电子档案与纸质档案对智能档案管理工作的影响

大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——电子档案与纸质档案对智能档案管理工作的影响。

前言

档案是个人或社会形成的有价值的历史记录，具有原始性、真实性、历史性，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，又是社会记忆控制的手段。在网络信息技术飞速发展的今天，档案的存在形式和载体已经不局限于传统纸质版原始资料，电子档案的出现已成为档案事业发展的必然趋势。任何事物的存在与发展都具有两面性，电子档案虽然在便捷性、高效性、快速性等方面比传统档案具有较大优势，但从其所依托的网络环境、信息技术手段而言，具有较大风险性。同时，当下电子档案还未能得到普及，发展平台与技术手段尚不完善，因此，传统纸质档案仍占据主导地位。

认清档案管理工作对事业单位发展的重要作用，加大对档案管理工作的相关支持力度，形成高度重视，才能为档案工作的展开提供优良条件。事业单位档案管理部门应不断创新，与时俱进，优化配置，分析利弊，将电子档案与传统档案进行融合，使其相互协调，互为补充，相辅相成，为更有效推动事业单位档案管理工作稳步前行。

电子档案的定义、特性及其影响

（一）电子档案的定义及特性 电子档案指利用信息技术手段，按照档案管理相关规范与标准，将传统档案文件信息化、数字化、符号化以及图像化，在反映档案客观事实内容的同时，以一种虚拟的、数据的形式存在。电子档案打破了传统将纸张作为档案载体的唯一形式，将计算机、移动硬盘、磁盘等存储设备作为新的承载方式，将档案管理工作推上了新的台阶。

在互联网盛行的时代里，信息技术为档案管理工作带来了诸多便利，相比传统档案而言，电子档案在对档案信息进行智能化管理的过程中表现尤为突出。例如，电子档案不仅在对档案信息内容进行输入、输出、鉴定、保管、查找、检索、传送、统计、更新等诸多方面存在优势，还具有筛选、归类、共享、诊断等功能，大大提高了档案管理的效率，更适合新时代人们对档案工作的需求。与此同时，电子档案也带来了新问题与挑战。当下，电子档案信息安全已成为电子档案发展以来各行各界所关注的重点。其安全性主要包括档案信息内容的原始真实性、档案信息内容不被篡改和泄露以及档案信息的长期有效性。另外，由于电子档案的记录形式、生成方式的特殊性，其对网络技术、信息技术手段的要求和依赖性较强，也缺乏一定的稳定性。

（二）电子档案对档案管理工作的影响

近年来，为响应国家提倡的信息化建设的整体发展规划路线，开辟档案管理发展新路径，我国出台了相关法律文件来支持电子档案管理工作。例如，《中华人民共和国档案法》指出应将档案信息化纳入信息发展规划之中，保障电子档案、传统载体档案数字化等资源的安全保存和有效利用。规定电子档案应来源可靠，程序规范，电子档案与传统档案具有同样效力，可以以电子形式作为凭证使用。《电子签名法》中，规定了电子签名的法律效力和证据能力。新修订的《刑事诉讼法》和《民事诉讼法》中均指出将电子档案作为重要的数字资源，属于电子数据，可以作为证据，同时，电子档案具备了诉讼法意义上的凭证价值。由此可见，电子档案已成为了未来档案事业发展的新趋势。

电子档案能够记录职工个人基本信息、个人履历、考核情况、科研成果、教学情况、职称评审、薪资待遇等重要信息，反映了教师的成长历程及学校的历史面貌。随着电子文件、电子签章、电子扫码认证、人脸识别、指纹识别等丰富电子产品的盛行，将信息技术手段应用于档案管理系统中也成为了未来新发展方向。

目前，受网络技术、已有信息技术手段的约束，电子档案在档案管理工作中还未得到盛行，其应用主要体现在对职工档案基本信息的集中管理、数据的整合与分类上，建立职工人事数据库，帮助快速对档案信息进行输入、查询、共享、输出等操作，在保障数据安全的情况下，为各科室提供真实有效的信息管理平台，帮助各个科室之间的资源共享。例如，在高校教师职称评审、进修学习、退休调配等过程中，各科室可通过特定档案信息管理平台快速检索所需信息，查阅相关教师个人信息，优化教师档案管理工作业务流程，提升工作效率。

纸质档案的定义、特性及其影响

（一）纸质档案的定义及特性 传统档案通常以纸张作为主要载体，保留了信息资源的原本和原稿，可以作为最有权威的原始证据和重要凭证，由于纸张难以做到无痕修改，因此纸质档案更具有安全性、可靠性和真实性的特点。但是，由于纸张材料具有易损坏性，不可再生性等特点，因此，在对其保存、维护、修复等方面提出了较高要求。当前档案管理工作主要是对档案实体、档案原始信息的整理、管理与保存，包括对档案资料进行收集、整理、编目、保管、检索、查阅、借调等多项基本工作。随着社会的发展与进步，人们对档案的重视与需求程度越来越高，纸质档案作为最真实、最直接的历史记录，能够提供给社会及个人的有效信息也越来越多。例如，将档案用于单位管理员工、资格审查、维护个人权益等重要方面，其具有历史意义、现实意义以及长远意义。

（二）纸质档案对档案管理工作的影响 由于纸质档案具有难以被篡改、不易传播、无法备份等特点，保障了档案最重要的元素即安全性。纸质档案能够客观、真实地反映该单位员工的基本情况、工作情况，以及学习晋升情况。同时，纸质档案与单位其他各部门紧密联系，帮助其他科室的工作人员完成业务。例如，档案管理工作在退休审批、社保缴纳、职称确认、工资审批等方面发挥了重要作用。从纸质档案中，我们可以看出该材料形成的时间，甚至可以通过纸张判断历史的年代，是最直观、最安全的信息来源。

同时，一些档案管理者喜欢墨守成规，不愿意打破传统档案管理工作的条条框框，怕技术手段带来的新问题，甚至有不少人认为档案管理工作对技能要求较低，不需要强调其专业性。因此，当下很多单位的档案存放形式依然以纸质版为主。

纸质档案与电子档案之间的融合

在传统档案管理工作过程中，主要通过人工收集、整理纸质版材料来完成档案管理工作，工作效率较低。同时，目前的档案管理工作缺乏对档案相关文件的关注和应用，难以让档案发挥出最大的价值。随着信息化时代的到来，为我们带来了新的技术手段。例如，专门档案管理网络平台或安全管理系统的出现，可以将档案收集、整理、管理过程数字化、信息化、智能化，为日后的档案查阅提供了更多便捷，减轻了档案工作者的负担。因此，在保障档案信息资源安全的情况下，我们可以根据档案的实际情况将纸质版档案进行扫描、图像处理、建立目录、编写号码、数据备份等处理，将纸质版档案数字化、信息化。

同时，对于纸质版档案，我们仍需要整理、装订、保存，确保纸质档案不受损害，将纸质档案作为原始材料、详细材料进行存储，以便后期留底查看使用。而整理好的电子档案，可以用于快速检索、查找、取关键信息，可以大大节省工作时间，提高工作效率。纸质档案和电子档案之间不是相互对立的，而是相辅相成的。因此，在档案管理实际工作中，我们应将纸质档案与电子档案两者之间紧密结合，发挥各自的长处，有效改善当前档案管理中存在的问题与现状。

电子档案与纸质档案各有优势，各有不足，但是无论是电子档案还是纸质档案，其内容完全一致。电子档案存储密度较大，用很小的体积，可存储大量信息。但是，其局限性在于不能有效防止数据泄露、安全问题，电子档案容易被篡改，无个人字迹，一旦被篡改，将无法识别。我们既要保障档案信息的安全，档案实体本身的安全，也要保障数字信息的安全。

另外，档案管理工作要求工作人员具有高度的保密意识、认真严谨的工作态度，还需要很高的耐心。有关单位或部门都应该加强对档案管理工作的重视度，档案管理工作相关领导与部门，应定期开展档案相关业务培训，不断健全和完善档案管理工作者意识，从档案管理意识、知识储备、技术水平等多方面培养现代化档案管理者。有关部门应加强档案管理相关规定，严格执行档案法，克服档案管理过程中的安全隐患。

影响档案管理工作效率的另外一个重要因素是档案管理者的自身素养和知识水平，工作人员应熟练掌握办公系统软件，掌握档案管理相关平台的使用技能，真正做到与时俱进，在保障档案管理安全的情况下，尽可能发挥档案本身的价值，增强档案在各方面的利用价值和开放性，将档案基础工作规范化、标准化，从而，不断提升档案管理者的能力，提高自身知识储备，从而优化传统档案管理工作中存在的不足。比如，管理部门应及时对档案进行变动或传递，及时将重要信息与内容存档。建立激励机制，激发员工自学意识、服务意识、创新意识，使档案管理工作更好地服务于社会及个人。

在利用信息技术手段存储档案重要信息的过程中，保障档案信息的安全是重中之重。档案管理部分应加大对档案管理工作的投入力度，将新时代的技术手段与传统档案管理相结合，提高事业单位档案管理的质量与效率。充分利用新型技术手段管理档案，提升管理效率，对档案信息进专业、科学的管理、分类整理、著录标注等，促使档案管理工作必须向数字化方面转换。档案管理相关领导部门和档案管理者应提升对档案管理工作重要性的认识，应为档案管理工作提供较好的平台、资金支持、技术支持。促使档案管理工作科学化、规范化。必须对档案管理工作予以足够的重视，从领导层出发，做出正确决策，指引档案管理工作高效顺利开展。我们生活在一个信息化、数字化时代，新思想、新观念、新技术的更新日新月异。因此，与时俱进，不断更新自身的知识储备已成为一场攻坚战。

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文书档案“件”与“卷”的利弊及对策

文书档案立卷是档案工作的重要环节，近年来，随着办公自动化进程的不断推进，我国对传统以“卷”归档的档案管理方式进行了改革-“简化整理，深化索引”，形成以“件”归档的档案管理方法，这是档案工作改革的巨大突破：这两种方式各有利弊，如何扬长避短依然是档案管理工作者不断探究的问题！

一、按“卷”管理的优缺点

优点：

1、以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。

2、以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。

缺点：

1、以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。

2、缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。

3、当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。

4、“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。

5、卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。

5、以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。

二、按“件”管理的优缺点

优点：

1、以“件”归档的程序相对简单，将档案整理工作“化整为零”，即“随办随归”，档案人员将公文处理后可以随时装订、盖章进行归档，后期在对文件的编号进行调整。

2、以“件”归档加强了文件的保密性质，限制了查阅者的查阅范围，即指定查阅资料，不会泄露其他材料的内容。

3、便于增加新的档案材料，当发现有档案遗漏、错放的情况下便于对档案进行增减，使档案管理工作更加灵活。

4、以“件”归档的方式相对简单，便于整理，只需要根据时间顺序按照单位、机构、期限、季度等标准分类，避免了不必要的分歧。

5、便于查阅者对档案文件进行打印、扫描等，减少对原件在利用中产生的磨损，有利于保护档案材料的安全。

6、以“件”归档便于充分利用计算机一体化管理的功能，不仅档案存储量大，而且查阅方便，进一步提高了人们的工作效率与质量。

缺点：

1、以“件”归档按照时间顺序排列，在一定程度上会使档案内容显得杂乱无章，当查阅者不记得档案材料具体时间的情况下就无从下手。

2、以“件”归档没有对档案材料装订成册，而是采取盒装等形式，这使得单份档案容易丢失、折损等，也不利于档案材料的保管。

3、由于同一份档案下发的时间有时存在差异，因此会导致同一份档案材料出现前后不连接情况，增加了档案查阅的难度。

三、完善文书档案立卷方法的具体措施

综上所述，不难发现，以“件”归档比以“卷”立档方法有着更大的优势，因此，我们应该扬长避短，结合二者的优点不断完善档案管理方式，进一步提高我国档案管理水平。

首先，我们应该正确认识以“件”归档方式，作为新生的档案管理方法不可能尽善尽美，因此，我们应该采取不断发展、创新、完善的态度积极对待。

其次，应该顺应时代发展潮流，积极利用互联网信息技术，建立健全电子档案管理平台，实现档案管理的有效性。

此外，不断完善我国在档案管理方面的政策制度，为档案管理事业的发展提供可据参考的规范。比如，针对档案出现的“超期滞后”等问题出台相关的条例，各个企事业单位也可以根据自身的情况不断的发展、创新档案管理方法。

与此同时，应该重视档案管理工作，不断培养高素质的档案管理人才，从而不断地完善档案管理理论与模式。而企事业单位也应该提高对档案管理工作的重视程度，建立健全档案管理工作人员的培训与考核体系，培养其高度的责任心和工作能力，有利于进一步提高档案管理水平，促进我国档案管理事业的健康长远发展。

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