推荐电子档案应用办法数字化时代电子档案的优势与应用|上海羊羽卓进出口贸易有限公司

数字化时代电子档案的优势与应用

当今时代，各类数字化文档及在线应用日臻成熟，在此背景下，会计资料的处理与保存方式亦迎来了巨大变革，传统的纸质会计档案正迅速地向电子形式过渡。

01 档案电子化的优势

开灵科技电子档案 安全可靠，一站式解决传统档案管理痛点。

节省成本

成本方面实现了节省，包括仓储费用、耗材成本的降低；能避免因自然灾害、人为损坏等情况带来的损失；调阅便捷高效，远距离调阅成本有所降低。

安全可靠

具有极高的安全性和可靠性，能有效防止重复报销的情况出现，还能避免文件造假、篡改；能够随时随地进行云备份，确保安全无忧。

简单高效

业务流程全面实现线上化并自动完成；归档操作简单高效，归档效率提升了 50%，实现了省时、高效的目标。

02 开灵科技电子档案

满足全链路、多业务场景电子档案管理需求。

完整解决方案

涵盖了电子档案库、档案元数据管理、实体档案关系的维护以及实体档案影像库等多个方面。

全业务电子化

对纸质档案与电子档案两者同时管理，并且支持远程查阅和在线审计等一系列功能。

自动化归档

实现自动生成目录、自动补充元数据、自动生成档案封面和自动生成盒脊数据的全面自动化操作。

安全可靠

采用区块链技术防止篡改，通过身份认证以及电子签章来确保安全，同时还进行多重备份、四项检测，以保障数据的安全可靠。

模式灵活

可以根据实际需求选择私有云部署，或者选择公有云托管服务，亦或是采用混合模式部署。

规范性

严格遵循标准财务数据规范，全面支持标准元数据规范，管理流程完全符合各项规定要求。

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。

普陀区着力疏通难点堵点，推动电子档案规范应用

近年来，政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作由于业务环节多、面广量大，文件归档标准不统一、线上线下服务不协同等问题，一定程度上制约了电子档案归档与应用。国务院办公厅印发了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，建立政务服务电子文件形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交的长效机制。

普陀区严格落实国务院办公厅文件精神，依托区级一网通办平台，对照《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》，多措并举抓好各项工作落实，积极推动电子文件在政务服务领域运用，不断提升电子文件归档与电子档案管理工作水平，提高数字化政务服务效能。

立足普陀实际

夯实电子档案应用基石

电子文件和电子档案高效共享利用离不开健全的制度保障、强有力的平台支撑和安全保护体系。普陀区档案局结合日常工作实际，细化实化电子文件形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交的工作要求，进一步规范本省的电子文件归档和电子档案管理工作，提升工作效能和建设实效。

依托一网通办

深化归档系统管理能力

传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。普陀区政务服务中心依托区级一网通办平台，搭建电子文件档案数据中心，各业务部门将区级自建系统事项的办理材料的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。后续计划逐步迭代升级归档系统，优化电子材料即时归档功能，进一步提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时利用，同时不影响文件信息的整理，逐步实现“办结即归档”的最终目标。

疏通难点堵点

推动电子档案规范应用

针对企业群众办事过程中的难点堵点，普陀区档案局和政务服务中心进一步提升政务服务电子文件和电子档案应用和管理工作水平，拓展电子文件和电子档案在更多场景的规范应用，实现更多档案的在线查询办理服务，依托电子文件和电子档案推进材料免提交、数据免填报，高效支撑政务服务“一网通办”和便民利企政策“免申即享”。

注重系统集成

培育数字档案室创建

在充分调研档案馆业务流程和使用场景的基础上，完成“档案室管理系统”“档案政务平台系统”“电子文件中心系统”三大系统信创升级改造工作。坚持严的标准、高的要求，提升档案资源数据库数据录入的精准性、完整性。调查摸排全区各部门、各条线档案数字化管理水平，在培育验收完成区国企系统首家数字档案室后，着力培育卫生系统、教育系统三家单位创建数字档案室，有望成为全市卫生、教育条线上首家数字档案室。

下一步，普陀区计划推进电子文件和电子档案共享利用，利用人工智能、大模型等新技术，提升档案应用的智能化水平，让企业群众办事更加方便快捷。

来源：上海普陀