智慧法院电子档案应用【智慧法院】一键归档——来自“技术+制度”的智慧|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

【智慧法院】一键归档——来自“技术+制度”的智慧

以前

电子档案的制作

主要是历史档案数字化

把已经归档在库的纸质卷宗

从库房调出

拆开、扫描、打孔装订、封装

然后再重新入库

花费大量的人力、物力、财力

现在

泉州中院“一键归档”

充分利用随案同步生成的电子卷宗

进行整理归档

大大减少了二次扫描工序

降低了人力、物力、财力等成本

节约了司法资源

应用成果 //

自开展“一键归档” 工作以来，泉州中院仅靠4 名工作人员，就完成电子卷宗归档4082 件8756 册。据技术后台统计，截至今年四月底，全市法院共计完成电子卷宗归档54296 件77669 册。

No.1

技术的智慧

1.系统一键自动归目

系统配备电子卷宗存放模块和档案整理卷模块，全选要归档入卷的电子卷宗材料，点击“添加”，系统即自动识别电子卷宗材料和电子目录，将材料匹配进对应的电子目录。

2.多功能扫描

电子卷宗主要由两种形式生成，一是纸质卷宗电子化，二是系统内生成电子材料。

纸质卷宗电子化多功能扫描

系统内批量生成电子材料

3.智能编目

电子卷宗编目以自动编目为主，手工编目为辅，技术与人工相结合，提高效率，保证质量。

No.2

制度的智慧

泉州中院充分利用随案同步生成的电子卷宗，将其整理转为电子档案归档入库。电子文档中心对卷宗材料进行从接收、形成、编目、流转、存储到最后归档的全生命周期管理和流水线集约化加工。

1.电子卷宗随案同步生成

// 立案阶段

协同诉讼服务中心将该阶段材料在立案后第一时间移交电子文档中心扫描。

/ / 诉讼过程

设立全院统一收转关口，当事人或代理人所有邮寄、现场递交的诉讼过程材料，先扫描后流转。

设立庭审材料移交扫描管理岗，每天提醒和督促移交扫描庭审过程产生的笔录、证据等材料。

协同跨域服务中心接收扫描跨域提交的材料，协同送达中心接收扫描送达凭证。

/ / 结案阶段

法官上传文书在线申请签章，电子盖章后即形成电子裁判文书。

电子文档中心的文印岗将部分纸质结案材料副本在做好保密工作前提下，同步移交电子文档中心扫描岗。

2.集约化规范编目

泉州中院采用“跨域+电子编目”将全市12家法院的电子卷宗汇集到中院，统一规范、编目。

3.集约化制作档案

泉州中院组建档案制作组，在规范化电子卷宗随案同步生成后，先整理电子卷宗。在书记员工作的基础上再加工，对照纸质卷宗进行细致核对，保证纸质卷宗与电子卷宗一致。

4.小技巧：核对是否已扫描

电子文档中心扫描组给扫描过的材料做标记，一来避免重复扫描，二来减少核对的时间和精力。小小技巧，大大提速。

泉州中院将不断探索新技术新方法，继续完善制度，优化流程，进一步提高电子归档效率、保证电子档案质量。欢迎各位提出宝贵意见、互相交流学习。

供稿：电子文档中心

撰稿：李宪

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智慧法院篇创新方案之“卷宗材料智能管理系统解决方案”

为深化政法智能化建设，加强“智慧治理”“智慧法院”“智慧检务”“智慧警务”“智慧司法”等信息平台建设，深入实施大数据战略，实现科技创新成果同政法工作深度融合。法治日报社已连续举办了五届“政法智能化建设技术装备及成果展”。

作为配套活动，法治日报社今年继续举办了“2021 政法智能化建设创新案例及论文征集活动”，评选出了一批值得借鉴和推广的创新案例、创新方案和创新产品 ，并评选出了一批对促进我国政法智能化建设提出了很好的意见与建议的一、二、三等奖及优秀奖论文。

为了让更多政法机关了解和选用最新的创新案例、解决方案、创新产品和技术，推广这些获奖论文中的新观点新经验，法治日报社编辑整理并出版了《2021 政法智能化建设创新案例及获奖论文汇编》 。

该书分为智慧治理篇、智慧法院篇、智慧司法篇、智慧警务篇、智慧检务篇 五个篇章，为政法信息化、智能化建设提供及时、准确、实用的资讯信息与经验观点。

应广大读者要求，我们特开辟专栏，分别对这些创新案例、创新方案、创新产品及获奖论文一一进行展示，敬请关注！

本期推出的是《智慧法院篇 | 创新方案之“卷宗材料智能管理系统解决方案”》

卷宗材料智能管理系统解决方案

南京铉盈网络科技有限公司

一、建设背景

电子卷宗随案同步生成和深度应用工作对于推进智慧法院建设具有基础性、决定性和全局性的意义。2018 年 6 月 6 日，最高人民法院办公厅印发的了《关于在部分法院开展电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式试点的通知》法（办）明传（2018）34 号文件，根据最高人民法院《关于贯彻落实<最高人民法院司法改革领导小组 2018 年工作要点>的分工方案》（法办[2018]36 号）中第66 条的要求，选取部分法院为试点，逐步推动实行“电子档案为主、纸质档案为辅”的案件办理模式，最终实现数字化、无纸化办案；2019 年 4 月 26 日，国务院发布《关于在线政务服务的若干规定》，明确了电子签名、电子印章、电子证照、电子档案的法律效力，规定的发布为构建全流程无纸化办公办案新模式奠定了基础。推行数字化、无纸化办案，就需要解决诉讼过程中纸质材料集中保管的问题，有效构建起全方位、数字化、无纸化的纸质文档智能管理体系。

二、建设需求

在人民法院日常业务办理中，作为最原始也是最终档案的纸质卷宗材料，现有的采集、唯一性保证、流传、存储、管理及追溯方式还过分依赖于人工机械管理与维护，海量的纸质卷宗材料增加人工维护、管理难度的同时还制约了办案效率的进一步提高，这与最高院提出的“人民法院信息化3.0 版”指示精神不相符合。这迫切需要我们建设纸质文档智能管理云平台，规范管理，统一接口，打通纸质卷宗材料与电子文档之间的物理隔阂，在电子卷宗随案同步生成和深度应用的同时，形成线上线下的双重卷宗管理和应用模式。

通过建设中间管理自动化库房软硬件系统，实时对接法院业务系统，明确纸质诉讼材料管理信息化的流程及意义，解决现有案多人少、电子卷宗随案同步生成和深度应用，海量纸质卷宗、复杂的人工化管理与“智慧法院”建设、大数据信息化平台融合之间的矛盾。

三、建设内容

（一）系统介绍

智能材料管理系统以材料安全流转、便于查阅存放为目的，以档案盒为载体，辅以全套的智能操作台、无线控制设备、防盗系统、智能档案柜等组成，脱离了传统的云柜硬件框架束缚，大大提高了空间利用率。通过配置软件系统，可支持多环境部署。

主要应用于法院内部，为法官提供纸质卷宗材料临时存储，打通了纸质档案与电子文件之间的物理隔阂。统一管理人员进行登录验证后可进行操作，材料存储安全性高；实时数据记录留痕、可追溯。智能材料管理系统的启用促进了法院案件材料流转的安全、便捷化管理。痕迹化管理、数据分析等功能将对在审案件材料进行有效的管理，保证案件材料存储的安全性与可追溯性，很大程度上提高了法院的信息化管理手段，有助于法院案件材料管理的安全性。通过智能材料管理系统纸质卷宗入库、卷宗补充、借阅、归还、归档操作，在无人借阅的情况下，纸质卷宗都存放在能材料管理系统中，管理者可以随时通过智能操作台查找纸质卷宗库位情况，并可进行纸质卷宗的借阅和归还。

（产品以实物为准）

（二）系统架构

智能材料管理系统以档案盒为案件存放载体，辅以全套的系统操作台设备、智能档案柜设备、无线控制设备、安全防盗设备，并通过后台服务器与各设备之间进行联动，并可联动监控设备，为数据分析提供数据支撑。

通过管理平台对系统进行各类信息的统计分析管理，并通过接口服务与数据中心以及管理平台之间联动。设备终端支持存件、归档、借阅、归还、补充、移送、接收等业务功能操作，并在保障网络安全的情况下与管理平台、数据中心进行数据的交互传输。

（三）系统设计

用户在存取件操作时，只需要对存取案件进行选择操作后对档案盒进行识读，短短两步即可完成存取件操作。

用户在查找案件存放材料时，可通过空间定位技术与无线传输技术，精准定位档案盒存放区域位置。

根据用户需要可对档案盒是否可存多起案件材料进行设置，并在存件时可智能分配案件存放档案盒。

智能材料管理系统可搭配材料流转盒，用于院内院外的材料流转过程，在需要案件材料拿出档案室时，可将存放案件材料的档案盒同步替换成流转盒进行流转。

智能材料管理系统可搭配数据分析可视化大屏，智能化分析院内案件材料全程流转情况，为法院信息化建设提供支撑。

智能材料管理系统支持一键自动化进行部署，并可按需求进行各终端设备的随意扩充。

（四）系统功能

当事人提交案件材料至立案庭后，立案庭完成材料的审核并移送至材料扫描中心形成电子卷宗，纸质卷宗即可存入智能材料管理系统中。

1.存件

可通过扫描材料收转二维码或输入案号查找相关案件信息，存入档案盒，放入档案柜中。同时可支持批量存件操作，提高工作效率。

2.用件

1）借阅

法官或法官助理、书记员登录系统后，可获取法官名下已存入的案件列表，点击选择案件后即可通过空间定位技术查找档案盒，同时可替换成流转盒以满足带出档案室后材料安全存储需求。

2）归还

法官或法官助理、书记员登录系统后，可获取法官名下已借阅的案件列表，点击选择案件后即可识读档案盒，同时可支持流转盒替换成档案盒以存入档案柜。

3.归档

法官或法官助理、书记员登录系统后，可获取法官名下已存入的案件列表，点击选择案件后即可通过空间定位技术查找档案盒，同时可支持批量选择案件后统一拿出档案盒进行批量的归档。

（五）系统流程

1.登录方式

登录方式包括：人脸识别登录、账号密码登录、IC 卡登录多种登录方式，确保材料存储安全性。

2.操作员模块

首页突出显示四个主要使用人员的登录：当事人登录、法官登录、律师登录、管理员登录。并展示相关法院名称、设备名称、当前时间以及版本信息等。操作人可根据身份进行选择登录。

3.存件

工作人员登录系统后通过输入案号/扫描二维码获取案件信息，可设置材料信息（材料类型、页数），并使用扫描枪识读档案盒操作，将材料放入盒内进行绑定。放入材料后可设置档案盒备注信息。

4.归档

申请人员登录系统后快速查找、选择需要归档的案件并唤醒对应的档案盒，并使用扫描枪对档案盒进行识读。

可批量拿取所需归档档案盒，在操作台统一进行批量归档。

5.借阅

工作人员登录系统后快速查找、选择借阅案件，并唤醒对应的档案盒，并使用扫描枪对档案盒进行识读，替换为流转盒，同时档案盒解除与原有案件绑定。

6.归还

工作人员移交借阅后的流转盒给操作员，操作员登录系统后，使用扫描枪对流转盒进行识读，替换为档案盒，存入档案柜中。

7.补充

工作人员登录系统后快速查找、选择案件，系统自动判定案件是否已存入，并唤醒之前存放的档案盒，或新增档案盒进行补充，使用扫描枪对档案盒进行识读，同时将补充材料存放至档案盒中，并放入档案柜。

8.文件移送

工作人员登录系统后快速查找、选择案件并唤醒对应的档案盒，并使用扫描枪对档案盒进行识读，替换为流转盒，同时档案盒解除与原有案件绑定，进行文件移送。工作人员移交移送归还的流转盒，操作员登录系统后，使用扫描枪对流转盒进行识读，并替换为档案盒，存放至档案柜中。

9.数据可视化

通过数据可视化大屏，可实时展示智能材料收转盒使用数据情况，方便法院工作人员对收转盒进行管理。同时数据可视化大屏可展示不同维度下的法官、部门借阅卷宗统计，有利于法院实时管控纸质卷宗借阅情况。

10.后台管理系统

1）人员信息管理

法院工作人员可通过人员信息管理功能，管理本法院人员信息与部门信息。

2）材料流转信息管理

法院工作人员可通过材料流转信息管理功能实现案件流转记录管理、借阅超时未还管理、操作台操作记录管理等功能。

3）数据分析管理

法院工作人员可通过数据分析管理功能实现按不同时间维度进行档案盒操作数据的分析管理。

4）上下级流转信息管理

法院工作人员可通过上下级流转信息管理功能实现文件移送全过程流转记录追踪查看。

5)法院配置信息管理法院工作人员可通过法院配置信息管理功能管理智能材料管理系统相关配置包括基础模块配置、材料配置、案号配置。

6)设备信息管理法院工作人员可通过设备信息管理功能管理档案盒使用情况与管理员账号设置。

（六）系统界面

1.设备界面

2、数据可视化界面

（七）系统规划

1.硬件规划

硬件建设拟设清单如下，具体建设按照相应库房面积、案件数量可适时调整。

2.软件规划

1）智能档案盒流转管理功能模块：

法院人员信息管理：管理法院人员信息

材料流转管理：管理法院材料流转信息与流转状态查询

数据分析：数据分析统计档案盒使用情况

法院配置信息管理：配置法院智能材料管理系统配置项

设备配置信息管理：配置智能材料管理系统登录账号与档案盒信息

2）智能档案柜管理模块：

区域指示：智能档案柜可指示区域位置信息，便于用户管理区域内卷宗材料

空间指示：智能档案柜可指示案件存放档案盒的空间位置信息，便于用户查找方便与使用便捷

可视化指示：智能档案柜可使用数据可视化来进行当前区域内档案盒使用情况统计与告警管理，便于用户统一管理区域内卷宗材料

数量指示：智能档案柜在用户进行取件、唤醒等操作时，可指示需要拿取的档案盒数量信息，便于用户的使用与查找

随存随取：智能档案柜利用空间定位技术与高频标签技术可实现档案管理中随存随取、便于查找，实现了使用过程中的方便快捷。

3）智能前端交互模块

卷宗入库：通过材料收转二维码/案号查询案件进行存件，支持批量存件

卷宗归档：选择案件进行归档，可支持批量归档

卷宗借阅：选择案件进行借阅，支持现场/非现场借阅

卷宗补充：通过材料收转二维码/案号查询案件进行存件

卷宗归还：选择案件进行归还

电量管理：管理档案盒电量情况

档案盒激活：激活后档案盒可使用

档案盒注销：注销档案盒后档案盒变为未激活

档案盒解绑：解绑档案盒已绑定案件"

（八）系统优势

1.按需集成、管理规范配套智能化软硬件集成终端产品及系统，按需组合，按需扩容，通过物联互通方式，实现了纸质卷宗文档的集中、规范管理。

2.安全管控、全程留痕作为电子卷宗随案同步生成系统配套设施及系统，集材料扫描、存件、借阅、归还、归档等功能为一体，通过统一的身份认证，实现所有操作全程留痕，确保了诉讼材料的安全、规范管理。防范错取、误取，从而提高纸质卷宗在归档前集中保管的安全性。

3.一盒多案、智能查找根据用户需要可对档案盒是否可存多起案件材料进行设置，并在存件时可智能分配案件存放档案盒。用户在查找案件存放材料时，可通过空间定位技术与无线传输技术，精准定位档案盒存放区域位置。

4.数据可视、智能交互系统可搭配数据分析可视化大屏，智能化分析院内案件材料全程流转情况，为法院信息化建设提供支撑。

（九）系统技术标准

1.硬件遵循标准

1）可靠性为降低软硬件的故障，提高系统高可靠性和平均无故障维修周期，同时结合可维修性和安全性进行设计，所有硬件设备采用较高可靠性的构造。

2）可维修性为使本系统达到最佳可使用性，减少维修次数和维修时间，提高后期运维服务质量，硬件（包括机械传动部件）遵循可维修性设计原则，使硬件能够达到方便性、互换性、模块化和可修复性标准。

3）可测试性遵循快速判断系统故障和位置的原因，减少维修次数、时间和费用。采用的测试手段易于掌握、测试工具通用性强，同时系统设置了运维模块，便于远程检测、判断和简单维护。

4）可扩展性满足长期使用需求，本系统遵循具有良好可扩展性的硬件设备。

5）硬件设备遵循防浪涌、防雷击的设计。

2.软件遵循标准

四、效果图例

通过 5G 技术的引入，实现法院庭审案件的线上直播，帮助各类参与人员不受空间限制，随时随地线上同步接入，也方便了想要参与庭审旁听又不在庭审现场的广大市民群众，节省当事人、证人、鉴定人等往来法院产生的时间成本和资金成本，节省法官接待诉讼参与人的接待时间成本，延伸法院庭审服务的边界到当事人家中、律所内、企事业单位内、社区内。