电子会计档案或将正式“登堂入室”
日前，财政部、国家档案局发布了新修订的《会计档案管理办法(征求意见稿)》(下称“《征求意见稿》”)，这意味着，电子会计档案不久或将正式“登堂入室”。
这是一份与时俱进的会计档案管理新政。《征求意见稿》尤其针对信息技术的广泛应用等新的形势，明确了会计档案的定义和范围、电子会计档案的管理要求，完善了会计档案的销毁程序和要求，并结合各单位实际需要完善或修改了会计档案移交、利用、保管等。
特别是，《征求意见稿》明确了部分电子会计资料在满足一定条件下可仅以电子形式归档保存，同时完善了会计档案的销毁程序和要求，引人关注。
随着经济社会的发展，随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案。随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作需要切实考虑成本和效率问题，会计档案的保管形式亟需进行变革。
而按照现行的1998年制定的《会计档案管理办法》，“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”。在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已较为成熟，这种情况下，要求同时保存纸质和电子的会计档案的意义不大，且会大大增加档案的管理成本。
为了顺应信息化和低碳化的时代发展要求，《征求意见稿》进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性(对纸质会计档案的替代)，规定“单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存”。
这些必须“满足的条件”包括：电子会计资料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据，能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序等。
相应地，上述《征求意见稿》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。
实际上，为探索会计档案电子化管理的有效模式，修订《会计档案管理办法》，财政部从2010年年底开始，就会同国家档案局赴多家单位开展调研和座谈，并自2012年开始陆续选择相关企业开展会计档案电子化管理试点工作。试点企业进一步节约了会计档案管理成本，提高了会计档案管理效率。仅从内部原始凭证的试点效果看，每家单位每年就可直接节约纸张、打印耗材及后续处理人力成本、保管成本等上千万元，“绿色档案”效应尽显。
另外，实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，致使会计档案大量占用单位资源、耗费保管成本。这与现行《会计档案管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任有一定关系。
这一点引起财政部、国家档案局的高度关注。此次《征求意见稿》进一步完善了会计档案的销毁程序和要求。会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。此次《征求意见稿》增加了销毁鉴定的程序和要求，规定“各单位应当成立档案鉴定委员会(或小组)，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。”同时，此次《征求意见稿》简化了监销的有关规定。
此外，现行《会计档案管理办法》采用列举的方式，提出了4类应当归档的会计资料，但未对会计档案内涵进行界定。其他会计资料是否应当归档缺少相应判断标准，导致各单位实际中做法存在较大差异或者出现一些争议。此次《征求意见稿》明确了会计档案的定义和范围。
此次《征求意见稿》还结合实际工作需要，完善或修改了关于延长会计档案移交档案机构(档案工作人员)的期限、完善会计档案利用的有关要求、明确代理记账中涉及的会计档案管理问题、调整会计档案定期保管期限分类等内容。
按照《征求意见稿》的要求，12月31日前，各单位将会把意见反馈至财政部会计司。
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减少资源消耗 国网新疆电力智慧会计电子档案系统上线无纸化归档功能
2022年5月24日，国网新疆电力智慧会计电子档案系统上线财务会计账簿、报表的无纸化归档功能。进一步减少纸张、油墨等环境资源的消耗，释放人力资源，充分彰显无纸化融合最后一公里的“碳”价值。自国网新疆电力及所属14家分公司增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作验收以来，国网新疆电力依据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，以实现电子票据版式原文件全流程不落地为契机，积极推动企业会计档案与企业档案无纸化融合的落地措施。
“碳”索无纸化业务流程，业务凭据自动化归档
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“碳”索线上化管理措施，归档信息便捷化查阅
国网新疆电力以数据关联关系促进档案利用，通过AI+OCR智能识别技术，对原始附件进行非结构化信息提取，做到识别结果不受票据类型、表单形态干扰、具备复杂环境可用性；自动识别、智能自切割，全面支持档案数据信息全文检索。通过加入借阅车的操作，用户可将自己需要借阅的档案进行个性化筛选，完善的借阅申请审核管理机制，对原来的线下借阅流程多人签字确认进行了优化，同时解决了当面借阅存在不可控性和耗时耗力的问题，有效提升档案阅览的工作效率及档案信息数据的利用率。
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会计电子档案在其全生命周期中始终伴随着信息泄露、信息内容易更改等风险，国网新疆电力以问题为导向，将管理规范植入业务前端，通过系统校验及发票验真，实现风险实时动态监控，确保每一张电子发票都能精准定位业务经办人，责任源端可溯、权责清晰。充分利用区块链存证、校验、查验、共享、取证五大技术，实现电子档案数据实时上链存证；设置区块链智能合约，校验业务系统数据与区块链平台存证数据的一致性；满足全方面的审计与监管需求；期间使用明/暗水印技术，保障档案查询利用过程防拍照、防截图、防扩散；深化应用电子签名技术提供司法支撑服务，保障电子档案的真实有效，有效防止档单电子文件篡改。
截至目前，国网新疆电力依托业务凭据数据信息封装技术深化档案应用建设，形成财务数据234.8万余条，归档电子发票 93241份、银行回单57.31万余张、归集影像文件30.06万余张。下一步，国网新疆电力将着力践行绿色发展理念，全面推动财务工作“无纸化”变革。（柳瑞 何碧舟 黎红/供稿）
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