电子合同hr场景应用电子合同八大常见应用场景：如何为企业数字赋能，让业务更高效？|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

电子合同八大常见应用场景：如何为企业数字赋能，让业务更高效？

来源：爱签电子合同

一、采购领域的电子合同应用

场景描述：适用于企业采购过程中的合同、采购单等文件的签署。

签署方式：企业间通过移动端、电脑端完成电子合同的签署。传统制造型企业常需大量采购原材料，每月可能与数百家供应商签订合同，纸质合同导致成本高、效率低。电子合同平台能录入供应商信息，实现电子合同的直接签署。

优势概述：电子合同系统不仅提升了合同签署的效率，还显著增强了合同管理质量。

爱签价值：避免无效沟通，申请流程标准化，透明化，员工可随时了解审批进度并推动合同盖章完成。采用身份认证与区块链存证技术，全证据链数据保全，确保纠纷发生时，能够提供相应的司法保障。平台构建物流配送、支付管理、客服管理等全面服务，推进平台一站式服务

二、物流行业的电子合同实践

场景描述：适用于有物流运输需求的企业，包括物流运输合同、物流订单、交接单等文件的签署。

签署方式：实现发货方、承运方、收货方之间的流程化电子签署。物流订单涉及多方，纸质合同签署时间长、效率低。电子合同系统接入业务流程后，三方可高效签署合同。

优势概述：签署程序在流程驱动下有序完成，签署状态自动更新，实现全程电子化管理。

爱签价值：将物流签收、管理环节电子化，无需等待与核对纸质协议，通过短信、小程序等方式快速实现合同签订，业务数据实时集成，提高运输效率。确保运输每个环节中对象身份的真实性，并保留与追溯所有的交接信息，并能形成长期、有效、不可篡改的数据档案，可随时调阅。根据签约进度，可实时掌握流转过程，同步至物流平台，用户可在线查看物流位置，提升用户体验度

三、招标过程中的电子合同应用

场景描述：适用于企业对外招标过程中的招标、中标公告的审核签署。

签署方式：企业单方面通过电子合同平台完成内容审核、盖章、发布一体化的签署流程。

优势概述：电子合同平台串联业务过程，实现审核、签署、发布一步到位，提高审核效率，减少不确定性。

爱签价值：打通内外部采购信息流转一体化，提升招投标流程连贯性。竞标信息一次性发布，供应商接收及时高效，确保公平性，报价信息统一收集、加密传输与存储，提升竞标流程规范，支持招投标文件移动化填报签署，缩短项目竞标整体周期。

四、租赁业务的电子合同实践

场景描述：适用于房屋、汽车、设备、厂房等租赁业务中的租赁合同签署。

签署方式：通过电子设备实现企业与个人或企业间的电子合同签署。纸质租赁合同存在邮寄延误、用章问题等，电子合同系统接入租赁环节后，实现高效签署和信息共享。

优势概述：电子合同系统具备身份智能识别功能，提升签署安全性，并实现租赁过程的电子化和信息共享。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，极大提高案场工作效率，加快租赁速度。利用区块链技术实时存证，如出现履约风险，在线立案，出具存证，减少法律纠纷。

五、人事管理中的电子合同应用

场景描述：适用于人事合同、通知、在职/离职/收入证明等文件的签署。

签署方式：企业可通过电子合同平台与员工签署合同或开具证明。人事岗位工作繁忙，电子合同平台可实现员工信息登记、签约、开具证明等一体化服务。

优势概述：电子合同平台打通人事管理体系，方便合同发起、存管，提供自动提醒功能，简化人事工作。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，提高招聘的完成率。可将常用的HR文档模板化，每次签约时候使用预建模板，可快速更新和发送文档以供签名。采用身份认证与区块链存证技术，保证劳务合同与内部协议的真实有效性。

六、工程领域的电子合同实践

场景描述：适用于工程施工、咨询类项目中的服务单、验收单等文件的签署。

签署方式：企业间或企业与个人间通过电子方式签署相关文件。纸质记录易丢失、易被篡改，签字过程繁琐。电子化管理可实现电子日志记录、线上签字盖章等。

优势概述：电子合同系统方便单据生成、精准记录，支持异地快速签字。

爱签价值：采购、施工、交付等环节合同流转、验收速度提高，加快项目管理进度。每一轮签署环节均有意愿认证签署，合作上下游无法抵赖，确保责任归属

七、销售过程中的电子合同应用

场景描述：适用于产品销售过程中的合同签署。

签署方式：企业间通过电子合同系统完成合同签署。传统纸质合同签署过程繁琐、耗时。电子合同系统可连接OA与小程序等，打造快捷服务通道。

优势概述：电子合同实现签约无纸化，减少沟通过程和纸张、人工成本，提升客户满意度。

爱签价值：提高员工的业务能力，用更短的处理时间和更低的错误率，提高整个价值链的可见性和协作。避免无效沟通，申请流程标准化，透明化，员工可随时了解审批进度并推动合同盖章完成。签约信息和状态跟交易业务系统实时同步，提升管理效率；无纸化文件管理为企业节约大量成本。

八、分销领域的电子合同实践

场景描述：适用于生产销售型企业与外部经销商的销售合同、经销/加盟/代理协议、发货单等文件的签署。

签署方式：企业间通过电子合同系统完成相关文件的签署。分销过程管理成本高、签署过程繁琐。电子合同系统可打造集经销商审核、下单、协议签署于一体的管理窗口。

优势概述：电子合同系统提高外部经销商下单效率，化解企业高频用章需求，降低管理成本。

爱签价值：利用爱签可随时随地在任何设备上轻松发起与完成签名，提高业务办理速度。提升总部集中管理分支机构印章的能力，避免分支机构印章被滥用、盗用和冒用，保护用章安全。

电子合同拯救HR，电子签名应用或迎爆发

用工旺季，一家大型制造业企业每天有1万多名新员工入职，同时有几千名员工离职，对于这家企业的HR来说，办理入离职劳动合同签署和管理可谓一场“灾难”。

HR Daily Advisor研究显示，超过25%的人力资源管理者日常会花费25%-50%的时间在合同/文件的流程管理上。

每位员工在“入转调离”周期里都要签署大量的文件，特别是在入职环节。HR在日常工作中需要处理数量繁多的合同及文件，导致大量时间被机械重复的合同准备、打印、签署、保管等工作占据。

而纸质合同还存在较大的风险问题，比如容易损毁，代签人身份无法准确识别，用章管理复杂等。

如今，上线电子签约平台，HR可以从繁重的合同管理中抽身了。电子合同平台在批量生成合同后可以自动提醒员工签署合同，员工可以快速完成实名认证和合同签署流程。与此同时，员工可自助上传附件，HR也可在线轻松管理调阅附件。

携程集团副总裁杨钦曾表示，“携程度假事业部成功使用电子合同后，集团正在全公司范围内积极推进电子合同的使用，预计来来每年的使用量达几十万份，可节省几百万成本。”

“中大型企业采用电子合同，最开始是为了降本增效，但目前电子合同已成为企业数字化转型的基础能力，同时还能够强化企业的数据安全和合规风控能力。”在10月15日举行的首届中国电子合同大会上，电子合同服务商法大大创始人兼CEO黄翔说。

电子合同市场快速发展

电子合同在内的企业服务市场正方兴未艾。尽管2005年我国《电子签名法》就已施行，但直到现在国内拥有电子认证牌照的企业仍不足50家。

电子合同市场从2014年前后才集中爆发，其时的背景是互联网金融业态兴起，带来了大量线上交易。

黄翔介绍，法大大最早的企业客户主要来自金融行业，此后向汽车、地产等行业扩展，“今年会把制造业人力资源作为一个重点”。

他认为，相较于市场渗透率为10%、复合增长率为30%的美国电子签名市场，中国电子签名市场虽然渗透率不到1%，却有着200%的复合增长率。

中国电子认证服务产业联盟秘书长、工信部赛迪网络安全研究所所长刘权在大会上表示：“电子合同、电子签名是电子认证服务业的核心，随着技术成熟、政策认可、市场需求苏醒，电子合同、电子签名的大规模应用即将迎来爆发。”

行业融资方面，法大大于2019年3月完成由老虎环球基金和腾讯联合领投的C轮3.98亿元投资，上上签则于去年8月获得由老虎基金领投的3.58亿元C轮融资。e签宝则于日前完成新一轮融资，蚂蚁金服与戈壁创投成为新增投资方。

电子合同的生态

发展至今，电子合同已不仅仅是一款降低成本、提高效率的工具，而成为企业数字化建设的基础能力。

在大会上，法大大发布了业务云、集成云、开发云“三朵云”产品战略，宣布“从工具到平台”升级，为企业提供以电子合同为核心的全链条服务体系。

法大大高级副总裁兼CTO苏红超介绍，业务云包含了电子合同、合同智能管理、“实槌”保全系统在内的产品矩阵，满足企业及个人在文件准备、签署、执行以及管理流程中的需求。集成云连接生态伙伴，使企业及个人能够在各大生态合作方产品体系内智能生成合同文件，并快速调取签章及智能管理模块。开发云则连接开发社区。

电子合同还可以成为电子证据，产品可以连接到在线仲裁系统。中国政法大学仲裁研究院秘书长兼副院长姜丽丽表示，在数字化场景下，数字经济领域的合同纠纷解决机制发展尚不完善，但注重公信力建设的在线仲裁依然是在线争议解决的重要途径和发展趋势，而电子合同则是纠纷预防和解决的基础服务设施。

电子合同数据如何利用

电子合同的法律效力问题早已解决。业内人士介绍，当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。

在司法实践中，不断有法院坚持“书面合同不限于纸质载体”的观点。如浙江省台州市中级人民法院在一份判决书中载明:“本院认为，与劳动者签订书面劳动合同系用人单位的法定义务，根据《合同法》第十一条的相关规定，书面合同的形式应为能客观反映一定内容的有形载体，而非仅限于纸质合同。”

但电子合同的安全和合规备受使用者关注。

据介绍，法大大平台已累计签署超过30亿份电子合同。这些合同中包含大量个人隐私和商业信息，如何保障内容不被泄露，事关电子合同行业的市场接受度。

苏红超介绍，在电子签章领域，对个人隐私数据的保护是极为关注的。“法大大为了保证自己的IT人员都触碰不到平台上的电子合同，会将文件存储在云端的加密机里面，同时会把所有的合同文本做碎片化处理。”苏红超告诉21世纪经济报道。

另外的问题是，电子合同平台上储存了海量数据，这些数据可否用来开发新产品？苏红超给出的答案是不会，“电子合同数据是一种特殊数据，合规是这个行业首先考虑的因素，而且今后的合规要求会越来越严”。

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