电子会计档案应用案例电子会计档案应用案例分享：财务资料纸质件和影像件的完美结合|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

电子会计档案应用案例分享：财务资料纸质件和影像件的完美结合

现在手机成为大家必不可少的生活必需之一，电话卡成为刚需品，很多人还会把生活和工作分开，注册多张电话卡方便使用。

国内的通信运营商有三大巨头。在需要购买新的电话卡时，三个运营商的各种套餐就会铺天盖地袭来，而大部分消费者都会比较有“忠诚度”，不太喜欢更换运营商，所以不管哪一家，每天的业务量只增不减。我们今天就选其中一家说一说。

随着D公司的各项业务的迅速发展，全面推进财务共享服务成为公司的必然选择。会计核算和审批流程由原来各地市公司分散处理变为省公司统一操作, 在较好实现财务集中共享的同时，也意味着会计资料由各地市集中流向省公司，档案数量大幅增加，使会计档案管理工作面临着巨大挑战。

据不完全统计，由于双11的活动力度较大，D公司一天内卖出了1.3万张电话卡，庞大的流水也意味着D公司的财务部门在那个夜晚通宵达旦。因此，D公司对会计档案电子化需求十分迫切。

D公司随即搭建了电子会计档案管理系统，主要负责存储、保管电子会计档案和纸质会计档案影像件 ，为用户提供会计档案信息应用服务。系统对接会计核算系统、报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等，自动收集电子会计资料 。

同时，D公司还开发了影像系统，与电子会计档案管理系统共同承担纸质会计档案的扫描、拍照、接收、流转、调阅等工作，将纸质会计档案与其电子影像件一一对应 ，实现电子影像件和电子会计档案的统一管理、集中存储，完美解决了公司面临的困难。

从这个案例中我们可以认识到：会计档案电子化是所有企业发展中的重要一环，关系到企业内部管理和对外运营 ，另一方面来说，对纸质会计档案安全也有辅助作用 ，由于原始凭证全部影像化，如果纸质受损，电子备份可以还原内容信息，有效保障会计档案安全，提升档案应用质量。

我司开发的iBox智能电子会计档案管理平台 致力于帮助企业实现会计档案电子化。iBox如今已经实现报销付款自动化、元数据、源文件采集自动化、财务资料自动组卷归档、联查凭证 等功能。

报销付款自动化 ：RPA机器人根据发票自动填写报销单或付款单，用户仅需提交发票和审核，无需对照发票一一填写明细和金额。

元数据、源文件采集自动化 ：支持RPA机器人或调用接口方式进行资料采集，可设定每日自动采集时间，并生成记录和四性检测报告，无需人工装订、装册操作。

财务资料自动组卷归档 ：可在设定的规则下自动组卷归档，同时生成记录和四性检测报告，无需人工比对步骤。

联查凭证 ：查看发票时可直接跳转对应的记账凭证详情页面，查阅关联的电子文件或影像文件。

在安全方面也完全不用担心，数据库使用主、备模式，采用定时备份，并且异地存储 。传输层使用 HTTPS 服务，避免数据包被截获、篡改。资源文件使用 Hash 算法进行校验，若文件被篡改，随即警告提示 。

在当今任何事物都走向自动化、智能化的社会，会计档案电子化也必然成为这个时代的选趋势，而iBox 则可以带领你的企业踏入会计档案电子化的大门。

如您希望了解更多iBox和RPA企业定制信息，请联系我们：18621969020；邮箱：jackchen@sailurcloud.com。

减少资源消耗国网新疆电力智慧会计电子档案系统上线无纸化归档功能

2022年5月24日，国网新疆电力智慧会计电子档案系统上线财务会计账簿、报表的无纸化归档功能。进一步减少纸张、油墨等环境资源的消耗，释放人力资源，充分彰显无纸化融合最后一公里的“碳”价值。自国网新疆电力及所属14家分公司增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作验收以来，国网新疆电力依据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，以实现电子票据版式原文件全流程不落地为契机，积极推动企业会计档案与企业档案无纸化融合的落地措施。

“碳”索无纸化业务流程，业务凭据自动化归档

国网新疆电力为全面提升无纸化比例，基于政策法规研究，对全业务全场景进行梳理，并细化凭证审批流程、归档流程，共梳理27类业务场景、21类业务载体、4大类原始凭证，通过流程优化，记账凭证无纸化比例达到100%。同时，在试点建设要求的基础上，以实现全量业务场景无纸化设计为目标，对业务合同、单据、审批流程、银行回单等会计资料进行电子化规范，将会计凭证、内部审批单据、账簿、报表纳入线上电子档案归档管理。实现业务单据、原始凭证、发票、记账凭证的全程关联与实时归档。

“碳”索线上化管理措施，归档信息便捷化查阅

国网新疆电力以数据关联关系促进档案利用，通过AI+OCR智能识别技术，对原始附件进行非结构化信息提取，做到识别结果不受票据类型、表单形态干扰、具备复杂环境可用性；自动识别、智能自切割，全面支持档案数据信息全文检索。通过加入借阅车的操作，用户可将自己需要借阅的档案进行个性化筛选，完善的借阅申请审核管理机制，对原来的线下借阅流程多人签字确认进行了优化，同时解决了当面借阅存在不可控性和耗时耗力的问题，有效提升档案阅览的工作效率及档案信息数据的利用率。

“碳”索智能化信息技术，提升档案信息安全系数

会计电子档案在其全生命周期中始终伴随着信息泄露、信息内容易更改等风险，国网新疆电力以问题为导向，将管理规范植入业务前端，通过系统校验及发票验真，实现风险实时动态监控，确保每一张电子发票都能精准定位业务经办人，责任源端可溯、权责清晰。充分利用区块链存证、校验、查验、共享、取证五大技术，实现电子档案数据实时上链存证；设置区块链智能合约，校验业务系统数据与区块链平台存证数据的一致性；满足全方面的审计与监管需求；期间使用明/暗水印技术，保障档案查询利用过程防拍照、防截图、防扩散；深化应用电子签名技术提供司法支撑服务，保障电子档案的真实有效，有效防止档单电子文件篡改。

截至目前，国网新疆电力依托业务凭据数据信息封装技术深化档案应用建设，形成财务数据234.8万余条，归档电子发票 93241份、银行回单57.31万余张、归集影像文件30.06万余张。下一步，国网新疆电力将着力践行绿色发展理念，全面推动财务工作“无纸化”变革。（柳瑞何碧舟黎红/供稿）