【调研前沿】新形势下基层检察机关档案数字化中存在的问题及对策

摘要：检察机关档案数字化主要是指将检察诉讼档案数字化，通过数字化扫描和在线接收形式，把检察机关各类实体档案信息，利用计算机存储，转化为数字化档案信息。本文结合D县检察院实际情况，通过分析研究、比对提炼档案数字化进程中的影响要素，提出基层检察机关档案数字化高质量发展优化路径。

关键词：档案；档案数字化；检察机关

一、档案数字化包含的内容

检察诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。其中，所有档案都必须严格按照卷宗规则执行，由于性质不同，将其分为从民事到刑事等多种类型。这些档案客观地反映了检察机关的全部活动，这些材料是诉讼程序和最后审判的基础，为法庭提供了信息来源，并为法庭保留了证据。档案数字化是档案信息资源创建的重要组成部分，对检察机关来说，数字档案是最终格式。保护各种数据，建立全文数据库，实现智能管理，利用软件技术和网络技术真正满足安全需求，实现资源共享、存档。

二、新时代检察机关档案数字化中存在的问题

（一）档案数字化外包公司专业性不强

档案数字化外包公司属于新兴产业公司，在业务拓展、资源管理方面缺乏经验，在进行数字化处理的过程中，存在频繁返工现象，公司专业性不强，严重影响到检察机关正常工作计划。

一是数字外包公司聘请人员专业素质不高。外包加工工作人员大多是从本地聘请一些刚毕业的大学生或者待业青年，没有接受过岗前培训，也没有法律或档案背景。二是外包公司的工作人员更换频繁，因为种种因素工作交接不到位，降低了数字化加工的质量和效率。三是外包公司针对员工的法律课程很少，也没参与资格考试，缺乏教育和培训，工作人员的技能水平不够高，不能满足基层检察机关工作的需要。四是是后期维护服务不到位。完成一项档案数字化外包工作并不代表外包工作的彻底完成，检察机关在日后应用中遇到问题，都需要外包公司跟进负责解决。外包公司承担业务、咨询和系统启用以及后续维护服务。档案数字化工作有其特殊性，需要先进的技术和设备来执行。实践中，D县检察院在使用过程遇到问题，应将问题反馈给外包公司来解决，但外包公司往往不能很好、及时的解决。综合考虑这些因素，当前D县检察院聘请的外包公司提供的数字化加工服务不能满足基层检察机关的工作需要。

（二）缺乏档案数字化建设专业人才

优秀、专业的人才队伍建设是提高检察机关档案数字化建设水平的重要渠道。

当前基层检察机关档案数字化建设需要一支稳定的数字化加工队伍。

依据2021年2月3日最高人民检察院第十三届检察委员会第六十一次会议审议通过的《人民检察院诉讼档案管理办法》第九条及第七条：档案部门负责档案的管理工作，业务部门负责本部门诉讼档案的收集、整理与归档移交工作。可以看出：诉讼档案应当由业务部门数字化加工，且诉讼档案在移交时，电子版与纸质版应当一致。但在实践中，业务部门根本没有时间做到将电子档案与纸质档案加工一致的数字化建设需要。诉讼档案以纸质形式呈现，且由于纸质的脆弱性，在反复使用过程中非常容易遭到破坏。D县检察院发现在向业务部门传输档案的过程中，业务部门工作繁忙，在拆解案卷时，或在重新装订时，在档案出库和入库搬运过程中可能会对档案造成破坏，导致诉讼档案原貌受损。

D县检察院在吸引和培养数字化领域的管理人才，没有准确和长远的规划，影响了数字化建设领域高层次人才全面培养的效率。笔者认为，可以通过招聘或者从其他部门引进专业知识水平高、工作能力强的人员进行专业技能培训组建一支稳定的数字化加工队伍。

（三）档案数字化建设中信息存在安全隐患

在档案数字化建设中，数据安全风险主要表现为泄漏和修改的风险。泄露风险是指工作人员利用自有存储设备私自获取信息或利用计算机防火墙漏洞泄露案件材料信息。修改风险包括主观删除、更改案卷信息或在输入信息时无意识地更改信息。

D县检察院与外包公司建立合作关系后，将向外包公司提交档案，外包公司录入员需要对每一份档案进行信息输入以及逐项核对等操作，必然会了解卷宗内容，掌握其中机密。如果外包员工缺乏保密意识，诉讼档案就存在泄密风险。如果工作人员直接带走原始文件，导致信息公开，容易引发安全风险。基层检察机关将数字化档案外包，如果外包公司对员工管理不合格，技术控制不到位，导致访问权限不受制约，很可能导致信息安全问题。

三、新形势下完善基层检察机关档案数字化对策

（一）优选档案数字化外包公司

1.加强外包公司资格审查

外包公司应当是依法登记注册并可以依法承担民事责任的法人，并能够出示营业执照、相关资质和许可证明，外包公司注册资金应超过100万元，员工人数需超过50人，业务范围有“数字化加工服务”。这个规模的公司一般有很强的基础和长远的发展，今后会更加注重自身的工作质量和售后服务，在一定程度上能在各方面提供足够的保障。检察机关在咨询外包公司的资格时，应要求对方提供股权结构、法定代表人身份和实际控制人身份的复印件。还要仔细研究分包商的设备，分析其综合潜力，确定其实力，并在此基础上作出选择。

2.提升外包公司售后服务

除了要对外包公司资格审查外，还要综合考虑外包公司的售后服务质量。项目中、后期提供技术服务有两种方式：项目前期和实施过程的技术服务、项目完成后售后维护服务。服务形式可包括电话服务、现场服务、远程指导等。工程全面验收后，实行三年免费维护和质量保修期。无论是在质量保证期内还是在质量保证期结束后，数字外包公司都有责任为其所实施的项目提供24小时不间断的技术支持服务，以满足各种需要。免费维修期结束后提供的技术支持和维修只按成本价等收取费用。

（二）建立档案数字化的专业团队

1.成立一支稳定的、专业的数字化加工队伍

D县检察院必须通过正规考试，自主招聘档案专业人员，形成一支稳定的、专业的数字档案管理队伍，为确保数字化档案工作稳定、长期发展提供有力支持。当前基层检察机关普遍存在档案工作移交困难、诉讼档案材料不全、档案序列混乱等主要问题，这亟待档案专业人员解决。数字化加工队伍给基层检察院带去的不仅是专业的档案知识、先进的管理理念，更有丰富的档案工作经验。但更重要的是将这些知识转化为实践，积极参与档案数字化工作，引导检察院档案信息化有序发展。通过实际工作，了解诉讼的特点、难点和服务方向，并在此基础上建立科学、高效的诉讼信息系统。该系统便于检察院的有效利用，也便于公众查阅诉讼记录。

2.健全档案数字化人才的培养机制

D县检察院高层要认真考虑本单位数字管理人员数量、知识结构与数字档案建设要求之间的差距，完善数字档案管理人才培养机制。实现数字化，科学规划数字化管理人才培养的近期和远期。

一是拓宽人才培养途径：对，现有专职兼职管理团队进行数字知识、网络平台应用、知识共享等方面的培训，提升单位数字档案建设综合能力；通过专业机构或高校进行社会层面的职业培训或再培训。

二是加强人才的培训方法：针对现有人才缺乏一定法律专业知识、缺乏档案专业和信息技术专业知识和技能的现象，D县检察机关高度重视档案建设和信息技术短板，加强档案管理和信息技术专业的理论知识储备，提高这两个专业在数字档案方面的实践能力，实现“短期单一型人才、长期复合型人才”的效果。

（三）加强档案数字化外包交接安全管理

1.诉讼档案实体交接的安全管理

在档案数字化过程中，某一环节的遗漏会造成纸质档案的损坏。照《纸质档案数字化规范》标准执行，移交档案时应遵守相关要求：（1）由库房管理员和公司指定的专人共同清点档案，填写《档案出入库交接表》。档案交接表，必须用手写签字确认，不得打印、复制、登记借阅档案的详细资料。（2）严禁强行翻扯档案，老化纸质资料严禁徒手直接接触，防止资料损坏。（3）查阅档案时，要保证保管人员和公司指定人员同时在场，防止一人使用。（4）将提供的档案按年代、种类、保质期放置在档案处理场所的周转柜或周转通道内，并粘贴档案相关信息的标签。（5）从档案到工程周转室必须有仓库管理员和公司委派的两人，档案不得单独管理。

2.提升数字化加工设备的技术水平

技术是影响档案数字化外包安全的重要因素，随着大数据时代的到来，需要740技术为档案数字化提供保障。数字外包加工设备文件可用于数据保护，避免文件信息泄露，内部安全可通过加密、扩展访问等技术进行防范。外部安全允许通过防火墙、防病毒等技术拦截病毒。

就计算机、扫描仪等而言，所有不必要的数据输出设备或用于数字文件处理的端口，如光驱接口、红外线接口、USB接口、蓝牙接口应通过专业的技术手段和物理设备关闭，并定期对关闭的设备或端口进行检查是否有使用痕迹；图像存储光盘根据文件类型、年份和保质期存储原始材料图像，不进行密级分类；光盘应确保记录时没有病毒，数据刻录到光盘后，必须密封到光盘中，以后不得添加文件；将数字文件处理网络与其他网络隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

综上所述，新时代基层检察机关档案业务发展速度不断加快，并向专业化及信息化进行发展，而在信息化时代下，诉讼档案管理工作所具有的重要地位更是日益凸显。各基层检察机关应该牢牢抓住机遇，完善档案管理体系，制定好诉讼档案管理数字化建设长期性目标，确保诉讼档案数字化得以真正实现，在提升基层检察机关审判管理质效、实现社会稀缺法律资源共享方面发挥重要作用。

参考文献：

[1]徐冬.“数治”管窥《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].档案与建设.2022.

[2]公维宇.改革开放进程中诉讼档案数字化见证的依法治国新成就[J].法制与社会.2018.

[3]张瑞霄.“智慧检务”背景下基层检察院检察档案开发利用现状分析——以A院为例[J].法制博览.2018.

编辑：康爱国

审核：姚启明

电子档案的管理和利用有哪些难点？

　　电子档案的管理和利用存在以下几个难点：

　　数据安全：电子档案的存储和传输都需要借助网络和计算机等技术手段，因此存在数据泄露、丢失、损坏等安全风险。

　　数据真实性：电子档案的数字化过程可能会引入误差，同时也存在伪造、篡改等风险，因此需要采取相应的技术手段来保证数据的真实性。

　　数据完整性：电子档案的数字化过程可能会导致数据的丢失或损坏，因此需要采取相应的措施来保证数据的完整性。

　　数据可用性：电子档案的数字化过程可能会导致数据格式不兼容或数据损坏等问题，因此需要采取相应的措施来保证数据的可用性。

　　法律法规：电子档案的管理和利用需要遵守相关的法律法规，如档案法、保密法等，需要制定相应的管理制度和规范来保证合法合规。

　　技术更新：随着技术的不断发展，电子档案的管理和利用也需要不断更新和改进，需要投入相应的人力、物力和财力来保证技术的先进性和适用性。

　　针对以上难点，需要采取相应的技术手段和管理措施来保证电子档案的安全、真实、完整、可用和合法合规，同时也需要不断更新和改进技术和管理方法，以适应不断变化的需求和挑战。

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