电子发票应用与管理电子发票越来越多！如何有效进行发票管理，发票归档，发票查验？|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

电子发票越来越多！如何有效进行发票管理、发票归档、发票查验？

专票电子化试点

为适应经济社会发展和税收现代化建设需要，税务总局自2015年起推行增值税电子普通发票。继2015年后，为贯彻落实国务院关于加快电子发票推广应用的部署安排，税务总局决定实行增值税专用发票电子化。

专票电子化试点纷纷落地，发票电子化在一定意义上趋于完善，发票电子化的趋势是不可逆的。

尽管如此，还是有很大一部分财务非常抵触电子发票的广泛应用，这是因为纸票向电票过度集中，大部分企业财务缺乏电子发票管理系统，从而导致工作量直线上升。

在不具备线上报销条件的情况下，还需要将电子发票打印成纸质版进行报销。电子发票无法节省印刷成本的同时也增加了繁复的管理流程。

纸质发票弊端

从长远发展角度来看纸质发票存在着非常严重的弊端：

1、无法适应电子商务的发展需求； 2、印制和管理成本居高不下； 3、降低企业工作效率。

不难看出实体化的纸质发票在效率和印刷成本上存在硬伤，电子发票提高了效率，税务局印制、运输和保管发票的费用省下来了，企业也不用设置专门存放纸质文件的会计档案柜。财务可以足不出户领发票、开发票并将发票发送到客户手里。

电子发票管理

说到这有些财务却不认同。他们认为，所谓的提升效率节省成本，跟他们本身关系不大，税局跑两趟，多邮寄两回快递没什么大不了，工作量再大花点时间总能干完，现在电子发票出来，公司没有管理系统，还要合规管理电子发票，怎么储存，数据放哪里都成问题，而且还要打印出来。当初可以直接给纸质发票，现在搞得更麻烦了。

面对电子发票的推出，财务们措手不及，更困扰他们的是不知如何应对电子发票的查重、防伪以及进行原文件归档管理这三个方面。

时代的更迭是不可逆的，我们能做的只有随之改变。借助信息化的电子发票管理系统来应对我们目前所面临的问题。

票总管发票管理系统

借助“票总管”发票管理系统，自动扫描录入发票明细，一键归档，统一管理电发票影像。财务可随时对发票内容进行检索查询，提升财务效率，合规管理电子发票：

①解决电子发票归档保存问题。

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会﹝2020﹞6号）要求，电子发票不但要打印纸质资料，电子凭证也要保存，对于发票接收量大的企业，便于电子发票归档和整理。

电子发票报销批量导入＋归档保存

报销发票查重、验真

②解决电子发票重复报销的问题。

企业报销管控不严格，重复报销入账不但会给公司造成经济损失，还会产生漏税风险，容易造成税款滞纳金和罚款，系统可以自动对发票进行重复检测，并生成发票台账表，防止重复报销。

③ 加强发票风控管理。

电子发票虽然使用便捷，但电子发票自身具有可重复打印，易篡改、易造假的特点，所以电子发票推行后PS伪造发票层出不穷。

系统可以针对电子发票进行批量验真，对接权威查验平台，自动生成国税局官网发票查验凭证，确保发票真实性。

发票电子化是必然的，这个趋势不可阻挡，希望财务小伙伴尽快尽早使用电子发票管理系统，早日出坑，不再被电子发票的烦恼所缠绕。

如何高效管理电子发票：利用票总管发票管理系统优化报销与存档

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），单位在以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据时，必须同时保存对应的电子会计凭证。《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（国家税务总局公告2020年第22号）进一步规定，纳税人以电子发票（包括电子专票和电子普票）进行报销入账归档时，应遵循上述通知的规定。

存档需要保存什么？简而言之，就是保存打印的纸质凭证对应的电子会计凭证原件。目前，电子发票的原件格式主要有两种：PDF格式和OFD格式。

对于存档方式，有以下几类：

已建立电子档案管理系统的单位 ：这些企业通常已采用无纸化报销流程，可以通过企业的电子档案管理系统按照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）进行归集和存档。未建立电子档案管理系统的单位 ：这类企业在处理电子发票报销时，多采用打印报销的方式。按照规定，这些单位需参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）对电子发票原件进行存档管理。常见的做法包括使用Excel台账和自建文件夹存储电子发票原件。

常用存档方式的问题：

整理审核难 ：原件分散在报销人员手中，财务需通过邮箱或微信等方式获取，逐一确认合规后才能归档。查询检索麻烦 ：查找发票时需先通过报销台账查找记录，再逐级打开存档目录进行搜索。文件夹存储不安全 ：电子设备可能损坏，网络环境可能受到病毒侵害，存储的电子档案面临风险。

面对堆积如山的电子发票打印报销件，存档及查重、真伪验证问题无疑让财务人员感到困扰。然而，有了【票总管发票管理系统】的帮助，这些问题将迎刃而解。系统配备发票专用扫描仪，支持批量扫描纸质发票或导入电子发票原件。对于纸质发票，票总管能够对接权威查验平台，自动分类发票，进行审核、查验和查重等合规检测，并生成发票影像，一键归档存储，建立电子发票归档检索数据库。财务人员可以在数据库中根据发票类型、抬头等关键词快速检索所需发票影像。