应用电子会计如何做好电子会计档案管理？U8Cloud轻松实现电子会|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

如何做好电子会计档案管理？U8Cloud轻松实现电子会

U8 cloud电子会计档案。

近年来财政部国家档案局及相关主管部门大力推进加速变革，电子会计凭证应用与电子会计档案管理逐步明确了电子会计凭证和电子会计档案的法律效力。如今会计凭证，会计档案的电子化已然成为趋势。

用友U8 dloud适时推出了电子会计档案全场景解决方案，为企业会计档案从线上采集、归档保管、借阅调阅、鉴定销毁等提供数字化、流程化、自动化、全生命周期的全方位管理支撑，以实现合规、高效、智能的电子会计档案管理。

U8 dloud支持对总账凭证、账表、业务单据、报表等进行归档。账表包括科目余额表，三栏式总账，三栏式明细账，银行日记账，现金日记账等。业务单据包括各业务类型的报销单、借款单、应收单、应付单、收款单、付款单、收款结算单、付款结算单、划账结算单、销售发票等。

不仅仅是对业务单据本身进行归档，还将挂接的附件文档，上游电子发票、关联电子银行回单等一起归档。报表包括企业报表与合并报表，满足了电子会计档案归档的需求。下面跟随我一起来看看企业支付货款后如何将付款凭证连同上游付款单及其关联的银行回单进行电子会计档案归档。

出纳小姐姐日常对供应商进行支付货款，下载回单操作。会计小姐姐定期对付款单制证，登录U8 cloud系统，进入付款单，查询出支付原材料货款的付款单据。查看附件可以看见该付款单上挂着银行回单，"点击"制单生成总账凭证，进入总账"制单"在该凭证上上传相关的附件。

月末档案管理员大壮进行凭证、账表及企业报表与合并报表的批量档案归集。首先检查归档单据设置，本例中需维护凭证、付款单，根据需要可维护其他单据及报表等。

然后进入档案服务下的手工采集操作台，创建档案采集任务并触发采集操作。系统支持手工采集与自动采集两种档案采集方式，满足不同采集需求，若自动采集可进入自动采集工作台进行操作。

最后静待采集任务执行完毕，查看归档结果。当任务状态显示采集成功，说明已完成采集工作。

此时进入会计档案，点击左侧会计凭证分类，可以看见付款单生成的凭证，同时在凭证上关联着原始凭证的附件、付款单、银行回单等数据。

档案管理员大壮核查采集的会计档案数据，核查无误后进行档案的装册、归档，点击左侧财务会计报告分类，可以看见采集的企业报表与合并报表。归档后后续可以对会计档案进行查询、借用、移交、鉴定、销毁等全生命周期管理，使会计档案查询、整理、接收和保管工作量大幅减少，同时降低了会计档案管理的出错率和返工成本。

由八科二电子会计档案全场景解决方案，大力推进了电子文件管理工作，取消了大量纸质会计资料，降低了人工与纸张成本，符合国家改革方向，提高了企业形象。

用友BIP|U8cloud电子会计档案，成长型集团选U8cloud。

电子凭证30，助力预算单位实现报销自动化

随着电子发票等电子会计凭证的试点推广，逐步暴露出政务单位在应用电子会计凭证中存在的一些不规范问题，其中直接并仅将电子会计凭证（主要是电子发票）的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证的现象大量存在。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点，增加了会计人员查验会计凭证的难度，一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息，出现财务造假等行为，在实际工作中难以发现，严重干扰和影响单位正常会计工作秩序，也使大量珍贵的电子档案资源流失。

为了解决各预算单位在报销凭证获取上的困难，提高报销效率和准确性，用友集团推出了用友BIP电子凭证3.0，提供多种机制助力预算单位实现报销流程的全面自动化 ，从而有效避免上述问题，提升财务管理水平。

多机制助力预算单位实现报销自动化

1 直连取票：

用友BIP电子凭证3.0具有总对总的全通道能力，实现了铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、数电发票（增值税普通/专用发票）等直连开具和取票，使得电子凭证从开具到拉取的全面自动化，无需采集、无需经手，这不仅提高了工作效率，节约了各单位的运营成本，同时也保障了数据安全。

2 风险管控：

一方面，平台会对获取凭证进行验签、解析、验重，并通过智能预审规则自动进行票面信息校验，从源头上降低合规风险；另一方面，平台还提供发票风险追踪服务，定时查询税局发票信息和发票状态，并更新发票风险状态、发票用途等，及时预警，帮助财务做好风险发票的处理。

3 自动归集：

平台通过内置的智能分类算法能够根据票据内容自动进行分类，如铁路电子客票、航空行程单是提取凭证中的个人身份信息(证件号码)匹配到人；像数电发票、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书等电子凭证，通过在开具时预留经办人证件信息及手机号码，再提取经办人域的个人信息匹配到人。

4 安全保密：

平台为各预算单位提供平台数据是否落地配置选择，如果单位选择了平台仅转发模式，则平台不会进行数据落地，仅做转发处理，在单位获取凭证数据使用后平台将清除凭证文件数据从而实现数据保密。

自动化的显著优势

1 提高处理效率：

显著缩短了报销的审批与处理周期。这一变革极大减少了人工干预，降低了操作错误率，从而显著提升了单位的政务处理效率，为公众提供更快捷、更优质的服务。

2 降低运营成本：

各单位能够大幅减少纸质票据的使用与存储成本，同时降低人工处理成本，有效节约了单位的运营成本，为财政资金的合理使用提供了有力保障。

3 增强满意度：

单位人员可借助手机、电脑等终端设备，随时随地进行报销申请和查询，极大地提高了工作的便捷性和灵活性。这种便利的报销方式不仅提升了单位人员的工作满意度，也进一步激发了他们的工作热情与效率。

4 强化风控能力：

电子凭证3.0通过智能识别和数据分析功能，能够及时发现和预警潜在的财务风险，确保了财政资金的安全与稳定。

电子凭证试点是政务类预算单位推动自我革新与提升的关键机遇。通过广泛关联与深入融合，政务类单位能够充分盘活其业财数据，积极投身于财务数智化的改革进程，以期早日实现从高效运作向高质量发展的跨越。用友BIP电子凭证3.0，这一创新工具不仅为政务单位提供了高效便捷的财务管理手段，更为其数智化转型和可持续发展注入了新的活力与强大动力。