电子印章应用存在的问题企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些

随着社会的发展和科技的进步，公司印章的种类形式更多样、用途更广泛，同时由于印章具有的公信力、证明力、约束力，公司印章使用过程中法律风险防范的责任更加重大，企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些?

一、企业在印章管理方面存在的问题

1. 印章刻制与使用风险 ：企业有时会选择不在公安部门指定的单位刻制公章，也不在公安机关备案，而是随便找一家单位刻制，刻完即用。这种做法为未来的印章使用埋下了隐患。此外，有些企业没有明确的印章使用规章制度，使用印章未经过严格审批，甚至在空白介绍信或空白纸张上随意用印，这些都增加了印章被滥用或盗用的风险。

2. 印章保管不善： 企业如果没有设立专人保管印章，或者保管制度不健全，印章丢失或被盗后不及时报告和报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，这些都可能给企业带来潜在的用印风险。

3. 印章使用流程不规范： 一些企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间一长容易丢失，无法追溯。这种不规范的流程可能导致印章使用混乱，新旧章界定不清晰，影响印章的使用监督。

4. 印章管理人员职责不明确： 若印章管理人员的职责不清晰，未受到有效监管，容易形成管理漏洞，甚至可能引发法律责任。

5. 技术手段落后： 一些企业仍采用传统的公章管理方式，如纸质申请、人工审批等，这种方式不仅效率低下，而且容易出错。随着科技的发展，数字化、智能化的公章管理系统逐渐兴起，但一些企业由于种种原因未能及时引入和应用这些先进技术。

二、公司印章的保管方面需要采取的措施

1. 建立专人保管制度： 明确指定专门的印章保管人员，确保其具备高度的责任心和专业素质。对于小型企业，可以考虑由法定代表人或主要股东亲自保管；对于大中型企业，则应设立专门的行政岗位来负责印章的保管工作。同时，应避免业务人员自行保管印章，以加强监督和控制。

2. 设立印章使用登记制度： 建立统一的印章使用台账和用印申请表，明确审批的层级和流程。每次使用印章时，必须填写用印登记表，并经过相关领导的审批。这样可以确保印章使用的可追溯性，方便日后查证。

3. 加强印章保管的安全性： 印章应存放在安全的地方，如保险柜或专门的印章保管室。同时，保管人员应定期对印章进行检查和盘点，确保其完好无损。对于发现印章遗失或损坏的情况，应立即向公司报告并采取相应措施。

4. 严格限制印章带出企业： 一般情况下，禁止将印章带出企业使用。如因特殊需要，必须经领导批准并登记，且应有可信任的人陪同确保安全。在外出使用过程中，要时刻关注印章的安全状况，防止遗失或被盗。

5. 强化岗位意识和培训： 加强印章保管人员的岗位意识，使其充分认识到印章的重要性以及自身职责的严肃性。同时，定期对保管人员进行培训，提高其专业技能和应对突发情况的能力。

6. 引入技术手段辅助管理： 随着科技的发展，可以考虑引入数字化、智能化的公章管理系统，如电子印章、智能保管柜等。这些技术手段可以提高印章管理的效率和安全性，降低人为操作的风险。

爱国小男孩智慧云章针对传统公章使用管理模式存在的安全隐患，瞄准企事业单位用章管理风险的痛点，通过物联网、云平台等数字化方式，实现用章过程可防控、可监管、可查询、可追溯，解决印章监管难题，降低印章管理风险，提升用章安全与用章效率。

云章采用云平台、客户端( 手机APP和WEB)智能终端三位融合的交互方式，用章记录可随时查看溯源，防范用印风险，解放印章管理者的工作压力。

云章支持市场95%实体印章的无损嵌入，铜章、橡皮章、光敏章、回墨章等都可适用，不破坏原有印章，把原有企业印章放进去，实现用印智慧管控。

有了电子印章，99%的印章问题都能解决

印章管理问题已经成为企业的困扰之一，每年因为印章管理问题出现的纠纷就多达上千起。细细发现印章管理问题不外乎这几种：

私盖印章，代签冒签

私刻萝卜章，伪造印章

印章丢失，印章被抢

隐瞒印章使用情况，用印不透明

印章管理员监管不当，滥用职权

……

实体印章管理问题为什么总是难防？究其原因印章制度难落实，难执行，有漏洞可钻。同时作为印章管理员权限缺乏监督，用印操作缺乏审批把控，人为干预因素多，过程没有记录，再加上实体印章本身就容易伪造且真假难辨，同时用印人的身份也难识别，存在有机可趁。

签盾电子印章提供电子化印章统一管控，包括申请、授权、查询、变更、使用、销毁等。构建流程化印章管理体系，不仅能监控印章状态，操作记录，而且授权用印，确保印章管理和使用权限分离，帮您健全用章管理制度。

实体印章管理使用不规范，私盖、代签冒签

大多中小企业的印章管理没有一套标准的执行规范，导致内部印章管理和使用混乱，出现领导或者员工私自盖章，并且利用职务之便冒用身份盖章等风险。据实际法院判例来看，出现上述行为风险的，多数都是公司承担损失。

签盾电子印章将印章由人为管理变成系统/平台管理，将用印权限、用印审批统一线上管理，使得用印需授权，用印流程有记录，可追溯，可监管，有效避免了私盖，代签冒签风险。

私刻萝卜章，伪造印章，合同事件频发

实体印章本身容易被伪造，造假成本低，且假章很难肉眼识别，因此就有人拿着私刻的萝卜章，伪造假合同进行欺诈，如早前的比亚迪李娟案，腾讯老干妈事件、京东承兴案等，给企业造成经济及名誉上的损失。

签盾电子印章申请需要进行身份认证，审查身份真实性，并由国家权威CA机构颁发数字证书，将印章与用户身份信息绑定，确保印章唯一且不可抵赖，同时用印过程可监管，可查可追溯。电子印章随时能验签，杜绝萝卜章。

人工管理混乱，用印过程难监管

大多企业的印章要么由老板自己管理，要么由专人进行看管，一个人管理诸多印章难免出现混乱，导致印章丢失、被抢甚至盗用。一旦管理人员自身滥用职权，也容易出现私用的风险。而且往往用印过程是没有记录的，不透明且难追溯。

签盾电子印章能够管理企业大部分的印章，如公章、合同章、财务章、发票章等，企业决定印章管理员进行统一进行管控，包括申请、授权、查询、变更、使用、销毁等。当员工需要用章时，管理员可以授权给已实名认证的员工，有了印章使用权限，员工才可以使用盖章，同时用印过程有记录，随时可以查看用印人、用印时间以及用印文件信息。包括管理员用章的情况，并且整个签约过程上链存证，保全证据链，一旦发生纠纷，可进行追溯。

签盾拥有“电子合同签约平台、电子合同签约管理系统、开放平台及UKey电子章等”电子印章产品应用，覆盖企业日常业务中可能遇到的各类用印、签名需求。构建统一印章管理流程规范，确保用印合规安全，有效解决上述实体印章管理问题。