电子采购：解析工具和必备功能 推荐好用的采购管理系统

在现代商业环境中，电子采购工具成为企业管理采购流程的关键组成部分。电子采购软件是一种企业级应用程序，旨在自动化整个采购周期并与其他系统实现集成。通过引入电子采购解决方案，企业可以显著提高支出和审批的透明度和可视性。每个电子采购解决方案都有其独特的功能集，因此企业在选择时应根据其整体业务战略和采购需求来衡量这些功能。

什么是电子采购？

电子采购是通过互联网以电子方式完成的所有采购交易。这包括采用互联网应用程序、外联网和内联网应用程序的方式。电子采购工具可以分为几种类型，根据服务的采购流程分类，其中包括电子采购、电子订购、电子招标、电子合同管理和电子通知等。

采购软件工具的必备功能

1. 智能自动化：

实现采购到付款周期时间的显着改善。

提高采购订单周期时间。

降低紧急采购比率。

提供对关键绩效指标（KPI）的实时可见性。

2. 报告和文档：

提供准确的文档和报告功能。

提供实时可见性，包括流程、预算预测和支出比较。

3. 审批自动化：

自动通知和警报，确保及时的批准。

规则化支出，定义每个角色（员工）的支出金额限制。

4. 利益相关者之间的无缝沟通：

提供集中访问，以确保每位利益相关者了解采购状态。

引导员工了解政策和条款，保持合规性。

实时协作，确认货物接收、交付物质量和付款状态。

5. 与其他业务系统集成：

与其他业务系统无缝集成和通信。

连接金融生态系统中的其他系统，确保协同工作。

6. 轻松快速部署：

快速、简单的部署过程。

云采购工具提供易于安装和操作的用户界面。

移动性和灵活性，使采购团队能够方便地进行操作。

如何选择电子采购工具？

采购对于公司的成功至关重要。有效地执行不同类型的采购将帮助您降低成本、改善供应商关系并提高利润。使用软件自动化采购流程的多个部分，以减少工作量并提高整体效率。

白码软件中心有采购管理系统模板，您还可以进入白码平台进行系统体验，通过实际操作来感受白码采购管理系统的高效便捷。

采购控制程序

1 目的与范围

1.1规范物料的采购过程，从而确保采购的物料符合规定的要求。

1.2 本程序适用于珠海制造中心采购过程控制。

2 定义

无

3 管理职责

3.1计划科负责制订并下达 “物料采购计划”。

3.2 采购科负责采购订单的下达，交期的跟催，保质保量提供物料。

3.3 质量部IQC对采购物料进行检验，发现不合格时进行处理或反馈。

4 流程图

5 管理要求

5.1 采购资料提供

5.1.1物料的采购资料如图纸、技术标准、必要时附有样品由技术开发部提供至品质保证科，由品质保证科发至采购科。

5.1.2如物料转厂生产、新物料、物料发生变更，由责任采购员向品质保证科提出文件申请需求，品质保证科按《文件控制程序》的相关要求将相关图纸及技术标准先发给采购科，由采购科转发给供应商，（如物料需符合ROHS要求,应注明）。

5.1.3如供应商来我方领取资料时，由领取人签字确认；由采购科以电子邮件、传真件或其他方式将技术资料传递至供应商时，供应商在收到后应及时进行回复确认，可通过电子邮件、传真、方式回复，采购科负责将上述资料进行妥善保存。

5.2 打样及样品确认

5.2.1采购科根据供应链管理部提供的供应商名录，向供应商发出“打样通知单”,如样品需符合ROHS要求时,需在“打样通知单”上予以注明。

5.2.2供应商按提供的技术资料及“打样通知单”要求进行打样,样品完成后,供应商将样品送交采购科，采购科在收到供应商样品后，填写“样品委托测试报告”经采购主管审核后,连同样品一并交技术室。

5.2.3技术室收到样品及“样品委托测试报告”后，在 “样品委托测试报告”上填写测试项目及要求,如有特殊检验要求需注明,技术室责任工程师将“样品委托测试报告”及样件交质量部IQC处。

5.2.4质量部IQC根据检验标准对物料进行检验,并作出合格与否判定。对安规物料及ROHS物料需要进行资料核对及验证，对高危ROHS物料需同时验证供应商提交的相关试验报告（测试报告及相关安规证书及第三方SGS报告）的符合性,检验和试验记录填制在“样品委托测试报告”中。IQC将 “样品委托测试报告”交IQC主管审核后，连同样品交技术室责任工程师确认。

5.2.5技术室责任工程师在“样品委托测试报告”上确认栏内作选择性划“√”。经技术室负责人签名：

1）如果样品确认合格:

●技术室责任工程师进行签板和标识（签板数量不少于2件）；

●“样品委托测试报告”一份交采购科，一份留于质量部IQC处；

●样件交1件于采购科,由采购科交于供应商，另一件由质量部IQC保留，作为日后检验的依据。

2）如果确认不合格:

●采购科根据确认资料回复供应商；

●相关资料进行归档保存。

5.3 小批量试用

5.3.1样品确认合格后，采购科凭“打样通知单”向供应商订购100件～1500件数量的样品，进行小批量试用。

5.3.2在小批量物料进仓后，仓库通知质量部IQC对物料进行检验和试验:

1)检验和试验不合格时，由质量部IQC检验员凭“进料检验报告”知会采购科按来料不合格处理流程处理。

2)检验和试验合格时，由质量部IQC 填写“小批量样品委托试用报告”,凭“小批量样品委托试用报告”通知生产部门对小批量物料进行试用；

3)小批量物料在试用时，由质量部跟进试用情况，并填写试用结论后，交技术室进行最终确认。

4)技术室责任工程师在“小批量样品委托试用报告”确认栏内作选择性划“√”，交技术室责任人签字后,将该报告回传至质量部IQC，由IQC传至采购科。

●最终确认不合格时,采购科根据报告通知供应商进行第二次小批量使用或停止使用。

●最终确认合格时，采购科将“样品委托测试报告”和“小批量样品委托试用报告”、SGS报告(如有)进行收集整理，并将整理后的报告分别交一份于供应链管理部和质量部，由供应链管理部将供应商纳入“合格供方名录”。

5.4 采购计划的编制、审批与下达

5.4.1计划科负责将“主生产计划”进行分解，同时根据每月物料库存情况及技术室提供的《BOM清单》编制下月的 “物料采购计划”，经计划科负责人审核，分管领导批准后从ERP系统以“计划的采购订单”向采购科下达物料采购任务,对于需要符合ROHS要求的产品，下单时需按ROHS物料编码原则下单。

5.4.2采购科根据“计划的采购订单”分解、落实采购任务，责任采购员在规定期限内以“采购订单“形式将计划下达到供应商。

5.4.3根据计划科的计划安排，对于采购数量大、周期长的或订单未最终确定的物料，按合格采购周期和经济库存量编制“备料通知单”，按公司分权手册审批后分发至相关供应商作为采购依据。

5.4.4进口采购物料：进口采购物料计划必须详细列出现有库存量，按照单耗计算物料的用量，严格按实际使用量采购（有批量采购要求的除外）。审批权限按公司分权手册，未通过批准的采购订单需重新编制。

5.4.5委外加工的申请：计划科根据“主生产计划”核对生产，若生产线不能平衡或有特殊工序需要委外加工时，填写“计划的生产单”委外部分，经生产部长审核，分管副总批准后交采购科，由责任采购员做成正式的“采购订单”发给相应的外协厂。

5.5 采购实施

5.5.1采购科负责在“合格供方名录”内根据采购物料类别及中标份额选择供应商。

5.5.2所有订单内容(包括交货时间、交货数量及其他)发生更改，采购员须重新将订单按公司分权手册交审批后再发给供应商，原有订单被新订单取代，同时由采购员以“订单更改通知单”的形式通知供应商，作为其后交货的依据。

5.6 物料进厂

5.6.1物料进厂原则上依据“采购订单”所规定的日期入厂，物料在此预定日期的前3天可入库，交货有效期为采购订单规定的交货日期至后30天。

5.6.2对于采购周期较长的物料,根据 ERP系统内的交货时间监控入库。

5.7 采购物料的检验、试验和验证

5.7.1质量部IQC根据相关技术资料及检验标准按《检验和试验控制程序》的相关要求对采购物料进行检验、试验。

5.7.2对于有ROHS要求的物料应加强检验，加强ROHS标识的检查及相关SGS资料的核对验证工作。

5.7.3来料检验合格由质量部IQC根据《产品标识与可追溯性控制程序》作好合格标识后入库，对于不合格的物料按《不合格品控制程序》执行。

5.8 供应商的考核

供应商的考核具体见《供应商管理程序》。

5.9 资料的管理

5.9.1采购资料管理

1)采购人员需妥善保存采购物料的技术资料及标准等，不得擅自复印或交予不相关的第三者。

2)采购文件、采购资料由采购科按《记录控制程序》进行保存，涉及公司机密的文件资料，不得让无关人员查阅。

5.9.2合格供应商资料管理

1)在供应商成为合格供应商后，供应链管理部应在一周内将供应商的基础资料(税务登记证、营业执照等重要证照)及评定过程资料如“供应商基本资料表”、“供应商QSA评审表”、 供应商ROHS“承诺书”及采购科提供的“样品委托测试报告”和“小批量样品委托试用报告”等进行整理并归档，建立合格供应商档案，填入“合格供方名录” （符合ROHS的供应商需要单独列出）。

2）供应链管理部将“合格供方名录”交品质保证科进行受控,并下发至采购科、仓库、质量部等部门，供应链管理部应不定期更新ERP系统内的“合格供方名录”，并每季度更新、发布一次，以确保其正确性和有效性。

6 记录

6.1 打样通知单

6.2 样品委托测试报告

6.3 小批量样品委托试用报告

6.4 合格供方如录

6.5 物料采购计划

6.6 计划的生产单（ERP系统内表格）

6.7 采购订单（ERP系统内表格）

6.8 备料通知单（ERP系统内表格）

6.9 订单更改通知单

7 文件

7.1 不合格品控制程序

7.2 产品标识与可追溯性控制程序

7.3 检验和试验控制程序

7.4 供应商管理程序

7.5 记录控制程序

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