电子公文系统应用范围智慧校园行政办公-红头文件功能概述|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

智慧校园行政办公-红头文件功能概述

在智慧校园的行政办公系统中，红头文件的管理功能是一项重要的组成部分，它极大地提升了文件处理的效率与规范性。该功能围绕文件的创建、审批、归档等关键环节，进行了全面的数字化改造。

首先，系统内置了多种标准化的红头文件模板，覆盖通知、决定、意见函等多种公文类型，确保每一份文件都遵循统一的格式标准。同时，用户可根据实际需求，灵活定制模板，包括字体样式、大小、颜色布局乃至印章位置，满足个性化需求。

文件生成过程变得极其简便，用户只需输入或导入文本内容，系统就能自动套用选定模板，快速完成排版，大大减少了传统手工排版的繁琐和错误率。并且，系统内置的内容审核机制，能有效筛查文件内容，确保其符合政策法规及学校内部规定。

电子签章技术的运用，是这一功能的一大亮点。它不仅实现了文件的电子签名与印章加盖，保障了文件的法律效力，还通过先进的加密技术，有效防止了文件被非法篡改，增强了文件的安全性。

审批流程的自动化管理，让文件流转更为高效。系统支持用户自定义审批流程，针对不同类型的文件设定不同的审批节点和负责人，确保每一环节的严谨性。在线审批功能的加入，使得负责人可以随时随地查看文件、提出意见或直接批准，显著缩短了文件处理周期。

在文档归档和检索的处理上，智慧校园行政办公系统采取了自动化的策略，对每一份生成的红头文件实施有序的分类存储。这样设计的目的是为了在海量信息中也能迅速锁定目标文件，无论是通过输入关键词、筛选指定日期范围，还是直接引用文件编号，都能在短时间内完成精准查找，大大提升了工作效率。

与此同时，系统严格贯彻了权限控制的原则，确保信息安全无虞。只有被系统认可并赋予相应权限的人员，才能够访问这些文件，进行阅读、编辑或是参与审批流程。这种机制就像是为文件库上了一把智能锁，既保护了敏感信息免遭未经授权的访问，也维护了文件的完整性和权威性。这样一来，既促进了信息的合理流通，又守住了信息安全的底线，体现了管理上的周到与细致。

此外，协同编辑与版本控制功能，使得多用户能同时在线编辑同一份文件，实时同步修改，极大提高了协作效率。系统还会自动保存每个版本的历史记录，便于追溯和比较。

智慧校园行政办公系统中的红头文件功能，通过一系列智能化、流程化的操作，不仅简化了文件处理步骤，还强化了文件管理的规范性和安全性，是现代校园信息化建设的重要体现。

原文链接：智慧校园行政办公-红头文件功能概述-合肥自友科技

AI速成公文，实用不实用？

本文为《半月谈》2023年第20期内容

随着人工智能技术迅猛发展，AI大模型在各垂直领域的应用日趋深入。近期，不少AI软件陆续推出了公文写作板块，或上线“公文版”，提供通知公告等法定公文，以及讲话稿、工作总结等事务性文书的写作生成服务。人工智能开始悄然影响公文写作等日常政务工作，这一现象引起社会关注。

公文速成，“无痛写作”？

进入写作页面，输入标题或计划内容，选择所需文本长度，点击“一键生成”按钮，由AI自动生成初稿……短短十几秒，一篇格式标准、框架完整的通知便“炮制”而出。

这是南京一家人工智能科技公司今年4月推出的“AI公文写作工具”呈现的效果。公司官方称，该款工具预计可为工作报告、个人总结等事务文书的撰写节省70%时间，此外，还提供各类公文模板3万余条，供用户浏览下载。

半月谈记者采访发现，眼下不少AI写作软件相继推出“公文版”，或内置相应板块功能。相较此前公文写作辅助软件主打素材金句、排版校对、模板搜索等功能，AI写作软件宣称可以自动生成公文，“无痛写作”模式吸引不少用户。

供职于江西某事业单位的周华（化名）在撰写通知公告、工作总结时尝试使用过上述AI写作软件。在他看来，相关功能操作便捷，减轻了处理文字材料的重复性劳动，很适合撰写初稿。进入知乎、小红书等互联网平台，传授如何用AI软件速成公文材料的经验帖不少。不少网友称：“再也不用怕催材料了”“行政人的救星”“准点下班不是梦”。

半月谈记者调研过程中发现，一些AI写作软件上线不过数十天，就能收获几十万用户。马雁飞是一款公文写作软件开发企业创始人，他告诉半月谈记者，该公司产品面向党政干部、国企员工、中小学教师等有大量公文写作需求的人群。“AI模型基于大量公文语料训练，这既可以帮助经验、能力不足导致写材料困难的在职人员，也可以为有大量材料写作需求的人提高工作效率。”

是固化，还是变化？

AI写作软件效果好不好？半月谈记者找来多位有公文写作经验的地方干部，在阅读多篇示例文章后，受访者普遍表示，AI写作优点在于条理清晰、主题明确，但内容失之笼统，语言相对僵硬，不贴合实际工作。

“在目前体制内公文工作中，AI写作可应用的范围有限。”就职于广东某市级部门的一名公务员评价说，目前市面上的AI写作公文对于地方的基本情况了解不全面、不准确，更不懂当地的新政策、新提法。“AI生成文章放之四海而皆准，缺乏吸睛点，难以满足领导要求的吸引力。”

撰写政务材料，往往需要大量理论知识和实践案例支撑。“一些AI生成的公文看上去框架齐全，其实空无一物，没有实际内容。”上海一位基层干部表达了对AI公文写作的担忧，她认为尽管技术进步有助于提升工作效率，但也可能导致公文的“模板化”“八股化”，不利于改善文风，更有可能成为下级应付上级材料要求的形式主义工具。

一些软件开发者则有不同看法。他们认为，相比一步到位，AI写作软件定位更像工作秘书，通过与人的交互，帮助工作者发散思维、组织语言、优化结构，是技术与人共同完成公文写作。

“AI的作用与其说是固化，不如说带来更多变化。”马雁飞认为，AI技术帮助工作者从繁杂重复的基础性写作中解脱出来，从而有更多时间在材料中发挥创造性，能够更好平衡效率和质量。AI技术也可以通过自主学习，及时补充一些时政新闻、行业知识，不断丰富语料数据库，与既有模型形成互动。生成内容不贴合实际的问题，将逐步得到解决。

找到“电子笔杆”的着力点

“有时候为了应付检查，一篇材料可能要整理出十几个不同的版本。”部分受访干部表示，在实际工作中，部分公文材料重复且繁琐，可以向AI写作寻求帮助。“相对于文学类的写作，公文写作套路化、模板化是其特点。”北京大学中文系教授漆永祥说，公文自身发展经历了由随意到套路化的过程，格式的目的是限定公文形式与内容，让审阅者一目了然。

随着大模型写作在公文领域的深入，一些产品称其在法定性、事务性、规范性公文内容创作上的准确性、逻辑性、流畅性逐渐“接近专业人士水平”。但受访干部表示，出于材料保密和工作规范考虑，使用AI进行公文写作的场景还十分有限，“一般只会在罗列提纲等部分场景下寻求AI的帮助”。一位央企总部公关部职员表示，愿意尝试AI公文写作，但因保密等原因AI尚不便提取本单位语料库，提高效率程度有限。

半月谈记者了解到，目前市面上一些软件开始拓展政企业务，尝试与政府部门合作，将技术融入内部系统，提升写作效率。对于一些工具性、客观性较强的内容，一些政务部门也乐意采用新的技术手段。如深圳一区公安局应用AI写作，通过智能语义抽取警综系统的结构化信息，基于模板生成信息快报，有效提升警务内部信息传达效率。

漆永祥认为，对于政务系统内一些简单直接的信息传递，如会议通知等，可以交给AI写作去完成，但人工智能的加入并不意味着公文写作能力不再重要。“公文写作需要较强的分寸感和对象意识，这恰恰是AI写作力有不逮的。当AI承担更多基础性工作时，高超的写作能力和其背后的思考能力将更为稀缺。”

半月谈记者：熊嘉艺胡梦雪

来源：半月谈