电子采购的应用范围 联合国眼中的电子采购

联合国眼中的电子采购

《联合国采购术语表》将电子采购定义为：“为在采购流程中缩短周期、降低交易成本，而以电子方式（通常是在互联网上）进行的采购活动。”但从更广泛的意义上来说，电子采购涉及支持作战、战术和战略采购的电子数据传输。因此，电子采购比其术语本身存在的时间要长得多。

电子采购这一术语最初是在20世纪90年代互联网建立后开始使用的。从20世纪60年代到90年代中期，电子采购主要采用电子数据交换的形式。如今，电子采购通常由基于网络的互联网技术支持，并且变得越来越普遍。

《联合国采购从业人员手册》指出，电子采购可以提高招标流程的公平性、透明度和可追溯性，从而避免出现禁止行为（如腐败、欺诈、胁迫、串通、阻挠等行为）。同时，电子采购减少了采购流程中人与人之间的互动，从而降低了出现禁止行为的概率。此外，电子采购可以为供应商提供更广泛的市场准入机会，方便供应商参与竞争。无纸化的电子采购流程还有助于缓解资源浪费，减少上游产业碳排放。值得注意的是，在使用电子采购工具时也要将其面临的挑战考虑在内。例如，供应商可能面临基础设施不足、技术缺陷等问题，导致其市场准入受到限制；有些电子采购系统可能成本太高，最终变相由供应商承担；一些复杂的软件接口给电子采购平台的运行造成阻碍等。

因此，联合国认为，履行采购职能的人员有必要了解不同的电子采购概念、工具及其应用，为电子采购的开发、使用、评估和完善提供具有针对性的意见，从而提高采购效率和成效。同时，联合国还强调，电子采购在不断地发展和演变，从以电子方式发布招标书并以电子邮件接收标书，到全面集成的电子采购系统，其所包含和代表的范围变得更加广泛。为此，各组织在考虑引入下文介绍的工具（或任何其他可用于支持采购流程的电子工具）时，应确保其采购框架能够满足工具实施需要，特别是在引入更先进的工具（如电子逆向拍卖、动态采购系统）时，应在推出和实施该工具之前进行相应的政策修订。

2、传统的电子采购工具及其应用

传统的电子采购工具

传统的电子采购工具包括电子邮件、万维网（World Wide Web）、互联网工具和平台（如联合国全球市场和联合国各组织的网站）。事实证明，通过电子邮件接收标书是电子采购管理流程的良好开端，越来越多的联合国组织从接收纸质或传真形式的标书，转向接受投标人提交电子材料。联合国认为，若选择发送电子邮件来提交投标材料，采购组织必须设置专用的电子邮箱地址，并在招标文件中明确规定，发送到任何其他电子邮箱的标书都将被拒收。此外，电子邮箱地址必须加以保护，以确保电子邮件在开标前保持未打开状态。在理想情况下，不直接参与采购流程且获得适当授权的人才能打开上述电子邮件。

托管或基于云的企业资源计划系统

企业资源计划系统是一种信息管理系统，集成并自动与相关公司或组织的实践做法、工作流程进行关联，为其处理物流、配送、库存、运输、开发票、核算等事宜。通常来讲，企业资源计划系统包括从采购到付款的全流程，而该流程一般涵盖从申购到批准采购订单的工作流程和批准流程，并以支付发票款项为结束点，即涵盖交易的整个生命周期。

电子逆向拍卖（eReverse Auction）

电子逆向拍卖是一种独立的采购工具，通过在线实时交易系统鼓励投标人之间开展竞争。通常在很短的特定时间内，投标人可在该电子系统中提交电子标书，并自动与其他投标人竞标。在电子逆向拍卖系统内，投标人对服务或工程项目进行报价，其所提交的价格（或价值）以电子方式呈现，且所有参与投标的投标人都可以看到。为了避免串标，电子逆向拍卖投标流程的最后部分有时可能不会公开。这意味着投标人在提交其最终报价时并不知道自己的投标排名或投标流程中其他投标人的排名。在投标人网上连续降低报价后，采购组织可根据成本、质量、可持续性和风险因素选择最佳标的。联合国组织通常利用电子逆向拍卖为其总部、区域办事处或地方项目采购商品、标准化服务或小型工程。

电子目录（eCatalogue）

电子目录是在供应商资格审查圆满结束后组织和发布招标的电子工具，还用于向采购组织展示产品、服务或工程，并附带预期采购的明确细节。通常来说，产品技术规格和电子目录格式由采购组织通过标准化的模板确定，以便对不同产品进行评估。在电子目录工具下，采购组织可访问供应商提供的项目列表以及支持信息，并通过直接订购或询价的方式进行采购。此时，电子采购流程还可能涉及下订单、检查订单、指定运输规格、开发票、申请付款、监督批准等步骤。家具、复印设备、培训和教育服务以及办公室清洁服务是联合国采用电子目录方式进行采购的常见品目。

动态采购系统（Dynamic Purchasing System）

动态采购系统是一种有助于采购组织在较长时间内以电子方式采购货物、服务或工程的工具。动态采购系统超越了长期协议或框架合同的限制，意味着市场节奏加快，供应商来去自如，可能会导致价格产生波动。联合国认为，动态采购系统有助于联合国组织在任何时间点都能采购到市场上最具性价比的标的。在此系统中，采购组织将发布招标通知，具体说明采购的类型、数量、技术要求、行政管理要求、预期技术、资格审查条件以及与采购有关的其他要求。在采购组织确定其要求后，潜在投标人可以随时参加电子招标竞争，且该电子流程在规定的有效期内始终保持开放。此外，通过动态采购系统采购成功的案例常见于与药品采购相关的卫生部门。

3、未来电子采购发展

联合国认为，随着技术的进步和购买行为的变化，电子采购的发展战略可以着眼于未来，接纳企业对企业平台和企业对消费者（Business to Consumer）平台，并利用社交媒体。在企业对企业平台上，电子采购系统可以与亚马逊、阿里巴巴等网站进行整合，解决供应链速度问题，涵盖申购、订单处理、上游供应商选择、合同签订、交付模块等环节。传统的电子采购门户网站也可以与这些企业对企业平台进行整合，从而提高采购速度，扩大选择范围。就社交媒体而言，消费者行为被证明是一股买方即时反馈（在线评估）的力量。对于私人或公共组织来说，无论是针对新老供应商的可信度背景调查，还是持续的绩效监督和反馈信息收集，如今的社交媒体可以为买方提供更准确的实时评估信息，以便其作出决策。

4、B2G新模式

在过去，企业与政府之间的关系往往是单向的，政府是规定者和监管者，企业则是执行者和服务提供者。然而，随着信息技术的普及和应用，企业开始意识到与政府密切合作的重要性，并借助技术手段与政府建立了更为紧密的联系。

在全新B2G模式下，企业通过数字化平台与政府进行直接互动，共同合作解决社会问题、推动经济发展。这种合作不仅体现在商业活动上，还涵盖了诸如基础设施建设、公共服务提供、环境保护等方方面面。

一个典型的例子是GOVBUY，通过这样的平台，政府可以更高效地进行采购活动，同时为企业提供了更公平、透明的竞争环境。此外，企业还可以利用数据分析等技术手段，为政府提供更精准的决策支持，共同推动政府治理水平的提升。

除了商业活动外，全新B2G模式还将社交媒体等新兴技术引入了政府与企业的互动中。通过社交媒体平台，政府可以更加直接地了解民意、收集民意，及时回应社会关切，为政府决策提供更加科学、民意的参考。

在这个时代，企业不再是政府的被监管者，而是政府的合作伙伴和参与者。通过全新B2G模式，我们可以实现政府与企业之间的共赢，共同推动社会的发展和进步。让我们携手并进，迈向未来！

电子商务采购

电子商务采购是在互联网环境进行并完成的采购活动，电子商务的特点之采购的特性，使得电子商务采购相对传统采购形式有了诸多优势，采购人员要充分运用这种有利条件。同时，电子商务采购活动与传统的采购也有一定的区别，采购人员需要准确界定。

几个常用的电子商务采购网站：阿里巴巴1688大企业采购平台、中国招标网、中国采招网。电子商务采购有诸多传统采购所达不到的优势，例如，项目齐全，采购过程全程监控、有很高的透明度，省时省力，货源更新快，信息全面等。

1：电子商务采购：在网络支持下完成采购

简单来说，电子商务就是利用互联网进行的商务活动。电子商务带来的变革有很多，采购模式的变革也在其中。电子商务采购模式可以降低采购成本和库存量，减少采购员和供应商数量，加快资金流转速度。

电子商务采购其实和普通网购是类似的：寻找需求品，对比、筛选，有的需要谈价或者竞价，选定商品后线下付款或线上付款，甚至网上支付贷款，最后通过指定的物流方式配送货物，完成交易。

电子商务采购模式的迅猛发展，已不同程度地影响了国内许多企业。福建某服装公司在2015年时的采购方法仍比较“耿直”——填单子、批单子、投单子、取单子。当公司管理层研究如何减少运营成本的时候，逐渐发现一个问题：各项运营开支中，采购这块遥遥领先。

公司管理层开始调查分析“我的采购怎么了”。

经过调查分析，发现了很多问题——采购的主体不明、采购的物料重复、采购流程设计不合理、采购合同权责不清，这一摊都可以用五花八门来形容。由此导致的问题也是又多又严重：

（1）在采购方面对外没有统一的业务流程；

（2）区域限制程度大，合作供应商的优质指数达不到理想指标；

（3）质量管理方面的标准过低，导致采购物资的质量有高有低；

（4）采购的规范不统一，采购流程混乱，导致综合采购价格高，管理成本高；

（5）普遍出现重复采购现象。

面对诸多问题，该公司大刀阔斧地进行了改革，并决定把电子商务采购作为主要采购模式。

电子商务采购模式实施起来并不复杂，只是在一些细节方面有点麻烦，比如同一物品有很多种规格，每一种规格在不同地区的叫法不尽相同，这种问题在区域性传统采购中几乎没有，不过对一个下决心改革的企业来说只是多耗费点时间、精力罢了。

不出意外，公司采购改革很成功，并且效果立竿见影。2016年第3季度，该公司通过电子商务采购降低了近千万元的成本，基于电子商务采购，公司优化了采购业务，订单处理速度大大加快，供应商质量也大大提高，员工满意度也有所增长。

该公司基于电子商务采购的改革取得成功后，对公司的影响是深远的：采购部员工整体成本降低，人员的配备更趋精细和专业，负责谈判、供应商管理的采购人员渐渐增多，采购执行也逐渐电子化、高效化。

该公司经过电子商务采购的改革，提高了订单处理速度，节约了人力、物力，降低了采购成本，整体采购业务的规范性和统一性都有大幅提高。小提示：电子商务采购作为信息时代独有的采购模式，已得到国内外各种企业不同程度的运用，并且仍在加速发展中，未来还会有更新更好的应用模式。电子商务采购已成为每一个采购人必须熟悉的业务模式。

2：电子商务采购与传统采购的区别

电子商务采购的特殊性使商业交易逐渐趋于无缝式，这在传统采购模式中几乎是不可能的，因为传统采购模式存在一些难以避免的问题：

（1）供需双方信息交流不够及时，信息共享性低，供应方产品质量、交货期等方面不够明朗，甚至为各自利益封锁消息，竞争大于合作，整体利益不高，有可能会导致双输；

（2）市场变化越来越快，面对“变幻莫测”的用户需求应接不暇，整体节奏较慢，不够灵活；

（3）人为因素的影响不可忽视，个人利益容易导致采购流程进入“非标准化”；

（4）各部门之间的联系容易脱节，可能造成库存积压，额外占用流动资金。

位于沈阳的某生产企业在管理上比较松散，子公司几乎处于独立状态，可以做任何它们认为正确的事情，这种做法使得企业得以迅速发展。不过近几年来，它的发展速度有所减慢。

这家企业经过调查发现，各公司采购的物品和服务的价格普遍比较高，因为采购行为过于随便，缺少规范性和统一性。经过讨论研究，该企业决定建立自己的电子商务采购系统，使大大小小的采购业务都趋于无纸化，执行统一的标准和规范，优选出一定数量的供应商。

该计划全面实行后，效果比预计的还要好，除了多方面的成本得以降低之外，人力、物力和时间也大大节约，与供应商之间的关系也更为紧密。

该公司用符合时代趋势的采购模式拯救了自己的采购业务，是这个时代采购领域中的典型。当今社会发展迅速，商务采购领域也是日新月异，我们必须及时调整自己的思维和姿态，才能在风口浪尖上找准方向，稳步前行。

下面我们来看看电子商务采购有哪些优势。

（1）扩大采购范围，降低采购成本，提高采购效率。随着世界经济与科技的飞速发展，采购范围已经接近全球化，企业要降低成本的一种必然选择就是扩大采购范围，实现全球化采购，而电子商务采购模式就是为此而生的。

由于电子商务采购的范围是不受限制的，它比传统采购模式更易于进行供应商之间的对比，节省了人力资源，降低了采购成本，且网络信息共享比传统信息交流更省时省力，不仅大幅提高了采购效率，还能节省纸张，节约成本。

（2）电子商务采购比传统采购更为公开、公平、公正。由于采购信息和采购流程在网络上是公开的，依据设定的标准选择合作供应商，避免了某些个人因素的干扰，使采购业务更公开、公平、公正。

（3）更有利于采购流程的标准化。传统采购业务中，因人而异的成分比较大，行为上的有意或无意的“非标准化”很难避免，而电子商务采购是按照规定的标准流程进行的，人为影响几乎为零，这无疑更有利于采购流程的标准化，能建立良好的市场环境。

（4）使采购业务更为灵活，满足不断变化的市场需求。由于市场需求的变化越来越快，企业针对市场变化的反应能力必须持续提高，这就要求企业在各个方面都要加快节奏，比如具体的用户需求处理、订单信息管理、生产计划等，相应的采购业务也要进入灵活模式，缩短采购周期，提高库存周转率，把主要关注点从库存转移到订单。

（5）有利于信息交流，使采购管理科学化，提高信息的及时性、准确性、丰富性，实现由采购管理向供应链管理的转变。在当今市场环境中，供需双方必须建立起稳定互利、高度共享的合作关系，因为当今的市场竞争不只是单个企业之间的竞争，还是各供应链之间的竞争。

小提示：在电子商务采购模式中，采购方可以及时将新的需求与计划提供给供应方，使供应方及时按要求提供产品与服务，从而降低整个供应链的成本，实现供需双方的双赢。

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