电子公文应用成效档案电子化一年节约两千万，青岛首创轨交工程电子档案通过验收|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

档案电子化一年节约两千万，青岛首创轨交工程电子档案通过验收

记者王建彬赵波

“地铁1个单位工程每年可节省成本10万元左右，目前青岛地铁三期7条线路共210个单位工程已全面推开，每年可节省资金2000余万元。”13日，青岛市轨道交通工程原生电子档案试点工作验收会议在青岛市城市建设档案馆召开，会上专家组听取了在地铁建设工程原生电子档案试点工作汇报，一致同意通过验收。

11月13日下午，山东省住房和城乡建设厅相关领导及试点工作相关单位代表参加了验收会。会议邀请了城建档案领域有关专家5名，听取了工作汇报。经过质询和讨论，专家组一致认为：原生电子档案试点工作打破了传统档案管理思维瓶颈，开拓创新，形成的“单套制”管理新模式思路清晰、逻辑严谨、流程完善，具有可复制、可推广的价值，一致同意通过验收。

建设工程档案是留存城市发展记忆的重要载体，是城市建设发展的重要信息资源。在相关法律法规政策支持下，2021年5月率先在地铁6号线工程中开展原生电子档案试点工作，明确加盖具有法律效力电子签名（章）的原生电子文件，无需报送纸质档案。历时两年，试点工作成效显著，形成标准化表单1700余张，并以此为基础将工程资料电子化纳入智慧工地一体化平台。据统计，地铁1个单位工程每年可节省成本10万元左右，目前地铁三期7条线路共210个单位工程已全面推开，每年预计可节省资金2000余万元。

青岛市城市建设档案馆相关负责人介绍，建设工程原生电子档案的形成，打破了纸质和电子文件“双套归档”的传统观念，探索形成了原生电子档案“单套归档”的管理新模式，实现了城建档案管理创新，助力企业降本增效，极大的优化了营商环境，也为节约公共资源、实现无纸化办公奠定坚实的基础。原生电子档案仅需加盖具备法律效力的电子签名（章），避免了各单位、人员到处跑腿签字签章，实现了工程档案资料随工程施工进度同步形成，提升了企业工作效率。加盖电子签名（章）的原生电子档案可直接一键归档，改变了传统制表、打印、签字（章）、整理、扫描、归档的模式，大大降低了企业成本。此外，原生电子档案是采用标准化表单生成的，是数据化的档案，可实现对数据的统计分析，为进一步的数据挖掘利用提供基础数据支撑。

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政务服务电子文件归档和电子档案管理工作迈入制度化、规范化新阶段

来源：人民网原创稿

按照国务院办公厅政务服务效能提升“双十百千”工程有关部署，为加强政务服务一网通办制度保障，近日，国务院办公厅印发了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》(以下简称《办法》)。《办法》明确了政务服务电子文件归档和电子档案管理的相关要求，为各级政务服务机构实施政务服务电子文件归档指明了方向，是贯彻落实《国务院关于在线政务服务的若干规定》相关要求的重要举措，为全国范围内推广实施政务服务电子文件归档提供了有力的制度支撑。

《办法》的制定是政务服务数字化的必然要求。国家档案部门自上世纪90年代末开始探索电子文件与电子档案的管理，先后制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等标准，2003年国家档案局公布的《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)和2009年中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》等文件，在实践层面上对电子公文管理进行了探索，2012年《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)的颁布和《电子文件归档与管理规范》的修订，标志着我国在电子文件与电子档案的管理上取得了显著成效。

广东省在政务服务电子文件与电子档案管理上有着全面、深入的研究与实践应用。2021年，广东省政务服务数据管理局和广东省档案局联合印发了《广东省政务服务事项电子文件归档和电子档案管理办法及有关技术标准》(粤政数〔2021〕9号)，标志着广东省在政务服务事项的电子文件归档和电子档案管理上取得重大进展。

随着数字政府建设工作的深入推进，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了加强电子文件归档和电子档案移交接收的目标任务，电子文件的管理与归档已经成为加强政务服务建设“最后一公里”的突出需求，进一步规范与推进电子文件归档与电子档案管理的工作迫在眉睫。

一、有力促进政务服务无纸化办理和材料免交

长期以来，纸质文件归档成为制约政务服务推进无纸化办理和纸质材料免提交的突出问题。此次新颁布的《办法》明确提出，来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。这为政务服务无纸化办理，让申请人免交纸质材料，提高政务服务效能提供重要制度保障。

二、明确各级部门分工，指导各地区各部门高效开展政务服务电子文件归档与电子档案管理工作

《办法》明确提出，国务院办公厅、国家档案局、各级档案主管部门、各级政务服务管理机构、各级档案馆的职责分工，有效避免了各级部门间职责界定和衔接机制不清晰导致的工作开展不顺畅、工作效率不高等问题。一是明确统筹部门及其职责。国家档案局、国务院办公厅作为顶层设计部门，主要负责管理、指导和统筹协调，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。二是明确监督管理部门及其职责。各级档案主管部门是本区域内电子文件归档和电子档案管理工作的监督和指导部门。三是明确执行部门及其职责。各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档及电子档案管理工作，应当完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交等工作；各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

三、明确政务服务电子文件归档和电子档案管理的具体要求，规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作

一是明确基本原则。《办法》明确提出，政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。二是落实工作要求。在落实“全流程管理”方面，《办法》明确提出，各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。在落实“规范标准”方面，《办法》围绕归档范围和档案保管期限、归档单位、归档格式、归档时间等多项工作作出了明确的规范要求。在落实“高效利用”方面，《办法》提出各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进本单位政务服务电子文件和电子档案高效共享利用，并且符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规的要求。在落实“安全可控”方面，《办法》明确提出，各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测；各级政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。