AI写公文，到底靠不靠谱？

金磊 明敏 发自 WAIC

量子位 | 公众号 QbitAI

什么？现在公务员处理政务，也都能用上模型了？？？

没错，就在这次的世界人工智能大会（WAIC）上，

话不多说，我们直接来看下效果。

例如想要了解最近关于“新质生产力” 的讲话，那么公务员现在只需一个“问” 的动作即可：

但问答这件事情对于任意模型来说都算是基本功了，那么像写公文 这样难度进阶的任务呢？

首先在下笔前的阶段，公务员们现在就有了许许多多的模版 和范文 可选择、参考。

内容上从事务、行政到法律，类型上从重要讲话、法律法规和政策文件，可谓是应有尽有，且都支持搜索。

在文采 方面，还可以有相关主题或内容的金句、成语、诗词等，颇有种妙语信手拈来的感觉，一下子让公文变得高大上。

再如我们输入一个主题，AI便可以根据给定的prompt来先生成一个大纲：

而后在拟定的大纲基础上，公务员们可以继续用AI生成细节内容 做补充。

当然，续写 、润色 、纠错 、查重 、排版 等功能也是应有尽有。

这便是在金山政务办公模型1.0的基础上，金山办公所发布的政务领域的新应用——WPS AI政务版 ，已经集成到了自家王牌产品WPS Office中。

而且若是细看在WPS AI政务版写出来的公文，风格是有种“老干部” 的感觉了。

而与这个模型更多相关的细节，“打开方式”是这样的：

并且金山办公WPS AI在政务办公领域的能力，并非概念，而是已经实际落地应用了。

像刚才我们展示的WPS AI政务版，是已经在上海浦东新区 部分单位“上岗”的那种。

不过有一说一，毕竟政务还是一个非常严谨、严肃的事情，那么AI模型到底靠不靠谱呢？

“从小读公文长大的”

整体来看，WPS AI政务版在应用场景方面主要分为三大类，从刚才我们看到的演示中也能感知一二，分别是：

但金山办公推出WPS AI政务版的目的，不是给你生成一个可以直接用的公文；而且目前不论是哪个领域的垂类AI模型，也并没有“进化”可以独当一面的程度。

至于它能够起到的作用，正如金山办公助理总裁陈波 所总结的：

简单公文，一气呵成。

复杂公文，切磋琢磨。

换言之，就是WPS AI政务版对于公务员们来说，定位依旧是AI助手，可以让简单工作的效率Pro Max；对于较为复杂的工作，则是进入到“人机协同”的模式共同打磨研究。

由此便可解决公务员们在政务办公场景下固有的写作下笔难、文件理解难、知识查询难，以及业务利用难等问题。

至于可信度 方面，我们可以先来看下数据层 。

据了解，WPS AI政务版在系统中内置了一个数据，积累了国家多年来政府报告、重要讲话等等。

用户还可以把个人所在的单位甚至是科室的数据给囊括进来，主打一个独一无二；当然，也可以购买第三方的数据和资料。

也正如我们刚才提到的，金山政务办公模型的语料是达到了亿级的，金山办公对此非常形象地比喻为：

从小读公文长大的。

该模型从数据预料准备的过程中就开始“量身定制” ，并且这个模型还非常了解国家相关政策，其回答均基于可靠依据，确保内容准确无误。

并且这种“量身定制”是贯穿了后续的应用层 和对接层 。

由此可见，金山办公的WPS AI政务版是具备专业、定制化等特点的AI了。

那么随之而来的一个问题是，它和市面上已有的政务模型相比，又有什么优势呢？

在量子位与陈波交流的过程，他表示：

金山办公做了文档这么多年，我们对文档加工处理等工作的细节把控必然是专业的；加之金山办公在AI技术也有多年的深耕，因此在业务和AI两方面我们都具备一定的优势。

另一方面，金山办公表示，WPS AI政务版采用的13B模型，这意味着在4090显卡上即可运行，对于政务单位而言是能马上落地的。

更大的模型对算力要求一定会更高，考虑到目前大环境和趋势，WPS AI政务版采用的方案更具性价比，也更有落地价值。

实际上，对于国内政务领域的AI应用落地，最关注的指标无外乎安全隐私、私有化部署、准确可信、更多国内事务。

金山政务办公模型1.0的四大特点，也刚好针对如上几方面夯实优势。

它不仅将模型规模控制在可私有部署的范围内，还支持国产GPU，符合政务领域使用国产软硬件的要求；同时用亿级政务语料训练，其中包含百万级人工精标数据，保障模型性能；并加强了对齐，确保模型输出符合事实、可追溯验证。

但纵观金山办公的整场活动，WPS AI政务版虽然是其To G的首次尝试，但也还只整体升级内容中的一隅。

在已有的To C和To B业务中，金山办公亦有新的大动作。

个人/企业生产力再Pro Max

先来看To C方面，WPS AI为个人用户新增了4个AI办公助手：

金山办公为这4个助手注入了许多超前又实用的能力，进一步提升了AI辅助办公的丝滑感。

比如AI写作助手中的AI伴写功能。

很多用AI辅助写作的人或许都经历过这样的情形：自己创作突然卡壳，想找AI来拓展思路。但是怎么指导AI，还需要自己想出好的提示词，一般提示词越精准详细，效果才会越好。

结果就导致在创作时，自己的大脑总是在写作和想提示词之间来回切换，效率并没有提升多少。

AI写作助手的AI伴写功能，就是为了解决这一问题。

它能提供由人类主导的、沉浸式AI写作体验。基于用户输入的文本，AI伴写能预测用户想要表达的内容，帮用户想出“卡在嘴边的句子”。

预测文本以灰色字体出现，如果符合用户的表达预期，按下tab键即可选用；如果不符合预期，也无需进行任何操作，继续按照自己的思路写，AI就会基于最新的输入继续调整建议。这样一来，用户在使用AI辅助写作时，就能完全专注于自己的思路。

除了续写之外，还有很多人喜欢用AI进行最后的文章润色和检查。

不过比较粗糙的AI润色功能，往往是直接把AI修改过的内容整体放在一旁，想要知道AI到底修改过哪里，还需要人类逐字逐句检查。

AI写作助手的中AI全文润色功能，就基于这一问题，把AI润色和传统的文档修订功能结合在了一起。

这样一来，人类不仅能一眼看出AI做了哪些调整，每个调整下方还会给出改进理由，而且是否采用AI润色后的文章。

金山办公助理总裁晁云曈表示，这也能让用户更有掌控感。

除了要写文本，日常读文本的场景更多。

AI阅读助手包含AI总结、AI解释、AI文档问答等功能，都是当下大热的AI能力。

大家日常阅读时想必也遇到过这样的情形：看资料总是遇到陌生词汇，自己来回手动切换界面查询，最后花了很长时间，资料却没看多少。

AI阅读助手现在能解决这样的问题，它的AI解释能力能直接帮你完成搜索查询，不用再自己手动跳出。如此一来，阅读的思路能更加连贯流畅，效果自然就高了。

以及在大家都会头痛的数据处理上，AI数据助手搞定了表格操作、公式、函数等一系列能力。

比如汇总数据的时候，总是会遇到空白行。现在，基于AI数据助手，用户只需输入“删除空白行”，WPS就能通过内嵌的自然语言转JS能力，完成操作。

另外，现在不懂Python的用户也能搞定各种数据分析了。

AI数据问答功能可以调用云端AI能力。比如自然语言转Python，能实现在表格沙箱里安全执行Python的代码服务，最终结果会通过网络返回给用户。

值得一提的是，这部分能力本来是Copilot Pro(To B)的底层能力，现在开放到C端面向更多人提供。

最后，AI设计助手则解决了排版、风格美化、滤镜等一系列问题。因为PPT版式太丑而挨批，也将成为过去时了~

再来看面向B端的WPS AI企业版 ，它由AI Hub （智能基座）、AI Docs （智能文档库）和 Copilot Pro （企业智慧助理）三个核心组成。

对于To B服务，金山办公希望能构建“企业大脑”。

这其中的关键便是智能文档库，因为每个企业都积累了海量内部知识，如果能将它们做进一步智能化处理，企业的运行效率和业务水平都能得到提升。

WPS AI的AI Docs（智能文档库），支持云文档一键升级为智能文档库。无需训练、数据清洗、数据迁移，AI就可以具备强大的文档解析能力，学会企业的知识。

它能解决很多企业内最平常但也最繁琐的问题。

比如新人入职时，最容易遇到很多基础问题，就需要去找不同同事询问。这其中可能遇到，没有问对的人、没有得到正确的回答、不同人答案有出入等情况，非常麻烦。

如果企业构建了智能文档库，这个过程将被简化为和AI对话。AI能在全域内搜索、快速定位关键信息和所在文档。在给出回答的同时，也展示引用文档，让回答有依据可追溯，保证准确性。

这还进一步解决了平常找不到文档的情况。比如想不起来文档名字、作者，就需要按着时间线挨个找……基于AI搜索，就能锁定到相关资料所在的文件夹/文档，然后再开始针对性阅读。

金山办公解决方案负责人于叶舟表示，并不是让AI回答所有问题，而是希望它能为人类提供一个找到答案的路径。

而为了能让AI更好理解企业知识库中的文档，就需要先对内容进行理解。

但问题是，企业积累几十年的文档，往往格式种类多样且复杂比如两栏/三栏文档、涉及复杂公式、由照片转成的PDF等。

基于36年对文档办公的理解，AI Docs能够更精准理解文档，避免了额外处理的费用和时间，还能帮企业降本增效。

以及在企业最担心的安全隐私方面，AI Docs构建了完整的文档权限体系，保障信息不越权。

在回答用户问题时，它会判断提问者是否有权限。而且这个功能开箱即用，无需额外开发。

同时它还能有可调用的文档结构化API，让AI场景无限扩展。

只需向模型描述需求，它就能把字段信息提取出来，而且可以通过API把它接到其他应用，比如多维表格，就能通过这种方式非常快速且低成本创建出有AI加持的另一个应用。

量子位

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总结来看，金山办公在To C和To B方面带来了更加耳目一新的产品、能力和交互方式。它能让用户在无感、省事的情况下，更充分感受AI模型的能力。

值得一提的是，如上发布的四大AI助手，都已经在WPS内实际落地，并非简单demo演示。

这种简单粗暴秀肌肉的方式，更进一步传递理念——

AI办公，好用才是硬道理

大模型技术浪潮里，各大厂商自证能力，最喜欢用的一种方式便是发布会现场实操演示。

不过很多时候，能力是一码事，能不能用上又是另一码事。

能力提升固然令人兴奋，证明了趋势的演进、技术的发展，但对于广大普通人而言，大家更关心的还是“我能不能使用”、“对我有什么影响”。

金山办公这次发布，选择就用大家最熟悉的WPS界面做展示，方式简单粗暴又有效。

看过的人都懂，这些能力都是自己能上手体验的、新质生产力也在切实影响自己的生活。

大模型应用落地趋势，厂商们齐头并进，都需要向外界证明自己的能力和潜力。

如今金山办公的最新发布，给大家提供了一个参考——

把能力开放出来，做成实际落地的产品，让大家都能使用。

毕竟好不好用、产品是否真的有价值，用户一上手就知道了。

真金不怕火炼。AI办公，好用才是硬道理。

— 完 —

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各种类型电子文件归档格式对比总结

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最近笔者在查阅GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》解读一书时，看到其中推荐的很多归档格式随着技术的发展已经不一定是当前的最佳格式了。

对此，本文将从最近的多个标准文件中提炼出相关规定，对各种类型电子文件的归档（或保存）格式进行对比分析，并结合自身的实践经验给出适合于当前实际情况的推荐格式。

一、不同类型电子文件归档格式要求

1.1 文本类电子文件

1、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

GB/T 18894-2016规定电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式（PDF、PDF/A）归档。其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或者按顺序合并转换为一个版式文件。

2、GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》

规定归档的电子文本（表格）文件应转换为OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF格式。

3、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》

根据构成文件内容的数字对象类型的不同将电子公文分成文件处理单、公文主体、其他附属文件三个部分。文件处理单和公文主体（正本、定稿、历次修改稿等多个版本）都应以OFD版式文档格式归档保存，纸质（扫描）文件采用双层OFD、电子（网页、文本）文件使用单层OFD。

4、DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

公务电子邮件正文以版式文件格式归档（版式文件格式采用OFD，不具备OFD条件用PDF、PDF/A格式），附件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式；或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件。

5、DA/T 88-2021《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》

PDM系统文本类电子文件一般采用符合规定的版式文件格式，根据需要可同时保存原始格式。系统电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持格式转换。

6、GB/T 42107-2022《国家科技重大专项文件归档与档案管理规范》

电子文件应保证载体有效，应被机器有效识别和输出。归档的电子文件及其存储格式，元数据等应符合GB/T 18894的规定。规定文本型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC(DOCX)、PDF、ODF等通用格式转换。

1.2 照片类、录音类、录像类电子文件

1、DA/T 50-2014《数码照片档案归档与管理规范》

归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

2、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

3、DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》

纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

4、GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》

图像文件以JPEG、TIFF格式保存；视频文件以AVS、AVI、MPEG2、MPEG4格式保存；音频文件以AVS、WAV、AIF、MID、MP3格式保存。

5、DA/T 78-2019《录音录像档案管理规范》

应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等，音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

6、DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

公务电子邮件的附件为独立文件时，录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。

7、GB/T 42107-2022《国家科技重大专项文件归档与档案管理规范》

视频和多媒体电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI、MOV、MPEG等为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3等为通用格式。

8、DA/T89-2022《实物档案数字化规范》

实物档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

1.3 二维、三维（矢量）图形类文件

1、GB/T8894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要，按给出的要求转为二维矢量文件归档。

2、DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

公务电子邮件的附件为独立文件时，二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；三维矢量文件应转换为STEP格式归档。

3、DAT 88-2021《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》

二维图样文件以原始格式和符合规定的版式文件格式同时归档；三维数模文件以原始格式和STEP、PDF/E等中性格式同时归档。

1.4 公务电子邮件、网页、社交媒体类电子文件

1、GB/T 8894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

2、DA/T 80-2019《政府网站网页归档指南》

应以符合GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式版式文档》或DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》要求的版式文件格式保存页面。页面的附件如果不能保存为版式文件，应保存为符合GB/T 18894-2016要求的归档文件格式。

3、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》

其规定电子公文的其他附属电子文件如社交媒体类以HTML、MHT格式保存。

4、DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

公务电子邮件正文以版式文件格式归档，附件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式；或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件。

1.5 数据库文件

1、GB/T8894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：以ET、XLS、DBF、XML 等任一格式归档，或参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

2、GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》

数据库文件应以SQL、DDL、DBF、MDB、ORA格式保存。

3、DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》

公务电子邮件的附件为独立文件时，数据库文件以ET、XLS、DBF、XML等格式归档，或将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

4、DAT 88-2021《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》

PDM系统结构化数据库应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：以XML、ET、XLS、DBF等任意一种格式归档；参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档；如果采用原始格式和中性格式同时归档保存，电子档案管理系统应对二者建立关联。

1.6 其他专业类电子文件

此外，一些标准还规定了某些专业类电子文件的归档格式，如在GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》和CJJT 117-2017《建设电子文件与电子档案管理规范》中，因建设项目类电子文件类别的特殊性，其规定了虚拟现实/3D图像文件可以WRL、3DS、VRMI、X3D、IFC、RVT、DGN等格式保存；地理信息数据文件可以DXF、SHP、SDB格式保存。

▲ GB/T 50328-2019和CJJT 117-2017对虚拟现实/3D图像文件与地理信息数据文件归档格式的要求

二、不同标准的共性、差异与缺陷分析

想必读者已经注意到，针对不同类型的电子文件，不同标准之间在归档格式要求上既存在共性，也有各自的特殊性。

2.1 共性分析

1、版式文件格式的核心地位

无论是电子公文，还是科技类电子文件，版式文件格式（如PDF、PDF/A、OFD等）都被广泛推荐作为归档格式。这是因为版式文件格式具有开放、不绑定软硬件、显示一致性等优良性能，很多指标满足DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》要求，能够保证电子文件的长期可读性和可访问性。

2、通用格式的广泛应用

除了版式文件格式，一系列格式标准开放、稳定的通用格式（如TXT、XML、JPG、SVG、WAV、AVI、STEP等）也被多个标准所推荐。这些格式往往历史悠久、简单易用、很长时间都不会发生变化，成为电子文件归档（保存）的重要选择。

3、标准化与灵活性的结合

在制定电子文件归档格式标准时，既考虑了标准化的需求，也兼顾了实际应用的灵活性。针对无法转换的、特殊的电子文件可将能读取该文件的环境、软件一并归档。如DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》中规定“其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档，无法转换的应将能读取该邮件特殊格式文件的软件一并归档”；GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》规定“无法转换的电子文件，应记录足够的技术环境元数据，详细说明电子文件的使用环境和条件”。

2.2 差异分析

1、不同行业对于归档格式的要求不一致

党政机关、建筑工程、公务电子邮件、产品数据管理、国家重大科技专项等不同行业领域，针对同一类型的电子文件（比如都是文本类）推荐的归档格式存在明显差异，相互交叉，这会让一线档案工作人员无所适从。

2、音视频文件格式的多样性

对于录音、录像类电子文件，标准允许使用多种格式进行归档，以适应不同音视频文件的特点和保存需求，而且不同标准之间存在一定的差异。例如：被提及的录音文件格式包括AVS、WAV、AIF、MID、MP3、AAC等；被提及的录像文件格式包括MPG、MP4、FLV、AVI、MOV、MPEG、AVS、MXF等。

3、专业领域的特殊格式考虑

对于图形类文件、数据库文件以及专业类文件，由于设计、制造、生产过程中形成的电子文件具有特殊性，而且很多格式往往依赖于特定厂商的专业软件，因此标准也只能在推荐通用格式的基础上允许部分应用较为广泛的专业格式存在。

2.3 缺陷分析

标准再怎么考虑周全，像文件格式这种与信息技术密切相关的内容也跟不上技术发展的速度，因此，标准中存在一些与当前情况不符的缺陷也在情理之中。

1、个别格式已经不复存在，应当剔除。

比如得到多个标准中推荐的FLV格式，确实在2010年前后曾经风靡全球，成为视频分享网站的首选格式，但随着Adobe公司于2020年正式宣布停止支持Flash，作为Flash Video的FLV格式也被无情淘汰。同属Flash阵营的SWF格式也是相同的命运。

2、有些格式虽然名称相同，但实际并不是同一种格式，应具体说明。

比如DBF格式，一般认为这是早期小型桌面型数据库Foxbase，Dbase，Visual FoxPro等产生的数据库文件，但实际上有些大型关系型数据库的文件后缀名也叫DBF，如Oracle数据库。

3、对于形式越来越多样、内容越来越丰富的网站、社交媒体等新媒体简单地采用HTML格式显然无法满足要求。

网站的内容不只是网页那么简单，还有动画、音视频、样式表、脚本语言等各种构成元素；社交媒体就更加复杂了，论坛、博客、微信、微博、短视频等新的形式层出不穷，确实让人应接不暇。对于这些新媒体如何归档确实是一个令档案部门十分头疼的问题，但又必须面对，国际上通行的WARC格式应该是一个不错的选择。

4、同一类电子文件的归档格式过多，不利于后续管理。

众所周知，从电子档案长期保存的角度来看，肯定是归档格式越少越好，当然这也需要在归档的便捷性、包容性与档案部门的管理难度之间找到平衡点，但针对某种类型的电子文件推荐五种以上的归档格式还是太多了。

5、尽量避免“无法转换的应将能读取该特殊格式文件的软件一并归档”。

笔者理解文件格式的问题太复杂，这样要求实属无奈之举，但这句话即使写上去基本也起不到什么作用。这种做法在归档阶段应该说是可行的，但从长期保存的角度来看，只归档软件没有用，还得同时归档其所依赖的系统环境（操作系统、计算机设备等），但是几十年之后，很有可能系统环境都运行不起来，更不说专用读取软件了，因此还是得尽快在条件具备时完成格式转换。

三、各类电子文件推荐归档格式

在上述两部分内容对比分析的基础上，笔者给出适合于当前实际情况的各类电子文件推荐归档格式如下表所示：

以上格式相对于前两部分中的标准已经精简、归并了不少，自然也不能完全满足所有场景的归档要求，但95%以上的情况下应该是够用了。

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