档案管理 “互联网+”背景下档案工作面临的新问题与对策

摘要： 在档案管理工作中，因档案数量不断增多，其内容也更加繁杂，并且越来越依赖网络平台与各种软件。因此，在进行档案管理工作时，为顺应时代发展的需求，势必要引用“互联网+”，从而为人们提供更好的服务。对此，本文以“互联网+”为背景，探讨档案管理工作存在的问题，并针对问题提出相关改进措施。

关键词： “互联网+”；网络平台；档案管理

在“互联网+”背景下，应对档案管理工作进行创新实践，根据当前档案管理工作内容特点及需求，对档案管理技术与设备加以针对性的优化，制定科学、完善的档案法律法规，强化档案管理人员培训工作，进一步提高档案管理人员专业素质与综合能力，组织档案管理人员学习互联网思维，全方位提高档案管理工作的网络化管理水平。

一、“互联网+”背景下档案管理工作迎来的新机遇

（一）丰富了技术手段。 互联网信息技术的运用使得档案管理工作更为多元化，在以往的档案管理工作当中，纸质档案管理需要耗费许多时间，并且容易受到外界环境的影响，主要问题是缺损和丢失。并且纸质档案管理工作中，需要消耗较多的资源，工作人员工作量较大，需要人工来完成记录、整理、备档等工作，这种工作方式容易因工作人员的失误而降低档案的准确度。“互联网+”背景下，便捷了信息存储方式，档案可以电子形式存储在计算机当中，便于人们随时调取和查看，并且档案能够以多种形式加以存储，方便进行分类管理，降低了管理成本与工作强度，丰富了管理手段。

（二）扩展了服务空间。 “互联网+”背景下，档案管理表现出大信息量状态。对比以往的纸质档案管理方式，能更好地跟上信息增长速度，同时，电子档案管理所占用的空间要比纸质档案管理小。随着空间成本不断增长，信息的增长提高了成本。在此背景下，互联网信息技术以虚拟空间的形式出现，大幅度减少了档案占有空间。同时从概念上来分析，计算机存储空间和现实意义上的空间存在不同，减少了档案实际占有空间，也就减少了档案管理成本。计算机中的档案信息能够让人们随时查阅，便于人们安排和调度，突破了空间上的局限，令档案管理更为便捷化与高效化。

（三）提高了档案时效。 进入信息时代之后，档案管理模式随之转变为“互联网+”管理模式，实效性成为档案管理中一项重要的任务。例如在档案管理过程中，假如不能根据当前信息时代的变化而进行改变，档案管理也就没有实际意义。在信息变化过程中，纸质档案管理方式与电子化档案管理不同，难以适应快节奏的信息变化。而“互联网+”背景下的档案管理工作有所不同，通过操作计算机系统就能对信息进行更改，而不会对原档案产生影响。档案的信息更新更加便利，存储也具有实际作用，以此推进企业人力资源更好发展。结合“互联网+”背景下的電子信息技术和云处理技术等，降低档案管理工作强度，增强档案管理工作实效性。

二、“互联网+”背景下档案管理工作存在的问题

（一）档案工作受到惯性思维的影响，与时俱进意识较薄弱。 长期以来的社会实践经历中，大多数企业都将档案管理工作视为一种档案存储与简单的使用方式，并没有认识到档案在企业发展过程中起到了重要的指导、借鉴作用，没有将存在于档案中的管理经验纳入企业管理思想当中，也并没有把档案信息化建设视为一项综合系统工程来进行建设，只优化单一的存储方式难以符合“互联网+”时代对档案深入挖掘、综合运用的要求。对此，应提高档案利用意识，同时把档案信息化建设作为一项综合性系统建设工程加以重视。

（二）管理方式与工作职能相对单一。 当前是一个网络化时代，档案管理工作模式不再单一而封闭，而是实现了资源实时共享。在“互联网+”背景下，档案工作需要企业全体员工与领导共同参与并作出贡献。但是从现阶段情况来分析，许多企业员工认为档案管理工作是档案员负责的，将档案管理工作看成简单的归档、鉴定、统计、编研等循环步骤，使得档案管理工作不能走在时代发展前沿。

（三）软硬件水平与技术方式相对落后。 档案管理工作要想达到“互联网+”时代对其的要求，就必须配备相应的网络软硬件配套设施。由于当前社会整体趋向现代化、智能化，因此有必要严格考核档案管理工作人员软硬件使用等必要素养。然而从现阶段情况来分析，因为受到多方面的局限与压力，因此要想促使档案管理工作发展到和其他网络行业相等的水平有极大难度。

（四）提升档案管理人员素质。 为让档案管理工作跟上时代发展步伐，有必要提高档案管理人员的综合素质，在“互联网+”背景下，对档案管理人员的要求除了必须具有较强的网络信息化管理能力外，还需要充分了解其他部门的工作流程。另外，同时需要具有管理计算机网络与处理信息技术这两方面的能力。

三、优化“互联网+”背景下档案管理工作的建议

（一）提升档案管理工作认知水平。 在互联网日益发展的背景下，企业管理者应及时转变管理理念，让档案管理人员在管理者的科学指导下进行工作，促使档案管理人员可以提高管理意识，加强对档案管理工作重要性的认识。企业应适当加强对档案管理技术与设备的投资力度，定期组织相关人员参与教育培训活动，保证档案管理人员更新各项数字化技术、网络技术、现代管理技术，以此增强档案管理人员的业务能力，让他们可以充分发挥各项先进技术的作用，达到现代档案管理工作的要求，从而做好档案资料安全管理工作。

（二）加强档案网络信息化管理水平。 企业应根据自身档案管理实际情况和需求，制定具有针对性的内部档案管理体制，贯彻落实相关管理措施，要求档案管理人员严格依照规章制度做好档案管理工作，以防出现违规行为。档案管理人员应借助计算机设施创建防火墙，并采取权限设置安全管理方式，从而提高内部档案信息查用和保存过程中的安全可靠性，避免他人盗用档案信息数据。另外，档案管理人员还可以利用计算机保密技术，把重点档案资料设计为只读模式，从而防止有人使用计算机批量处理功能，删除或篡改档案数据信息，有效保证单位内部档案资料的健全性和原始性。

（三）强化档案信息安全管理工作。 在“互联网+”背景下，企业需要合理应用云计算技术，除了可以提高档案管理人员的管理水平外，还能够防止企业内部信息来往过程中出现各种安全保密问题，档案管理人员通过云计算软件设置权限级别，做好重要档案资料内容的保密工作。另外，企业应加强内部管理体制建设工作，提升档案管理系统的可靠性与安全性。企业内部档案管理人员应增强网络安全管理意识，为预防不法分子以网络工具攻击盗用企业内部档案数据信息，档案管理部门应设立防火墙，定期对内部网络进行安全漏洞测试，消除所有安全隐患，确保档案信息网络安全，防止他人盗用或泄露档案数据信息。

四、结语

总之，当前的计算机网络获得了广泛的使用，在“互联网+”背景下，档案管理工作迎来了更大的发展空间与机遇，但是也将面临较多的问题，这对档案管理人员提出了更高的要求。针对档案管理工作出现的问题，应转变以往的管理理念，加强档案管理人员的服务意识，提高档案管理保密工作的重视力度，提升档案管理的可靠性与安全性，构建高质量的档案数据库，进一步健全档案管理体系，从而推进档案管理工作在“互联网+”时代背景下获得更好的发展。

参考文献：

[1]曹瑞萍.“互联网+”时代档案工作面临的机遇和挑战[J].机电兵船档案，2019（3）：70-72.

[2]何艳平.“互联网+”时代的档案工作新思考[J].资源信息与工程，2017（6）.

[3]王琳.互联网时代档案管理新模式的研究与思考[J].文存阅刊，2017（20）.

[4]纪利霞.“互联网+”时代档案管理面临机遇与挑战探讨[J].祖国，2017（12）：100.

作者：代丽霞

来源：办公室业务

看过来！电子档案信息管理过程中常见的问题

对于档案信息管理来说，互联网的出现实现了从传统的手工的档案管理到电子档案信息管理的一大跨越，电子档案管理一方面给档案管理工作人员带来便利的同时，一定程度上也带来了许多的隐患 ......

电子档案的特性不同于传统的纸质档案，如何保存、维护使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

一、电子档案保护存在的问题

1.在电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。在计算机支持下的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等都面临着安全防护问题。

2.电子档案信息失控、破坏有外界自然原因，也有内部诸多因素。外界自然原因如风、雪、雷电、霉菌侵蚀、化学反应等；内部人为因素有：电脑杀手、黑客黑手光顾等。例如CIH病毒、蠕虫病毒、黑色星期五病毒等，大多病毒都是有意作案破坏，打破了时空地域的界限，给电子档案的正常存储、传输和运行带来很大的危害。

3.依赖性问题。离开了计算机及相应的软件，电子档案就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子档案的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子档案载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后，很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。

二、电子档案保护措施三条建议

1.电子档案形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。 机关办公活动中形成的公文性电子档案一经定稿就不得进行任何修改，CAD电子档案的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累起来的电子档案要有备份。

2.建立和执行科学的归档制度。 归档时应对电子档案进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子档案是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档；归档的电子档案是否最终稿本，CAD电子档案是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子档案与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子档案载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。

3.建立和执行严格的保管制度。 归档电子档案应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子档案应作保护处理，使之置于只读状态。在对电子档案进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子档案实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子档案要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。

参考文献与资料:

[1]王秀华.电子档案信息安全管理和技术措施.[J].河北大学学报：哲社版,2002,(2):87-90

[2]孙碧颖.互联网背景下电子档案信息安全分析.[J].中国新通信.2021,(05):23

[3]张秀春.电子文件的安全防护[J].中国档案,1999,(1)

编辑：邵蕴琪｜校对：SAN

相关问答

学生电子档案大约是在去年开始实行的,所以去年复读的同学没有电子档案,但是照样可以高考,可以被录取。但是如果你说是高考电子档案的话,是每个高考的同学都...

电子学籍档案对学生来说非常重要,它是用来证明学生身份的文件,可能会伴随学生的就业,甚至一生。因此,对于是否可以删除电子学籍档案中的处分记录这一问题,并...

建立湖南省电子健康档案需要以下步骤:1.个人信息采集:需要采集个人基本信息、健康状况、就医记录等。2.信息整理和分类:对采集到的个人信息进行整理和分...

现在大学的档案是电子的,处分会进入电子档案。现在大学的档案是电子的,处分会进入电子档案。

不会,高中,初中没有电子档案这是众所周知的,是当时的客观环境决定的,与考生没有关系,只要你其他材料没有问题,就不必过分担忧。不会,高中,初中没有电子档案这...

当电子档案被提走后,可以通过以下几种方式进行复原:1.数据备份与恢复:如果在电子档案被提走之前有进行数据备份,可以通过恢复备份数据来恢复电子档案。2...

就是考虑到电子文件的法律效力,证明力以及凭证性与纸质文件相比依然较弱,需靠电子签章,元数据等手段证明其真实可靠,而电子签章并未在社会各个行业的信息化工...

高中电子档案并不会和高考后建立的大学学生电子档案联网,所以,电子档案并不是太重要;比较重要的是高中形成的纸质档案。纸质档案会转往大学,终生与你相伴,对...

如果您的电子档案被提走了,您可以采取以下措施来解决这个问题:联系相关部门:首先,您可以联系相关部门,例如档案管理机构、档案部门或相关机构,向他们报告...

你应该主动联系学校,告知你的决定并请求学校处理你的电子档案。根据一般情况,学校会自动退回考生的电子档案。但是,你已经错过了填志愿和录取的时间,不能够再...