电子采购应用的风险八种常见采购风险，怎么控制？|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

八种常见采购风险，怎么控制？

所有形式的采购都涉及某种风险。一个典型的例子是供应链风险。当购买用于产品制造的重要组件时，你就与供应商建立了关系。由于设备故障、运输延误、工人罢工或其他原因，供应商无法履行订单的可能性代表了一种采购风险。作为采购专业人员，你的目标是识别潜在风险并找到减轻风险的方法。了解以下八种最常见的采购风险，以及它们如何影响业务，将有助于你能及时发现并作出应对。

1. 内部需求分析不准确 许多企业只是简单地进行冲动购买，而没有全面了解真正的需求是什么。这导致员工在采购预算之外花费大量资金，购买非标准化的用品，以及员工进行未计划的采购。对采购需求进行清晰的沟通和评估将有助于让每个人达成共识并更快地发现潜在问题。2. 供应商财务风险 供应商财务风险是指供应商倒闭的可能性，由此产生的后果需要你来处理。每当与规模较小的供应商打交道时，都会面临与其财务稳定性相关的风险。你可通过以下方式降低这种风险：● 评估希望与之合作的公司的财务稳定性● 制定备份计划，详细说明如果某个供应商在短时间内倒闭，你该怎么办● 定期（每季度或每年）重新评估供应商的财务状况3. 供应链风险 供应链风险是指战略供应商无法满足你的订单要求的可能性。如果发生这种情况，会对企业的运营造成巨大压力，影响客户的交货时间和盈利能力。企业通过增加供应商的多样性来降低供应链风险。对于业务最关键的供应商，最好准备两到三个备用方案。这样，一旦出现短缺，你就可以迅速更换供应商，而无需重新进行采购和审查。还可以寻找能够证明自己有能力扩大订单量的供应商合作。如果一个供应商目前的最大订货量为 5000 件，而你预计一次订购 1000 件，这就为你提供了一个很好的安全网来防止短缺。4. 价格不稳定风险 价格不稳定风险是指外部环境导致你从供应商处购买的商品或服务价格上涨的可能性。降低价格不稳定风险的最佳方法是通过合同锁定价格。不过，并非所有供应商都能做到这一点。具有季节性固态变化的商品供应商如新鲜农产品等，可能不愿意锁定价格，因为他们知道成本增加可能会使协议无利可图。在这种情况下，最好的办法是增加供应商的多样性，为你提供后备选择，并进行国际采购，以减少可能出现的本地供应问题。5. 超支 如果没有足够的预算，企业可能会面临额外费用、供应商关系受损或采购流程完全停止。超支可能导致不需要的产品占用昂贵的仓库空间。最糟糕的是，它可能会迫使你申请紧急贷款来支付基本费用（例如工资）。企业可以利用电子采购解决方案自动开票和采购订单，使预算和实时支出更加透明。6. 欺诈风险 所有企业都会面临虚开发票的风险，尤其是规模较大的公司，它们不太可能质疑收到的每一份付款请求。即使是 Facebook 和谷歌这样的巨头也很容易受到影响，曾有一人利用虚假发票从这两家公司窃取了超过 1.22 亿美元。采购订单流程是防范此类欺诈的最佳保护措施。要求所有发票都必须与采购订单号相匹配，可以建立双重检查程序。你可以追踪合法发票，找到最初提出申请的团队成员。7. 供应商绩效不佳 供应商是重要的业务合作伙伴，应该与你良好合作以促进业务成功。供应商应实现期望、清晰沟通并与你的团队合作。当供应商绩效不佳时，会给业务带来不必要的压力，使你无法满足客户的期望。防范这种风险的最佳方法是，在采购管理平台中创建供应商绩效跟踪仪表板，对供应商进行评级并比较他们在一段时间内的表现。8. 容易出错的手动处理 手动处理会大大放大供应链风险因素，因为手写表单时出错的可能性要大得多。与手动处理相关的采购风险因素包括：● 错误百出的文档● 丢失表格和数据● 延迟批准● 浪费时间纠正错误和追踪文书工作使用8Manage SRM这样的电子采购软件自动化采购流程是明智的做法。这类系统提供实时报告和数据跟踪，以避免企业供应链面临的诸多潜在风险。使用8Manage SRM控制采购风险 风险本身并不是问题，但如果不提前计划来弥补差距和漏洞，事情就可能一发不可收拾。8Manage SRM是做好采购管理所需要的一款工具，使企业一劳永逸地降低采购风险。该软件将企业的所有采购整合到一个事实来源中，你可以统一管理一切，并创建适合的解决方案来满足独特的采购需求。从需求到交付，8Manage SRM对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，将采购中人为干预的程度降低，可有效控制采购风险。

常见采购风险有哪些？如何将其最小化？

采购工作与其他企业运营事务一样，都存在风险。无论是采购、管理供应商，还是处理发票和付款，采购管理过程中都可能出现很多问题。这就是采购风险管理 派上用场的地方。

采购风险管理的重要性 采购风险管理并不是可有可无的，它对于企业利润来说非常必要。企业必须持续监控影响当前和未来采购的风险因素。有采购负责人表示，通过提高透明度，公司可以节省11-20%的成本。采购风险管理是为降低采购风险、解决采购过程中出现的问题以及防止出现更多问题而做出的努力。其本质是使采购流程发挥最佳功能，消除可能出现的阻碍因素。● 简化供应商管理供应商是采购过程中的主要合作伙伴。他们是企业获得业务运营所需物资的直接纽带，并且传达出市场信息以帮助企业调整策略。但管理供应商可能会带来供应质量差、发票欺诈、供应不及时等风险。而采购风险管理使企业能够以更高的标准要求供应商，并轻松识别、惩罚甚至清除违约供应商。● 提高合同管理效率合同是企业与供应商之间关系的灵魂，因其规定了企业将根据哪些条款以现金交换供应品。采购风险管理使企业能够识别与每个供应商的关系中潜在的问题领域，如合同条款、最低订货量、定价和特殊条款。因此，企业可在供应商潜在风险发生之前加以避免。● 可预测的支出模式采购风险管理还需要密切关注历史支出数据，以确定需要为特定项目投入多少预算。常见的采购风险类型 如果你正制定计划来帮助企业更好地预防和预测采购风险，首先需要熟悉企业面临的常见采购风险。1、需求分析不充分买东西前列好清单，听起来很简单吧？但许多企业只是一时冲动进行采购，而不全面考虑自己的需求。这就导致员工在采购预算之外花费大量资金，购买非标准化的用品，以及员工进行没有计划的异常采购。需求分析不充分会造成这样一种情况：在你意识到问题的解决方法并不复杂之前，会浪费大量的时间、金钱和精力来解决采购难题。2、供应链管理不善除了内部运营所需的供应品清单外，你还需要了解所需的每种供应品的成本，及其价格变化的最新信息，以便有效地提前制定计划。例如，如果发现生产过程中所需的某种供应品在节假日期间变得稀缺且价格上涨，就可以用储备现金提前进行囤积，以保持生产运作。但如果无法有效地管理供应链，将永远落后一步，导致供应价格上涨、质量下降、供应周期不可预测等一系列问题，从而可能损害企业业务。3、内部欺诈欺诈会占用预算，并带来巨大的采购风险。无论是供应商试图将假发票冒充真发票，还是员工利用采购资金来满足自己的需求，欺诈行为都会给采购业务带来负担。五个步骤管理采购风险 清楚了解到与采购相关的风险后，如何管理和降低这些风险，以确保采购业务的安全？以下是管理采购风险和提高采购流程效率所需的五个步骤，供你参考：1、风险识别在开始降低风险之前，必须首先确定所面临的风险以及风险的来源。可能是供应商管理、采购流程、发票和付款处理，也可能是采购范围内其他较小的子流程。识别现有风险是管理风险的第一步。2、风险分析确定了采购风险后，下一步就是将其分解为各个组成部分，以了解产生风险的原因、造成风险的因素以及可以采取哪些措施来降低风险。风险分析就是齐心协力了解风险有多大，以及可以采取哪些措施。3、风险优先级采购过程中会出现很多风险，但企业内部资源或带宽可能有限，无法同时处理所有风险。因此，最好的办法是根据这些风险对采购业务的危害程度进行优先级排序。这种风险排序程序使你更容易利用有限的资源引导和管理风险。4、风险缓解对当前面临的所有风险进行排序后，下一步就是开始着手缓解风险。● 可采取哪些改进措施来降低每个因素给运营带来的风险？能否实现部分风险管理自动化？● 如何减少风险因素的暴露？● 需要在哪些方面努力降低风险？风险缓解包括采取措施降低所面临的风险，并限制风险成为全面灾难的可能性。5、风险登记当完成了初步的风险缓解工作后，工作还没有结束。重要的是要对所面临的风险因素进行记录，记录对造成风险的原因的见解，以及未来避免风险的最佳做法。登记风险项目是保存记录的一种方式，让每个人都能注意潜在的风险，并在风险变成危机之前开始解决问题。更好地控制采购风险 风险本身并不是问题，但是如果不未雨绸缪弥补漏洞，小问题就会像滚雪球一样越滚越大，越来越难解决。8Manage SRM采购管理软件工具想企业所想，可帮助企业一劳永逸地降低采购风险。1、自动化繁琐的采购任务：● 供应商管理：大规模分析和细分数据和供应商活动● 合同管理：收集合同并设置重要截止日期或里程碑的提醒● 发票管理：使用会计和采购分析工具简化收据和采购订单等文档● 采购订单：建立和跟踪采购订单● 采购申请：集中申请、批准和跟踪采购申请的活动2、利用电子采购技术对绩效影响最大的数字采购解决方案，是用于分析支出、管理客户关系、自动化采购到付款工作流程以及加速内部协作的解决方案。 8Manage SRM包含以上解决方案，可实现端到端的一站式采购管理，支持企业持续监控和预防风险，即使他们管理数百个供应商、供应商和采购订单。3、发展供应商关系8Manage SRM软件的设计融合了供应商管理的现实理念，同时借鉴了团队多年的实践经验。借助该软件，企业可实现供应商端对端管理、全生命周期管理、全流程跟踪监控、维护供应商信息库、预测供应商风险、统计供应商绩效、分级供应商等，并对供应商进行集中信息化管理。值得一提的是，8Manage SRM具有实时审计跟踪优势，通过将所有采购整合到一个事实来源，可以让企业统一管理所有采购活动，及时发现哪些地方行不通，并创建定制的解决方案，以满足企业独特的采购需求。总的来说，有了 8Manage SRM采购管理软件，合规性、流程和支出的可见性以及供应商管理都得到了提高。