于目前的省或直辖市内同区域注册企业，签署合同时，建议加入条款内容如下：双方同意通过xx公共服务平台采取电子签名形式签署本合同，双方均认同该平台内完成的各类交易和电子签名的法律效力。

笔者相信部分省、直辖市公共资源交易平台数字证书和电子印章的互通互认只是第一步，随着科学技术的不断发展，后期数字证书和电子印章在全国、全球交叉互认也是可以逐步实现的。

作者介绍

曾宇

上市公司法务经理，法学硕士毕业后一直从事法律相关工作，热衷于公司法、合同法等相关问题研究和总结。

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电子合同八大常见应用场景：如何为企业数字赋能，让业务更高效？

来源：爱签电子合同

一、采购领域的电子合同应用

场景描述：适用于企业采购过程中的合同、采购单等文件的签署。

签署方式：企业间通过移动端、电脑端完成电子合同的签署。传统制造型企业常需大量采购原材料，每月可能与数百家供应商签订合同，纸质合同导致成本高、效率低。电子合同平台能录入供应商信息，实现电子合同的直接签署。

优势概述：电子合同系统不仅提升了合同签署的效率，还显著增强了合同管理质量。

爱签价值：避免无效沟通，申请流程标准化，透明化，员工可随时了解审批进度并推动合同盖章完成。采用身份认证与区块链存证技术，全证据链数据保全，确保纠纷发生时，能够提供相应的司法保障。平台构建物流配送、支付管理、客服管理等全面服务，推进平台一站式服务

二、物流行业的电子合同实践

场景描述：适用于有物流运输需求的企业，包括物流运输合同、物流订单、交接单等文件的签署。

签署方式：实现发货方、承运方、收货方之间的流程化电子签署。物流订单涉及多方，纸质合同签署时间长、效率低。电子合同系统接入业务流程后，三方可高效签署合同。

优势概述：签署程序在流程驱动下有序完成，签署状态自动更新，实现全程电子化管理。

爱签价值：将物流签收、管理环节电子化，无需等待与核对纸质协议，通过短信、小程序等方式快速实现合同签订，业务数据实时集成，提高运输效率。确保运输每个环节中对象身份的真实性，并保留与追溯所有的交接信息，并能形成长期、有效、不可篡改的数据档案，可随时调阅。根据签约进度，可实时掌握流转过程，同步至物流平台，用户可在线查看物流位置，提升用户体验度

三、招标过程中的电子合同应用

场景描述：适用于企业对外招标过程中的招标、中标公告的审核签署。

签署方式：企业单方面通过电子合同平台完成内容审核、盖章、发布一体化的签署流程。

优势概述：电子合同平台串联业务过程，实现审核、签署、发布一步到位，提高审核效率，减少不确定性。

爱签价值：打通内外部采购信息流转一体化，提升招投标流程连贯性。竞标信息一次性发布，供应商接收及时高效，确保公平性，报价信息统一收集、加密传输与存储，提升竞标流程规范，支持招投标文件移动化填报签署，缩短项目竞标整体周期。

四、租赁业务的电子合同实践

场景描述：适用于房屋、汽车、设备、厂房等租赁业务中的租赁合同签署。

签署方式：通过电子设备实现企业与个人或企业间的电子合同签署。纸质租赁合同存在邮寄延误、用章问题等，电子合同系统接入租赁环节后，实现高效签署和信息共享。

优势概述：电子合同系统具备身份智能识别功能，提升签署安全性，并实现租赁过程的电子化和信息共享。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，极大提高案场工作效率，加快租赁速度。利用区块链技术实时存证，如出现履约风险，在线立案，出具存证，减少法律纠纷。

五、人事管理中的电子合同应用

场景描述：适用于人事合同、通知、在职/离职/收入证明等文件的签署。

签署方式：企业可通过电子合同平台与员工签署合同或开具证明。人事岗位工作繁忙，电子合同平台可实现员工信息登记、签约、开具证明等一体化服务。

优势概述：电子合同平台打通人事管理体系，方便合同发起、存管，提供自动提醒功能，简化人事工作。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，提高招聘的完成率。可将常用的HR文档模板化，每次签约时候使用预建模板，可快速更新和发送文档以供签名。采用身份认证与区块链存证技术，保证劳务合同与内部协议的真实有效性。

六、工程领域的电子合同实践

场景描述：适用于工程施工、咨询类项目中的服务单、验收单等文件的签署。

签署方式：企业间或企业与个人间通过电子方式签署相关文件。纸质记录易丢失、易被篡改，签字过程繁琐。电子化管理可实现电子日志记录、线上签字盖章等。

优势概述：电子合同系统方便单据生成、精准记录，支持异地快速签字。

爱签价值：采购、施工、交付等环节合同流转、验收速度提高，加快项目管理进度。每一轮签署环节均有意愿认证签署，合作上下游无法抵赖，确保责任归属

七、销售过程中的电子合同应用

场景描述：适用于产品销售过程中的合同签署。

签署方式：企业间通过电子合同系统完成合同签署。传统纸质合同签署过程繁琐、耗时。电子合同系统可连接OA与小程序等，打造快捷服务通道。

优势概述：电子合同实现签约无纸化，减少沟通过程和纸张、人工成本，提升客户满意度。

爱签价值：提高员工的业务能力，用更短的处理时间和更低的错误率，提高整个价值链的可见性和协作。避免无效沟通，申请流程标准化，透明化，员工可随时了解审批进度并推动合同盖章完成。签约信息和状态跟交易业务系统实时同步，提升管理效率；无纸化文件管理为企业节约大量成本。

八、分销领域的电子合同实践

场景描述：适用于生产销售型企业与外部经销商的销售合同、经销/加盟/代理协议、发货单等文件的签署。

签署方式：企业间通过电子合同系统完成相关文件的签署。分销过程管理成本高、签署过程繁琐。电子合同系统可打造集经销商审核、下单、协议签署于一体的管理窗口。

优势概述：电子合同系统提高外部经销商下单效率，化解企业高频用章需求，降低管理成本。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，提高业务办理速度。提升总部集中管理分支机构印章的能力，避免分支机构印章被滥用、盗用和冒用，保护用章安全。

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