数电票、电子会计档案等入选2024年影响中国会计行业十大信息技术

近日，由上海国家会计学院主办的2024年影响中国会计行业的十大信息技术调查活动结果发布。

（图片素材来自上海国家会计学院）

“数字化转型”已成为全球社会、科技、经济发展的主线，与组织费用管理相关的发票、单据、档案 等要素，在信息技术+政策的推动和指导下，已经逐步完成数字化转型，面临着巨大的需求市场。

01.数电票时代全面来临

发票服务一站式，更便捷

数电发票是以数据电文（XML一种数据格式）形式存在的发票，与纸质发票具有同等法律效力，数电票去除PDF、OFD等特定版式要求，既可防范发票造假，又方便流转，提高了发票管理的便利性。

1）数电票政策推进：

①数电票推广试点已全国覆盖

2023年，在政府公告、文件描述中，“数电票”一词取代了原来的“全电发票”。全国各省市相继发布全面数字化的电子发票试点公告，目前试点范围已覆盖全国。

②梳理电子发票关键管理要点

2023年3月，国家税务总局、国家档案局、财政部、商务部四部门联合印发了《电子发票全流程电子化管理指南》 ，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档相关管理要点进行了梳理。

③乐企服务的官方指南

对于大型集团，特别是多业态，跨区域的集团，开票量大，企业组织多，手工开票已无法满足日益增长的业务需要。如何实现在线开票呢？

为此，税局提供了乐企服务来满足企业实现自动化开票需要，让企业业务系统和乐企对接，实现自动化开票。

2023年，内蒙古税务局和广东省税务局发布了“关于乐企自用直连服务的规范指引” ，通乐企服务，构建税企直连模式，不仅是支撑企业智慧税务架构和申报数字化的基础服务，而且实现“以数治税”税收监管的体系升级。

④数电票报销归档标准

2023年5月，财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》 的通知，进一步明确了数电票报销归档的保存方式：

数电票XML不打印归档。 仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销、入账、归档，无需纸质保存，电子归档即可。

必须保存XML原件。 如果以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件进行报销、入账、归档的，也需要将数电票含有数字签名的XML格式电子文件进行归档。

2）数电票具备的优势：

开票流转方便： 开票无需使用税控设备，无需票种核定、发票领用、发票验旧、发票快递等环节。

国家统一管理： 全国统一自动赋予每张发票唯一编码（企业无需对空白发票进行管理）、并对根据开票人的信用对开具金额总额度控制（防止乱开虚开发票）。

企业自主管理： 支持标签化对发票功能、状态和用途的具体分类。同时支持企业自定义要素，如合同编号、订单号、发货号、凭证号、利润中心等，此类信息的添加可更好满足企业内部对票.税.财.业的统一管理。

02.电子会计档案

会计档案领域关键政策不断推进

数电票等为代表的“新变量”的出现，加速了会计凭证的数字化。组织面临更多”电子类凭证“的入账归档、电子会计档案管理的新挑战。

1）电子会计档案建设政策推进：

近年来，国家相继发布政策，一步步指引组织电子会计档案管理系统建设：

2015年12月

财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》 ：确定电子会计档案的概念和管理要求，明确会计档案可仅以电子形式归档保存。

2019年4月

国家档案局、财政部、国家税务总局发布《关于开展电子发票电子化报销入账归档试点工作的通知》 ：电子发票无纸化报销、入账、归档首次试点开始，打通了电子会计凭证归档的最后一公里。

2020年3月

财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》 ：明确电子发票等电子会计凭证电子会计凭证可以不打印；电子化归档，效力等同于纸质凭证。

2022年7月

国家档案局发布DA/T94《电子会计档案管理规范》 ：规定电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等要求，强化电子会计档案行业标准。

2023年5月

财会[2023]7号文，九部委联合开展的《电子凭证会计数据标准深化试点》 ，明确了电子凭证从开具到接收、入账、归档全流程均可无纸化处理。这9类电子凭证包括数电票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、增值税电子普通/专用发票、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单/对账单等。

企业接收到数电票后，可以直接对含有数字签名的XML格式的数电票进行解析、入账，然后直接将XML文件推送会计档案系统进行无纸化归档。如果，企业暂时无法对XML数电票进行解析和入账，那仍然可以将数电票像传统电子发票一样打印出来进行报销和入账，但最终也需要将XML数电票文件进行采集和归档。

2024年

财政部对《企业会计信息化工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件基本功能规范》进行了修订，形成了《会计信息化工作规范（征求意见稿）》和《会计软件基本功能和服务规范（征求意见稿）》 。

其中“第三十一条（会计数据归档）”对电子会计档案的建设提出了明确的要求：单位应当按照国家有关电子会计档案管理的规定，建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性，加强电子会计资料归档和电子会计档案管理工作。

2）电子会计档案已成为组织刚需：

组织不同岗位的人员，对会计档案管理有着新的需求，电子会计档案的建设将为组织效率、合规带来新的突破：

• 档案管理人员： 减少机械化重复工作，自动统计；

• 财务人员： 合规移交、调阅关联的所有会计档案；

• 业务人员： 能高效地检索海量的档案，一键借阅；

• 外部审计人员： 数据全面、账目完整且便于审计。

03.业务流程自动化（RPA）

财务自动化，帮助财务人员减负

金税四期背景下，现代税收征管系统更加强大，实现“税费”全数据、全业务、全流程的“云”化打通，金税四期要实现“以数治税”。企业不仅要建设财务合规，更要实现税务合规，对企业纳税申报的效率、合规提出了更高要求。

财务部门的日常工作涵盖纳税申报、资金管理、费用报销、预算管理等，每项工作的业务操作流程都较为复杂，往往时间紧任务重。

现在通过业务流程自动化平台RPA ，帮助组织串联财务流程，广泛应用在各个财务场景中，协助财务人员高效完成工作。

RPA全称为Robotic Process Automation，也被称为“机器人流程自动化”，RPA是一种基于软件自动化技术，通过模拟人并结合AI增强与计算机的交互过程，接管原有业务流程中的人工操作，代替人完成重复性高、业务规则性强的工作。

RPA通过将以下这些技术有效结合起来，实现让用户按需定义，自动完成各种任务，帮助财务人员减轻负担。

1）自动化流程定义

RPA执行什么操作、操作步骤、执行条件、任务时限、执行角色、下一步做什么等，均可进行自定义。

2）高级访问技术

RPA使用了许多高级访问技术，包括屏幕元素识别捕捉、模拟人使用键盘和移动鼠标设备等，来模拟人操作使用各种软件。

3）人工智能

RPA使用人工智能算法来参与到机器人任务的处理过程。比如从各种软件或网站的文本中，自动提取出关键的信息转化成结构化数据，并进行自动分析归类整理。

未来，这些算法技术还可以自动学习和优化任务流程，自适应软件环境和数据的变化。

4）执行策略管理

RPA是根据需求先定好执行策略，来自动调度机器人执行的。策略管理包括策略定义和任务统一调度机制等。

泛微提出了业财票税档一体化解决方案 ，实现数电票从开具、接收、验真、报销、入账、申报、电子化归档全流程闭环管理，实现“票据”“单据”“凭证”“账簿”“报表”等全量会计资料的应归尽归；同时为组织提供了基于RPA的财务纳税申报业务自动化解决方案，为财务人员减负。

数电票方案点击阅读：

齐业成·数电票乐企一体化解决方案

电子会计档案方案点击阅读：

文书定·业务、财务一体化的电子会计档案系统

业务流程自动化方案点击阅读：

千里聆·业务流程自动化平台

电子会计档案形成的业财一体化逻辑、信息系统与智能化应用场景

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（一）业财一体化逻辑

企业电子会计档案形成的业财一体化逻辑、相关信息系统与智能化应用场景如图1所示。对于销售方，业财一体化流程总体上分为合同、订单、物流、开票、收款、入账、纳税和归档等环节；对于采购方，业财一体化流程总体上分为合同、订单、收货、受票、报账、付款、入账、纳税和归档等环节。因采购方的业财一体化流程较为复杂且广受关注，本文聚焦采购方业财一体化流程开展采购方的电子会计档案管理研究。

图1电子会计档案形成的业财一体化逻辑、相关信息系统与智能化应用场景

（二）相关信息系统

对于采购方，合同、订单、收货等业务环节，通过合同管理系统、采购管理系统、库存管理系统等业务经营管理系统来实现；受票环节通过电子邮箱、手机短信、微信卡包、支付宝管家等途径来实现；报账环节的票据采集、报账填单、单据审核等工作通过智能报账系统实现，其中单据审核工作亦可通过财务共享运营管理平台进行任务分配、沟通协调和绩效管理；付款环节通过智能资金管理系统来实现；入账环节的记账凭证、会计账簿、财务会计报表生成通过智能核算系统来实现；纳税环节的发票工作和税务工作通过智能税务管理系统来实现；归档环节的档案归集、档案保管、档案利用和档案鉴定销毁等工作通过电子会计档案系统来实现。

（三）典型智能化应用场景

对于采购方，典型、成熟且当前广受关注的智能化应用场景包括原始票据采集、结构化数据转换、自动填单、自动审核、自动结算、自动核算、批量税务处理和电子化归档等，旨在实现财务报账入账归档的共享化、移动化和智能化。

1.通过广泛连接实现原始票据采集。 原始票据采集需要区分初始格式进行分类处理：对于报账涉及的纸质单据，可通过手机、高拍仪、高扫仪等设备将纸质原件转换成为影像复印件；对于报账涉及的电子文件（包括PDF版式文件、OFD版式文件和其他电子文件），可通过与微信卡包、支付宝管家、邮箱和手机短信等发票生态进行对接，实现电子文件的统一归集；对于报账涉及的结构化数据，可通过系统集成或RPA（机器人流程自动化）等方式，实现结构化数据的有效、高质传递。

2.通过OCR(光学字符识别)实现结构化数据转换。 结构化数据转换针对的是半结构化数据和非结构化数据，需要区分初始格式进行分类处理：对于报账涉及的纸质单据，可通过OCR和机器学习技术以及人工补充确认，实现将影像复印件识别为结构化数据；对于报账涉及的电子文件（包括PDF版式文件、OFD版式文件和其他电子文件），可通过OCR和机器学习技术以及人工补充确认，实现将电子文件识别为结构化数据。有先进企业在该环节采用了定制识别技术，实现对个性票据和规范合同的结构化数据采集。

3.通过数据对接实现报账自动填单。 报账自动填单是指基于标准业务事项以及相关业务和核算附件的结构化数据，在智能报账系统中实现标准报销表单数据的自动填列。自动填列的数据字段越多，填列的方式越灵活，填列的结果越准确，说明报账自动填单的智能化程度越高。有先进企业在该环节采用了机器学习技术，不断提高自动填单的准确率。

4.通过规则嵌入实现报账自动审核。 报账自动审核是指基于票据、业务和资金的结构化数据，借助内嵌的报账审核规则，在智能报账系统中实现票据、合同、支出、收入、记账凭证和会计报表等的自动审核。其中，报账审核规则的梳理最为关键，值得重点关注。

5.通过银企直联实现资金自动结算。 资金自动结算涵盖资金自动支付和资金自动收取两个方面。其中，资金自动支付是指对于涉及资金支付的报销单经审核、复核和审批之后，通过银企直联完成资金自动支付、电子回单自动回传、自动匹配付款记账凭证以及自动对账；资金自动收取是指通过银企直联完成资金自动收取、电子回单自动回传、自动匹配销售记录并生成收款单或人工认领后填制收款单、自动生成收款记账凭证以及自动完成对账。

6.通过模板设置实现报账自动核算。 自动化核算是指基于标准经济业务事项、标准表单、最小核算附件清单、记账凭证模板和稽核规则，借助智能化财务共享平台中的业务事项中心和核算自动化引擎两个模块，实现记账凭证全要素的自动生成、核算附件的全自动归集和报账业务的核算自动化。

7.通过模型设置实现批量税务处理。 批量税务处理主要是指在智能报账过程中，通过内外部系统对接和票税相关RPA使用，自动完成与税相关的票据采集、票据查重、票据查验、票据认证抵扣、税费计算、税费计提，以及后续的自动纳税调整、自动生成纳税申报表、自动纳税申报和自动税费缴纳等税务会计工作。其中，票据认证抵扣、税费计算和税费计提等部分工作可以批量自动完成。

8.通过版式转换实现电子化归档。 电子化归档是指按照预定规则对财务核算及相关系统中的电子会计档案数据进行分类抽取、版式转换封装、电子签名，形成电子会计档案文件，通过档案归档统一接口，保存至电子会计档案系统。无纸化归档由系统后台进行一系列自动化操作：

一是数据抽取。按照预定的会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料等样式，将财务核算及相关系统的归档数据进行分类提取。

二是版式转换封装。将抽取的归档数据封装成PDF格式的版式文件，使得归档数据转换为可被阅读、格式稳定、符合归档要求的电子档案文件。

三是电子签章。对PDF格式的电子档案文件按预设的电子签章样式（如归档章）进行电子签名，使得归档的电子档案文件具有防伪验证属性，满足电子会计档案生成、保管和利用的要求。四是文件归档。通过无缝衔接的档案文件归档接口，自动将归档文件保存在电子会计档案系统，并建立归档文件目录。

来源：电子会计档案管理的政策演变、业务逻辑与实现路径

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